당신이 내가 아는 대부분의 사람들과 같다면, 연속적인 회의에서 하루를 보낸다는 생각은 끔찍한 느낌이 될 수 있습니다. 회의는 지루할 수 있고 종종 불필요하며 다른 (더 중요한) 작업에 시간을 빼앗길 수 있습니다. 그러나 회의는 올바르게 계획되면 매우 효율적이고 생산적일 수 있습니다. 효과적인 회의를 계획하기 위한 몇 가지 간단한 단계는 다음과 같습니다.
정말로 회의가 필요한지 결정하세요
먼저, 회의 계획이 정말로 필요한지 결정하십시오. 우리는 종종 공식적인 회의가 정보를 공유하거나 토론하는 가장 좋은 방법이라고 생각합니다. 그러나 귀하의 뉴스가 이메일이나 전화 회의를 통해 전달될 수 있거나 사무실에 있는 몇 사람을 15분 동안 모아서 전달될 수 있다면 공식적인 회의를 완전히 건너뛰는 것이 아마도 좋은 생각일 것입니다.
정말 꼭 필요한 사람만 초대하세요
회의에 초대를 받고 도중에 왜 거기에 왔는지 궁금해하신 적이 있습니까? 참석할 필요가 없는 회의에 사람들을 초대하여 시간을 낭비하지 마십시오. 그것은 효과적인 회의가 아닐 것입니다. 예산 관련 질문에 답변하기 위해 회계 담당자가 회의에 참석해야 합니까? 그런 다음 해당 작업에 적합한 회계 담당자 한 명을 초대하십시오.
동료나 감독자에게 회의에서 논의된 내용을 알려야 하는 경우 실제 회의에 초대할 필요는 없습니다. 간단히 회의 요약을 준비하고 나중에 보내십시오. 그들은 시간을 절약해 준 것을 높이 평가할 것이며 귀하는 정보를 서면으로 제공하기 때문에 논의에 대해 충분히 알고 있다는 확신을 갖게 됩니다.
회의 알림 보내기
생활은 바쁘고 일정은 예정된 활동으로 인해 빠르게 예약됩니다. 회의 이틀 전에 후속 회의 알림을 보냅니다. 참석하겠다고 말한 사람들은 참석할 수 있는지 또는 계획이 변경되어 일정을 변경해야 하는지 확인할 수 있습니다.
의제를 가지고
효과적인 회의를 계획하려면 먼저 무엇을 논의할 것인지 결정해야 합니다. 회의의 목적은 무엇입니까? 당신은 무엇을 성취하려고 합니까? 사전에 회의 안건을 개발하여 참석자들에게 배포합니다. 시작 시간을 표시하고 다루어야 할 주제의 짧은 목록을 포함합니다. 길고 지나치게 상세한 안건으로 회의를 방해하지 마십시오. 특정 분야에 대한 보고를 담당할 개인의 이름을 표시합니다.
이는 참석하는 사람들뿐만 아니라 귀하에게도 중요하다는 점을 기억하십시오. 의제를 설정하면 주제에 더 잘 집중할 수 있습니다.
기대치를 명확하게 하십시오
회의 알림을 처음 보낼 때 회의 목적과 기대 사항을 명확히 하십시오. 회의는 프레젠테이션을 중심으로 진행되나요? 참석자들은 메모를 해야 합니까? 아니면 모두가 아이디어와 제안을 제시할 것으로 예상되는 브레인스토밍 세션인가요?
일부 기업 문화에서는 직원이 참여할 필요가 없으며 듣기만 하고 작업 공간으로 돌아갑니다. 다른 회사에서는 직원들이 자유롭게 참여합니다. 오늘날의 공동 작업 공간에서는 상호 작용하고 아이디어를 공유하는 것이 환영받을 뿐만 아니라 전체 회의의 목적이기도 합니다.
기대치를 정할 때 참석자들이 살펴보길 바라는 필수 읽기 자료나 자료를 보내는 것도 좋은 시기입니다. 그렇게 하면 회의에 참석할 때 준비가 되어 있고 놀라는 일이 없습니다.
정시에 시작
정시에 시작하는 것은 물류 및 생산성 관점 모두에서 정말 중요합니다. 당신이 일반적으로 정시에 회의에 참석하는 사람이라면, 사람들이 방에 조금씩 들어와도 일이 제대로 진행되지 않을 때 얼마나 실망스러울 수 있는지 이해할 것입니다. 필연적으로 일어나는 일은 앞으로는 이러한 회의가 제 시간에 시작되지 않는다는 것을 모두가 알고 있다는 것입니다. 모든 사람 늦게 나타나기 시작합니다. 당신의 회의를 책임져 보세요. 주어진 시작 시간에 즉시 시작하십시오. 문을 닫고 시작하세요. 낙오자들은 늦게 도착한다는 메시지를 빨리 받게 될 것이므로 그러한 실수는 한 번만 저지르면 됩니다. 게다가 모든 사람이 다시 업무에 복귀해야 하므로 전체 근무 시간을 방해하고 싶지는 않습니다.
짧고 단순하게 유지하세요
대부분의 회의는 한 시간으로 예정되어 있지만 대부분의 경우 더 짧은 시간이면 충분합니다. 너무 많은 시간을 할당하면 시간이 낭비됩니다. 사람들은 회의가 끝난 후에도 계속 머뭇거리거나 특정 안건에 너무 오랜 시간을 소비합니다. 회의를 짧고 간단하게 유지하세요.
주제에 집중하세요
의제만으로는 회의를 효율적으로 진행할 수 없습니다. 의제를 고수하고 토론이 방향에서 벗어나는 것을 방지하십시오. 주제에서 벗어난 질문은 다른 회의의 주제이거나 비공개로 다루겠다고 언급하면서 답변하세요. 목적의 전체 요점이 다른 대화보다 뒷자리에 있는 폭주 회의를 좋아하는 사람은 아무도 없습니다.
회의실 밖에서 소규모 회의 진행
똑같은 친숙한 테이블 주위에 모인 똑같은 익숙한 회의실에 앉아 있다는 것은 그저 너무 친숙합니다. 직원들이 상호 작용하고, 창의적으로 생각하고, 활발하게 토론하도록 장려하려면 표준 회의실 외부에서 회의를 진행하는 것을 고려해보세요.
장소와 날씨가 허락한다면 야외 테이블에서 만나는 것을 고려해보세요. 큰 회의용 테이블과 회전의자 대신 소파와 작은 테이블이 있는 공용 공간에 모이세요.
다른 접근 방식을 취하는 것을 두려워하지 마십시오
회의 접근 방식이 효과가 없다면 코스를 바꾸는 것을 두려워하지 마십시오. 예를 들어, 브레인스토밍 세션에서 대화가 거의 없는 조용한 방이 나온다면 방향을 바꾸십시오. 융통성을 갖고 전체 회의가 어떻게 진행되고 있는지 주의를 기울이십시오.
기술 사용
참석자들의 참여를 유지하기 위해 기술을 사용할 계획을 세우십시오. 오늘날의 디지털 세계에서 대부분의 사람들은 자신이 듣는 단어를 뒷받침하기 위해 그래픽이나 비디오를 보는 데 익숙합니다. 그러한 사고방식에 호소하고 회의를 계획할 때 시청각 자료를 포함시키십시오.
대형 화면에 투사되는 컴퓨터와 상호 작용을 장려하는 스마트 보드 프레젠테이션은 표준적인 긴 PowerPoint 프레젠테이션에서 환영받는 변화입니다.
기술에 대한 한 가지 요점 - 먼저 테스트해 보세요. 마지막으로 필요한 것은 노트북이 작동하지 않거나 필요할 때 시각 자료를 실행할 수 없기 때문에 당황하는 것입니다. 기술이 귀하의 장점이 아닌 경우 회의 전에 다른 사람에게 설명을 요청하십시오. 미리 약간의 준비 작업을 수행하면 확실히 시간을 절약하고 일정을 지킬 수 있습니다.
회의 요약 보내기
회의 후 하루 이내에 논의된 내용에 대한 간략한 요약을 보내십시오. 참석한 모든 사람, 회의에 참석할 수 없는 사람, 정보가 필요한 사람에게 이메일로 후속 조치를 취하는 것이 좋습니다. 또한 각 항목의 책임자와 기한을 지정하여 작업 항목을 포함합니다.
