ほとんどの会場は、短期間に複数のイベントを調整することに伴うプレッシャーに慣れています。 結局のところ、彼らのビジネスは彼らが質の高いサービスを提供することにかかっており、あらゆるイベントは彼らのスキルを両方に披露する機会です。 イベントプランナー そして出席者たち。 しかし、最も重要な時間は、ショーが始まる前、つまりクライアントがセットアップのために宴会場に入ってくるときです。 この瞬間が、その日の残りの調子を決めることになります。
カートの準備をしましょう
クライアントが最初に行うことは、すべてのイベント用品を車両から開梱することです。 これは、特に駐車状況がわかりにくい場合には、困難な作業になる可能性があります。 誰かが重い箱をたくさん抱えて会場に入ってくるところを想像してみてください。彼らは最初に何を探すでしょうか? 答えは、もちろん、荷物を軽減し、荷降ろしという不気味な作業を大幅に容易にしてくれるカート、またはその他のものです。 会場に入ったらすぐにカートを利用できるので、来場するだけで「安心」してもらえます。
登録テーブルを準備する
ほとんどのクライアントにとって次にやるべきことのリストは、登録のセットアップです。 これはつまり あなたの会場 登録コンポーネントが到着する前に、すべての登録コンポーネントを適切な場所に用意しておく方がよいでしょう。 これには、すべてのテーブル、椅子、電気、幅木が含まれます。 イベント プランナーは、名札やチェックイン資料の整理に多くの時間を費やしますが、これらの簡単な作業を開始するためにあなたが用意するのを待つ必要はありません。
全室にテーブルとリネンを完備
イベントスペースにすべてのテーブルと椅子を設置するには、当然ながら時間がかかります。 以前のイベントから参加する場合は、部屋のすべてのコンポーネントがいつ設定される予定かを事前にクライアントに伝えていれば幸いです。 積み上げられたテーブルや椅子を下ろそうと何十人もの従業員が先を争う部屋にクライアントが入ってきたら、おそらくパニックに陥るでしょう。 理想的には、プランナーがセンターピースやオークションアイテムなどの配置を開始できるように、運用チームがテーブルリネンを含むすべての準備を整えておく必要があります。
すべての看板を早めに出す
主任プランナーが建物内での移動方法を知っているからといって、サポート スタッフが建物内を移動する方法を知っているとは限りません。 これにより、全員が不必要な手間を省くことができます。
BEO と請求書を確認する
繰り返しになりますが、イベントまでの数日間にこれらの書類を何度か電子メールで送信したことがあるでしょうが、最後にもう一度見直しておいても損はありません。 セットアップ時間は多忙ですが、これらのドキュメントを一緒に確認するために 15 分を確保する必要があります。 会場コーディネーターは、クライアントに次の内容を含むパケットを準備しておく必要があります。 ベオ、部屋の図、および請求書の予定。 これらの重要な論文をレビューする機会を譲る経験豊富なプランナーはほとんどいません。
はじめに
正式な紹介のために、チームの主要メンバーを必ずクライアントに連れて行きましょう。 このリストには以下が含まれます ケータリングマネージャー、バンケットキャプテン、運営スーパーバイザー、およびオーディオ/ビジュアルコーディネーター。 チームを紹介するとき、クライアントに代わって考えてください。経営陣と直接話し合う必要がある詳細はありますか? 短い会話を始めることは、各分野の責任者を強調する効果的な方法です。
イベント設定項目のこの短いチェックリストは、到着時にクライアントを満足させるために大いに役立ちます。 会場の主な代表者として、オフィスで仕事中に何か問題が発生した場合に備えて、クライアントに携帯電話の番号を伝えることが常に最善です。 何かが必要な場合はイライラするかもしれませんが、助けてくれる人が見つからない場合はさらにイライラすることを覚えておいてください。
