中小企業を経営している場合は、遅かれ早かれ、事業をゼロから立ち上げる際に、会社の日々の経費を追跡する必要が出てきます。
小規模な資本支出は実質的ではなく、ビジネスへの影響もほとんどないように見える可能性があるため、最初に始めたときは不必要に思えるかもしれません。 ただし、定期的な経費報告書の管理を始めるのが早ければ早いほど、納税期や運転資金が少ない時期に行う必要のある作業が減ります。
事業経費報告書とは何ですか?
名前からわかるように、事業経費報告書は、あたかもあなたのお金をすべて追跡しているかのように見えます。 しかし、それはある程度真実ですが、それは正確にはそうではありません は。 経費報告書は基本的に、旅費、食事、宿泊費、トレーニング、雑費などに費やしたすべてのお金を集計するフォームです。 以前に規定されていたものを使用するのではなく、従業員または事業主が自腹で購入する娯楽。 一日。
フォームまたはレポートは定期的に (通常は毎月または四半期ごとに) 記入され、会社に提出されます。 簿記係、買掛部門、またはオーナー。 購入の領収書と会社の承認によって経費が正当化されると、報告を提出した人に、発生した経費の払い戻しを求める小切手が送られます。
事業経費レポートを使用する必要がある理由
経費報告書は面倒な作業かもしれませんが、最終的には財務上の紛争や監査が発生した場合に会社の最大の利益になります。 これらのレポートを定期的に提出することで、あなたとあなたの従業員が適切に予算を立てていることを確認できます。 ビジネスを財務的に安全に保ち、会社の士気を維持するために必要な経費に充てられます。 善意。
従業員（または事業主）は、給料をもらうために雇われた仕事をするために個人資金を使いたいとは決して思わないでしょう。 したがって、経費報告書を保管して提出することで、そのようなコストを会社ではなく従業員や所有者が負担するよりも、関係者全員がより良い財務状況を得ることができます。
あなたが個人事業主または零細企業を経営している場合、経費報告書は愚かに見えるかもしれませんが、繰り返しになりますが、 これらは、Apple やその他の企業の従業員にとってと同様に、あなたの会社にとっても重要です。 ディズニー。 中小企業の専門的な活動に資金を費やした場所を追跡することは、ビジネスの一環です。 財政管理に使用する必要があり、税金を申告する際に、会社が全期間を通じてどれだけの金額を費やしたかを正確に説明するために使用する必要があります。 年。
ビジネスに合わせた経費報告書の作成方法
個々の業界では、会社が事業を行う上で標準的なコストに基づいて、中小企業の経費報告フォームに何を含める必要があるかを決定する場合があります。 たとえば、多くの従業員が営業職に就いており、潜在顧客や既存顧客を時折連れ出すことが予想される場合などです。 ランチまたはディナーに、あなたのビジネスの経費報告フォームには、営業チームのメンバーが領収書を提出する機会が反映されている必要があります。 食事と娯楽、およびその費用の詳細を簡単に提供できるため、飲食に費やした金額を払い戻すことができます。 クライアント。 したがって、食事の入力またはコードは、会社の経費報告書に標準として記載される必要があります。
中小企業の経費レポートをニーズに合わせて効果的に調整するもう 1 つの例は、トレーニングまたは会議の料金専用のコードまたはエントリを許可することです。 今日の多くの業界では、競争力を維持するために、新しいテクノロジー、シンクタンクのブレーンストーミング セッション、または認定更新を常に把握することが必要です。 あなたの会社がそのようなイベントやワークショップを定期的に年間予算に計上していない場合は、 カスタマイズされた経費精算書にそのオプションを含めて償還を行うことは便利で賢明です 選択。
一般的な事業経費報告書のテンプレートやサンプルはオンラインで簡単に見つけることができますが、小さなものはすべて ビジネスは独特であるため、特定のビジネスを反映するようにテンプレートを変更する必要があります。 ニーズ。 これらのテンプレートは印刷された紙の形式のみである場合もあれば、すべてデジタルである場合もあります。 いずれの場合も、払い戻しに必要なすべての費用が請求書または領収書によって裏付けられていることを必ず確認してください。 これは帳簿ファイルの健全な対策であるだけでなく、税務調査が必要になった場合にも必要になる可能性があります。
これまで経費報告書を使用したことがなく、紙のフォームを使用するかオンライン オプションを使用するかを判断できない場合は、まず始めてください。 記入する習慣が身につくまでは紙のレポートを使用してから、クラウドベースのサービスやデジタルに移行してください。 応用。
基本的な中小企業経費レポートの例を以下に示します。
このテンプレートは単純化されているかもしれませんが、会社の経費報告書で追跡すべき最小限の内容が取り込まれており、より多くのカテゴリやさまざまなイベントを含めるように簡単に変更できます。 頻繁にカンファレンスに出張したり、クライアントを接待したり、いくつかのトレーニング ワークショップに参加したりする従業員 毎年のセッションでは、各セッションで 1 か月間 (またはそれ以上) のすべての情報を入力できる必要があります。 形状。
上記のテンプレートが初歩的すぎる場合は、オンラインで簡単に検索すると、紙とデジタルの経費報告書のオプションが多数見つかり、その中から選択できます。 クラウドベースの経費報告書追跡サービスに興味がある場合は、次のような企業が挙げられます。 調達する, ゾーホー経費、 そして ライドー 経費の記録をシンプルかつ直感的に行える人気のシステムを提供します。
中小企業の財政をコントロールする方法
中小企業の経営者は、会社を軌道に乗せる過程でできるだけ早く経費報告書の使用を開始することが賢明です。 中小企業の資金がどこに使われているかをいつでも追跡できる機会を提供するだけでなく、納税シーズンに備えることもできます。 監査に先んじて行動するだけでなく、従業員が業務に集中している間に発生した費用を会社が負担してくれると知って価値があると感じていることを従業員に保証します。 仕事。
成功している企業とは、財務管理が事業主の手によってしっかりと確保されている企業であり、確立された経費報告システムはそれを達成するのに役立ちます。
