初心者のための基本的な管理スキル

のレベル 1 マネジメントスキルピラミッド 初心者のマネージャーが習得しなければならない基本的なスキルを示します。 これは管理スキル ピラミッドの基礎であり、管理者が成功するために習得しなければならないスキルを示し、成功に向けてこれらの管理スキルがどのように相互に構築されるかを示します。

基本的な管理スキル

管理職で成功するためには、誰もが習得しなければならない 4 つの基本的な管理スキルがあります。 これら 4 つの基本スキルは、計画、組織、指揮、制御であり、以下で個別に詳しく説明します。

プラン

企画 これは、あらゆる管理タスクにおける最初で最も重要なステップです。 これは、最も見落とされたり、意図的にスキップされたりすることが多いステップでもあります。 の量ながら、 計画と必要な詳細 タスクごとに異なりますが、このタスクをスキップすると、盲目的な幸運を除いて、確実に災難を招くことになります。

これが、計画の 6 つの P という古い格言を提供するものです。「事前の計画と準備が貧困を防ぐ」 パフォーマンス (または 7 つの P: 適切、事前、計画、防止、腹立たしい、悪い、パフォーマンス) は、自分のやり方に応じて異なります。 カウント。

ほとんどの人は計画という用語を一般的な事業計画と関連付けますが、実際には 3 つの異なるレベルの計画が存在します。

• 戦略的計画
• 戦術計画
• 運営計画

また、準備のレベルと領域を達成するために、さまざまな種類の計画が使用されます。

• 災害計画
• 後継者計画
• 危機管理計画
• 報酬計画

効果的な計画を立てるために必要な基本的な管理スキル

これらは、効果的に計画を立てるために必要なサンプル スキルです。

• 将来の状態を思い描く
• 精神的に整理する 本質的な使命 そして あなたを動かすビジョン 望む未来の状態へ
• 望ましい将来の状態を達成するための全体的な戦略を決定する
• 選択する 短期的な目標と活動 それがあなたをそこに連れて行きます

整理する

マネージャーはこうでなければなりません チームを組織できる、タスク、およびプロジェクトを管理して、チームの作業を最も効率的かつ効果的に実行できるようにします。 マネージャーの初心者として、あなたは小規模な作業チームまたはプロジェクト チームを組織しているかもしれません。 これらと同じスキルは、キャリアの後半で会社の部門や新しい部門を組織する必要があるときに必要になります。

明らかに、作業の計画とそれを組織することの間には重複部分が存在します。 計画ではやるべきことに焦点を当てますが、組織化ではより運用性が高く、仕事を最大限に遂行する方法に重点が置かれます。

効果的な組織化に必要な基本的な管理スキル

作業を整理するときは、次のことを行う必要があります。

• 計画を達成するために必要な役割を決定する
• タスクを役割に割り当てる
• 役割に最適なリソース (人材または設備) を決定する
• リソースを入手し、 役割に割り当てる
• リソースを役割に割り当て、権限と責任を委任します。

小規模なチームまたはプロジェクトの管理を割り当てられている場合でも、 初心者のマネージャーは組織化する能力も必要です オフィスとデータ システム。

整理に関する詳細

チームをまとめるために人を物理的に移動させることはできないかもしれませんが、その可能性を考慮する必要があります。 一方で、狭いスペースに数人を移動させる必要がある場合は、そのスペース内でチームが効果的に作業できるように物事を整理する必要があります。 キャリアの後半では、複数の異なる部門のチームとその特定のニーズに対応するためにオフィスを組織する必要がある場合があります。

また、チームが収集または配布する必要があるデータを処理するすべてのコンピューター システムを整理できる必要もあります。 たとえば、会社のイントラネット上に共有 Web ページをセットアップする必要があるのか​​、それともファイル サーバー上に共有フォルダーのみをセットアップする必要があるのか​​を決定する必要があります。 情報を必要とするすべての人が情報にアクセスできるように (また、競合他社など、情報を見てはいけない人は情報を利用できないように) システムをどのように編成するかを決定します。

チームが情報以外のものを必要としたり、生成したりする場合は、チームが情報以外のものを必要としているか、組織化する必要があります。 必要なものを必要なときに入手し、チームが適切に作成したものを他の人に提供できます 時間。

最後に、それが次のとおりであることがわかります。 一度プロジェクトを組織することはめったにありません. リソース、目標、外部要因は常に変化するため、通常はそれに合わせて組織を再編成する必要があります。

直接

ディレクションはアクションのステップです。 あなたは仕事を計画し、組織しました。 今、あなたはしなければなりません チームに仕事を完了するように指示する. 確認することから始めましょう 目標はチームの全員にとって明確です. 彼らは皆、目標が何であるかを知っていますか？ 彼らは全員、チームをゴールに導く上で自分の役割が何であるかを知っていますか? 彼らは自分の役割を果たすために必要なもの（リソース、権限、時間など）をすべて持っていますか?

押すな、引くな

チームを目標に向かってより効果的に導くことができるようになります あなたが引っ張れば（彼らを導いて） 押すのではなく（座って、 命令する). あなたはしたい チームのメンバーのモチベーションを高め、支援する そしてチームの目標に向かって彼らを鼓舞します。

監督に必要な基本的なマネジメントスキル

チームの作業を指示するときは、次のことを行う必要があります。

• チームが成功できるように明確な指示を与える
• チームメンバーが 自分たちが果たすべき役割を明確にしている チームが成功するために
• チームに最小限の指示を提供して、チームが成功できるようにする
• チームをサポートする存在感を維持するためのインスピレーションとフォローアップを提供する

コントロール

作家の中には、この基本的な管理スキルを「調整」または同様の用語と呼んで「和らげ」ようとする人もいます。 ただし、より強力な用語であるコントロールが不可欠です。 マネージャーはチームの活動をコントロールできる.

上記の手順では、作業を計画し、それを最も効率的に実行できるようにリソースを整理し、チームに作業を開始するように指示しました。 制御ステップでは、 あなたは行われている作業を監視します. 実際の進捗状況を計画と比較します。 組織が設計どおりに機能していることを確認します。

すべてが順調に進んでいる場合は、監視する以外に何もする必要はありません。 ただし、そのようなことはめったに起こりません。 従業員が病気になった、データベースの並べ替えの各反復に予想よりも時間がかかる、主要な競合他社が会社を辞めた 物価、火災で隣の建物が全焼し数日間避難しなければならない、またはその他の要因が影響する あなたの計画。

制御に必要な基本的な管理スキル

作業を制御するときは、次のことを行う必要があります。

• チームとプロジェクトの進捗状況を監視する
• 各役割が従業員によって達成されていることを確認する
• パフォーマンスと品質の基準を設定する
• チームが問題を解決し、成功への障壁を取り除くのを支援する
• 提供する 取られたアクションに対するフィードバック そしてチームの進歩
• 提供する チームの成功に対する報酬と表彰 そして進歩
• 必要に応じて、計画、組織化、および指示の段階で行われた決定を調整します。

マネージャーはツールも管理する

管理ステップでは、パフォーマンスと品質の基準を設定し、それが満たされていることを監視します。 監視する必要があるものと同じくらい多くのツールが利用可能です。

• スケジュール ツール: 多くのソフトウェア ツールを使用して、スケジュールを入力し、進捗状況を定期的に更新できます。 プログラムはスケジュールの変更を強調表示するので、取るべき修正措置を特定できます。
• 財務管理: マネージャーは通常、予算を持っています。 財務部門からのレポートにより、(人材やその他のリソースへの) 支出が計画とどのように一致しているかがわかります。
• 人材管理: チームの全員が計画どおりにパフォーマンスを発揮していることを確認する必要があります。 そうでない場合は、原因を見つけて修正する必要があります。 彼らは目的を理解していないのでしょうか？ 彼らは必要なリソースやスキルを持っていないのでしょうか? タスクが大きすぎるため、変更するか、別のリソースに割り当てる必要がありますか? マネージャーとしてのあなたの仕事は、チームメンバーにパフォーマンスが計画にどのように達しているかについてフィードバックを与えることを意味します。 そうならないときは、 是正措置を講じる必要があります.