毎年、オープンエンロールメントにより、雇用主は従業員に短期間（通常は約 30 ～ 45 日間）のグループ福利厚生を提供することができます。 この重要な期間中に、従業員は、登録できる福利厚生、いつ登録するか、どこで登録するかについて通知される必要があります。 残念ながら、多くの人事チームは従業員に必要な情報を伝えるのに苦労しており、情報を逃してしまう可能性があります。
電子メールは、正しく使用すれば、公募期間中に従業員を教育するための強力なコミュニケーション ツールになります。 これはコミュニケーション ツールとして広く受け入れられており、アクセスしやすいため、全従業員に連絡を取る良い方法となります。 従業員が今年のグループ福利厚生を最大限に活用できるように、オープン登録中に福利厚生を伝えるための専門家のヒントを学びましょう。
オープン登録の前、最中、後に特典を伝える
オープン登録日の数か月前に、成果を提供するためのしっかりとしたコミュニケーション計画を立てることが重要です。 登録前、アクティブな登録中、および登録終了後に従業員に関連情報を提供する 上。 これは、登録サイトや福利厚生情報へのリンクを含む、従業員に特定の行動を取るよう促す一連の電子メールです。
中央福利厚生コミュニケーション担当者を任命する
オープン登録中は従業員から無数の質問が寄せられるため、対応が重要です。 質問や懸念がある従業員からのすべての受信メールの連絡窓口となる担当者を少なくとも 1 人任命してください。 プランの詳細、料金、期限に精通した担当者である必要があります。
内部システムを使用して福利厚生関連の情報を収集し、分析する
あなたの会社は、登録プロセスのサインアップ、部分的なサインアップ、その他の側面を積極的に追跡していますか? そうでない場合は、組織全体の登録管理を常に最新の状態に保つために、内部システムが役立つ可能性があります。 Outlook などの無料電子メール サーバーを使用して、データ変更に関する電子メール アラートを設定します。
従業員との毎週のタッチポイントのための一連のメッセージを作成する
人事チームと従業員の間で定期的に情報交換が行われると、オープン登録がより簡単かつ生産的になります。 電子メール コミュニケーション戦略の一環として、健康とウェルネスのトピック、福利厚生プログラムの特徴、およびその他の関連事項について説明する一連のメッセージを作成します。 タッチポイントメールを毎週全員に送信します。
マネージャに福利厚生登録の取り組みに関する週次アカウントを提供する
福利厚生の登録作業中に管理者から全面的な賛同を得ることは常に良いことです。 なぜ？ マネージャーは、従業員が次の計画年度の福利厚生への登録を優先できるよう支援し、福利厚生が従業員の目標をどのようにサポートするかを共有できます。 OE 期間中にマネージャー向けに集中的な電子メール キャンペーンを使用して、重要なタスクと日付を常に把握できるようにします。
特典メールを楽しくする
公募期間にストレスを感じる必要はありません。 実は、それはちょっとした楽しみを味わうチャンスかもしれません。 トリビアの質問、会社に関する興味深い事実、無料の健康的なスナックのプレゼントなどの楽しいゲームを含むメールを作成します。
電子メールの文法とスペルが正しいことを確認する
特典メールを送信する前に、文法とスペルを徹底的にチェックしてください。 これにより、タイプミスが読者に伝わらず、メールが適切に意味をなしていることが保証されます。 タイプミスは従業員を混乱させる可能性があり、プロフェッショナルではないと思われます。
標準の電子メール テンプレートを使用し、HTML は省略します
専門家は、福利厚生に関するコミュニケーション用の電子メールを作成する場合、標準の電子メール テンプレートを使用し、シンプルにすることが最善であると言っています。 野良 HTML は、特にモバイル デバイス上で、一部の電子メール読み取りプログラムに干渉する可能性があります。
強力な件名を書く
メールは一度開封されないと読まれません。 そして、件名が受信者を強制するものでなければ、これは起こりません。 メールを書くときは、受信者が開封したくなるようなメールの件名を作成することに重点を置いてください。 「緊急」、「一刻を争う」、「注意」などのパワーワードを含むメールは、この目標を達成するのに役立ちます。
季節ごとのメールで合計報酬明細を使用する
従業員が福利厚生の価値を完全に理解できるようにするには、次のようにします。 合計報酬明細 この四半期中に少なくとも 1 回。 PDF として個別の電子メールに添付したり、電子メールにハイパーリンクを含めて、従業員の都合に合わせて合計報酬明細を実行したりできます。
