非営利団体向けのボランティア ハンドブックを作成する方法

あなたの非営利団体がボランティアを集め始めると、関係者全員にとって刺激的な成長とコミュニティの時期になる可能性があります。 しかし、ボランティアが続々と参加し始めると、新人研修、トレーニング、さらには 管理 それらすべて。 これは重大な問題ですが、組織はボランティアをサポートするためのシステムと標準を作成できます。

そこで欠かせないのがボランティアハンドブックです。 とても似ています 従業員ハンドブック ボランティア ハンドブックは、企業での研修資料やボランティアへの情報提供、教育、サポートに役立ちます。

ボランティアハンドブックとは何ですか?

本質的に、ボランティア ハンドブックは、非営利団体の活動とボランティアが組織をどのように支援するかを明確に定義するリソース (印刷物またはデジタル) です。 ボランティアのルールを説明したり、タスクや期待を設定したりできます。

これは、組織の成長に合わせて誰もが使用できる「レガシー」リソースでもあります。

なぜ作成するのか?

多くの場合、非営利団体にはリソースとスタッフが限られています。 ボランティアの募集、訓練、監督に費やす時間は、特に興味を持つ人がたくさんいる場合、すぐに膨大になってしまいます。

ありがたいことに、ボランティア ハンドブックは、ボランティアの募集と新人研修にかかる時間と費用の一部を削減するのに役立ちます。 また、ボランティアハンドブックは高価なものである必要も、精巧なものである必要もありません。 シンプルなオンライン PDF でボランティア体験を標準化でき、多くの時間、お金、印刷物を必要としません。

何よりも、ボランティア ハンドブックは、スタッフ、ボランティア、さらには寄付者が参照できる一貫したリソースを提供します。 そうすることで、組織が何を行っているのか、ボランティアがどのように支援しているのかを全員が明確に把握できるようになります。 ボランティアやスタッフは、一貫性のないトレーニング経験や「口コミ」による指示を心配するのではなく、成功に役立つハンドブックを持っています。

連絡方法や連絡先情報を含めると、ボランティアの質問に答えたり、スケジュールを調整したりするために必要な「バトンタッチ」の量も減ります。 ボランティア ハンドブックは、一緒に働く人々に直接アクセスすることで、人々が最高の仕事をできるようにします。

ハンドブックを作成するときは、読者を考慮することが不可欠です。 若いボランティア、家族のボランティア、そして年配のボランティアがいるかもしれません。 後者の場合、決まり文句や固定観念を使わずに敬意を持って話すことが特に重要です。

ボランティアハンドブックには何が記載されますか?

非営利団体の規模と分野に応じて、ハンドブックのサイズと範囲は異なります。 各非営利団体は異なり、独自の構造を持っているため、ボランティア ハンドブックの目次は 1 つだけというわけではありません。

ただし、大小問わず多くの非営利団体は、次のような項目を含むハンドブックを使用しています。

• ウェルカムレター。 これには、ボランティア プログラムへの関心を高めるための感謝の言葉や温かい歓迎が含まれます。 また、組織のスタッフとボランティアの関係の雰囲気も決まります。 ハイライト表示することもできます ボランティア活動がボランティアにどのようなメリットをもたらすか 人々にあなたのプログラムへの参加にさらに興味を持ってもらうために。
• 組織の使命。 ミッションは、あなたの組織が誰、何を、そしてなぜそうするのかを説明します。
• スタッフと役員のリスト。
• プログラムとキャンペーン。 非営利団体が提供するすべてのプログラムと、コミュニティへの支援をすべてリストアップします。 提供されるサービス、資金提供されたプログラム、オープンしている場所が含まれます。
• ボランティアの役割と責任。 このセクションには、就くべきポジションとタスクが含まれる場合があります。 ボランティアが与える影響や、多様性と代表に関する情報を強調表示することもできます。
• ボランティアポリシー。 ボランティアの資格の概要を説明します。 たとえば、身元調査、テスト、認定が必要な場合などです。 含む 申請書. 欠勤と解雇のポリシーについて説明する
• 行動と行動。 服装規定、職業上の期待される行動、ボランティアが懸念事項を報告できる場所について説明します。 一部の組織では、特に子供、障害者、高齢者の世話など、ボランティアの仕事がデリケートなものである場合、倫理規定を含めることがあります。
• 操作と作業の概要。 非営利団体は、このセクションをさまざまなボランティアの役割に合わせて作成したり、報告先や服装に関する一般的なテンプレートを提供したりできます。 安全ガイドライン、作業プロセス、シフトとスケジュールに関する情報も含まれます。
• ディレクトリ。 担当するスタッフやボランティアリーダーも含めてください。 ボランティアがタスクやスケジュールを管理するのに役立つ重要な電話番号、グループ ツール、Web サイトをリストします。

多くの場合、ボランティア ハンドブックには、ここにリストされているものよりも多くの項目が含まれています。 たとえば、国立野生生物財団には、記録管理、服装規定、出席と時間、最低必要時間、トレーニング、 評価、認識、行為、喫煙と薬物、安全と責任、費用の償還、安全とセキュリティ、セクシャルハラスメント、紛争 興味。 

カスタマイズ

上記のリストは非営利団体の出発点にすぎません。 決して、それが選択できる唯一の形式ではありません。 非営利団体は、完全版のハンドブックを作成することも、ボランティアによる「オリエンテーション」アプローチを採用することもできます。

オリエンテーションハンドブックは、ボランティアが組織のために実行する役割とタスクのみに焦点を当てている場合があります。 これらの説明は、各ポジションに合わせてカスタマイズすることも、すべてのボランティアが受け取る一般的なオリエンテーション ハンドブックとして機能させることもできます。 オリエンテーションには、ボランティアがリモートでアクセスできるビデオや、グループまたは個人のミーティングを含めることもできます。

非営利団体によっては、ハンドブックに償還ガイドラインや緊急避難手順などの追加セクションを含める必要がある場合があります。 いくつかあるかもしれません 傷害責任情報など、含める法的または保険の免責事項 あなたの州の「善きサマリア人法」に関する情報。ボランティアに依頼する「珍しい」タスクがないか尋ねて、ハンドブックにそれらに対処するセクションを作成してください。

ボランティアハンドブックの作り方（簡単）

ボランティア ハンドブックの利点は、複雑にする必要がないことです。 既存のトレーニング文書を使用したり、スタッフとボランティアの間で話し合ったりして、何を含めるかを決定できます。

他の非営利団体のハンドブックを概要として使用することもできます (ただし、コピーしないでください)。 また、ハンドブックは完璧である必要はないことに留意してください。 最初のエディションから始めて、拡張するにつれてアップグレードしても問題ありません。

重要なのは、ただ始めることです。

Microsoft Word または Google ドキュメントを使用して、ボランティアまたはスタッフ メンバーが選択できます。 プロフェッショナルマニュアル テンプレート、パンフレット テンプレート、または単に基本的なドキュメントを使用します。 ただし、閲覧しやすくするために、以下を含めるようにしてください。

• すべての関連情報 (名前、住所、連絡先情報) を含む明確なタイトル
• 目次
• セクション間の改ページ
• シンプルで読みやすい内容
• 読みやすいフォントと色
• 安全な通信のためのプログラム コーディネーターの連絡先情報

組織の色、フォント、画像スタイルに合わせてハンドブックをブランド化できます。 ハンドブックはできるだけ明確、整理され、簡潔に作成してください。

例

インスピレーションをお探しですか? ボランティア ハンドブックの例をいくつか示します。

• 聴覚言語聴覚障害センター ボランティアオリエンテーションマニュアル
• メイン州のカトリック慈善団体 ボランティアハンドブック
• ポリシーと手順。 国立野生生物財団
• 女性のエンパワーメント ボランティアハンドブック
• フードバンクを探す ボランティアハンドブック

ボランティア ハンドブックの作成に「万能の」アプローチは存在しないことに注意してください。 ボランティアと一貫してどのような情報を共有する必要があるか、またボランティアにどのリソースを提供してもらいたいかを考えてください。 後でいつでも更新を追加できます。

スタッフやボランティアに、最小限の監視で最大の効果をもたらすために使用できるリソースを提供することで、時間、お金、エネルギー、ストレスを節約します。