どのレベルの人事部の従業員またはマネージャーが、人事アシスタントが作成したオファーレターを確認し、署名することが期待されていますか? 読者からの質問によると、人事アシスタントが新入社員の場合、このレビュープロセスは何ヶ月継続する必要がありますか? 人事アシスタントが経験豊富な従業員の場合はどうですか?
署名する場合、内定通知書を準備するのは人事アシスタントであるべきですか、それとも内定通知書を検討するのは上位の従業員またはマネージャーであるべきですか (見直しが行われることが予想される場合)。
求職者への内定通知書を誰が確認して署名すべきかに対する人事の対応
これら 2 つの質問に対する回答はあくまで意見であり、回答には法的な問題は含まれません。 かつて、中小企業の製造会社で臨時の人事ディレクターとして働いていたとき、元人事担当者との間で 退職し、新しいディレクターが引き継いだとき、人事アシスタントは間違った給与を記載した内定通知書を送った オファー。
この間違いは、最終審査を待っている文書の山から手紙を取り出したときにすぐにわかりました。 候補者に提示された給与はその仕事に対して低すぎました。
すぐに学べるポイントについて話します。
一部の組織では、人事マネージャー、ディレクター、または副社長 (人事アシスタントではない) が候補者に送付される内定通知書に署名しますが、これは民間部門では悪い習慣です。 オファーをしているのは人事担当者ではありません。 人事担当者は採用マネージャーと相談しており、採用マネージャーが候補者に関する最終決定を下す必要があります。 内定通知書に署名する.
内定通知書は、新入社員に対するマネージャーの約束です。 オファーをすることで、新入社員の成功に対する自分のコミットメントを確認することになります。 新入社員を迎える 採用、選考、採用プロセス全体の一部です。 これらはすべて、 オンボーディングプロセス.
内定は、新入社員を組織に迎え入れ、新入社員に必要とされていると感じてもらうためのもう 1 つの部分です。 将来の従業員の新しい上司からのメッセージは、より強力なメッセージになります。 内定通知が新入社員の上司から届く場合には、その重要性が増し、価値が高まります。 長い絆の始まりです。
内定の確認と署名における推奨慣行の例外
公共部門、フォーチュン 500 企業、労働組合が代表する職場では、この慣行は異なる場合があります。 組織が大きく、従業員が多くの場所に散らばっている場合、物流上、時間と混乱が増大します。 求人を出すまでのプロセス.
大規模な組織では、複数の拠点にわたる一貫性というさらなる課題があるため、雇用慣行の体系化の多くは人事部門にかかっています。 候補者の選択を法的に擁護できるようにするには、採用と雇用の慣行がすべての拠点で一貫している必要があります。
労働組合が代表する職場、特に公共部門では、管理者が誰に仕事を獲得するかについて最終決定権を持たない場合があります。 年功や教育などの要因によって契約上決定される場合があります。 このような場合、人事担当者から書類を提出することも理にかなっています。 彼らには、労働条件と慣行が契約に従っていることを確認する責任があります。
これらのいずれの場合でも、人事部は弁護士にオファーレターの形式とプロセスを見直して、それが適切で合法的で雇用主を保護していることを確認するよう依頼する必要があります。 ただし、内定通知書が標準形式と異なる場合を除き、通常、弁護士に個別の通知書を確認するよう依頼する必要はありません。
人事マネージャーまたはディレクターはすべての内定通知書を確認する必要がありますか?
どれでも マネージャーまたは人事リーダーからの文書 会社に法的または財務上の義務を課すものは、人事マネージャーまたはディレクター以上の者によって審査される必要があります。 その理由は次のとおりです。
- 人事担当者から送られる内定通知書やその他の多くの文書は、企業に法的に義務を課します。 確かに、10,000 ドルの間違いが見つかった場合は、オファーを撤回して、経験の浅い従業員によるタイプミスだったと説明できます。 しかし、なぜ変更された給与提示を延長しなければならない状況に会社をさらすのでしょうか? アン 不幸な新入社員はまだその仕事を引き受けるかもしれないさもなければ、ミスのせいで、失意と負傷を抱えた完璧に適任の候補者を失う可能性があります。 さらに、会社が法的手段に訴えられる可能性もあります。
- 同じ例で言えば、間違った求人を尊重することも同様に魅力的ではありません。 会社が内定を延長する前に、人事担当者が市場を調査し、同様の仕事に就いている他の従業員の業績を検討し、適切な内定を出しました。 したがって、他の従業員が給与の差を知った場合、その影響はさらに広がります。
- 人事オフィスでオファーを送信する準備をする人事アシスタントの経験レベルに関係なく、2 番目のペアを送信する必要があります。 企業に財務上の義務を負う可能性や、法的手段への扉を開く可能性のあるものを検討する人の割合は、 頭いい。 組織は、マネージャーまたはディレクターという肩書きを持つ従業員に対して、より多くの警戒と監視を期待しています。
- あ コミュニケーションの失敗 交渉されなかった、または候補者に約束された雇用条件が不正確になる可能性があります。 たとえば、人事アシスタントは、その仕事の給与が 40,000 ドルになることを知っている可能性があります。 しかし交渉中だ、候補者にはさらに多くのプラスの契約ボーナスが提供されましたが、毎日の忙しさの中で、マネージャーは人事アシスタントにそれを伝えませんでした。 求職者が間違ったオファーを受け取った場合、彼または彼女は あなたの会社の誠実さを再評価する. 候補者が状況にどう対処するか心配しているため、不必要な受け入れに対する障壁ができてしまいます。
- 会社に採用しようとしている人に送る書類は、完璧でなければなりません。 彼らは潜在的な従業員に次のようなメッセージを送ります。 あなたの会社の文化. タイプミスであっても、候補者に一時停止を与える可能性があります。 文書のコピーも 会社のファイルに何年も保存される. したがって、ほとんどの場合、2 番目の目で文書をレビューするのが賢明な方法です。
会社に財務的または潜在的に法的に義務を課す文書のレビューと監督は、人事アシスタントの知識、経験、勤勉さを批判するものではありません。 これらすべての理由から、これは賢明なビジネス慣行です。
内定に関する注意事項: 人事担当者は、内定通知書が適切かつ合法であること、および雇用主に法的保護が提供されていることを確認するために、弁護士に内定通知書の形式とプロセスを確認するよう依頼する必要があります。 ただし、内定通知書が標準形式と異なる場合を除き、通常、弁護士に個別の内定通知書を確認するよう依頼する必要はありません。
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