Projektų vadovai turi sunkų darbą. Pagal savo vaidmens pobūdį jie prisiima atsakomybę suformuoti veiksmingą komandą, kuri galėtų siekti ir sėkmingai įgyvendinti naujas iniciatyvas. Kadangi projektai gali apimti visą įmonėje atliekamą darbą, kiekvienas projektas yra naujas nuotykis.
Vienas iš svarbiausių veiksnių, skatinančių projekto sėkmę, yra efektyvaus, įsitraukusio vykdomojo rėmėjo buvimas. Nors projektų vadovai gali žinoti, kad vykdomieji rėmėjai daro daug, kad projektas būtų sėkmingas, daugelis vadovų nesupranta, kaip jie gali padėti ar ką daryti.
Vykdomojo rėmėjo pareigos
Vykdomasis rėmėjas yra būtinas projekto sėkmei. Yra daug priežasčių, dėl kurių projektai žlunga, tačiau paramos trūkumas organizacijoje neturėtų būti viena iš jų. Vykdomieji rėmėjai turėtų:
- Prisiimkite vadovo lygmens atsakomybę už projekto rezultatą
- Chartizuokite projektą ir suteikite įgaliojimus projekto vadovui ir pagrindinės komandos nariams
- Padėkite projekto komandai siekti išteklių ir matomumo
- Užtikrinti veiksmingų komandos vertybių buvimą ir palaikymą, įskaitant atskaitomybę ir skaidrumą
- Palaikykite komandą susidūrus su nepaprastais sunkumais
- Apsaugokite projekto komandą nuo organizacinių trukdžių
- Likite įsitraukę ir domėkitės
- Jei iniciatyva nepavyko, būkite atsakingi kaip projekto vadovas ir komandos nariai
Vykdomojo rėmėjo buvimas
Nesant remiančio vykdomojo rėmėjo, visos pirmiau nurodytos pareigos tenka jau per daug apkrautiems asmenims. projekto vadovas, kuris paprastai neturi įtakos kitiems vadovams ar vadovams, kurie gali būti pasipriešinę projektui.
Veiksmingo rėmėjo trūkumas padidina projekto problemų riziką, įskaitant, bet neapsiribojant gedimas, neoptimalus našumas, padidėjusios sąnaudos ir kokybės tikslai ir galimas komandos padidėjimas neramumai.
Paprasčiau tariant, buvimas veiksmingas vykdomasis rėmėjas yra teigiamas jų remiamo projekto skirtumas. Atsižvelgiant į akivaizdžią vaidmens svarbą, gali būti pagrįsta manyti, kad dauguma organizacijų rimtai žiūri į savo darbą su vykdomaisiais rėmėjais.
Organizacinis vaidmens traktavimas
Nors būtų pagrįsta tikėtis, kad dauguma firmų laikytųsi brandžios praktikos, susijusios su vaidmeniu vykdomasis rėmėjas laikais, kai projektų valdymo praktika yra nusistovėjusi, situacija yra būtent tokia priešingas.
- Daugelis įmonių neturi oficialios vadovų rėmimo praktikos
- Nedaug įmonių turi formalizuotą mokymą ar standartizuotą rėmėjo vaidmens ir atsakomybės aprašymą
- Reta yra įmonė, kuri rengia mokymus savo vykdomiesiems rėmėjams
- Nėra nuoseklaus susitarimo dėl rėmėjo atsakomybės už projekto sėkmę
- Dauguma projektų vadovų išreiškia nusivylimą dėl rėmėjų paramos stokos
Projektų valdymo instituto duomenimis, 2018 metais organizacijų 38 proc apklaustas neturėjo aktyvių vykdomųjų projektų rėmėjų.
Nors dabartinė vadovų rėmimo praktika gali palikti kur tobulėti, projektų vadovai neturi kito pasirinkimo, kaip tik tęsti savo iniciatyvas. Tačiau yra keletas žingsnių, kurių gali imtis projektų vadovai, norėdami įdarbinti labai reikalingą vadovų pagalbą.
Veiksmai, kaip gauti vadovo paramą
- Įdarbinkite rėmėją. Jei jūsų projektas turi strateginių pasekmių jūsų įmonei, tiesiogiai ar netiesiogiai klientams įgalindami efektyvesnę ir efektyvesnę vidinę klientų palaikymo veiklą, turėtumėte įdarbinti a rėmėjas. Dirbkite tiesiogiai su savo ataskaita vadovui arba savo projektų valdymo biuro vadovu, kad padidintumėte projekto svarbą ir paprašytumėte pagalbos. Pabrėžkite rėmėjo vaidmenį ir atsakomybę ir nurodykite pramonės tyrimai kuri koreliuoja projekto sėkmę ir veiksmingą rėmimą.
- Apmokykite savo rėmėją. Pabrėžkite rėmėjo, kaip strateginio, o ne taktinio ar veikėjo, vaidmenį. Dauguma vadovų tampa rėmėjo vaidmeniu, neturėdami oficialaus mokymo ar net nesusiję su savo pareigomis. Nors jums tenka šiek tiek nepatogiai rengti vykdomąjį darbą, dauguma šių asmenų įvertins jūsų kontekstą ir patarimus. Priimant vykdomąjį rėmėją pirmiausia turėtumėte atkreipti dėmesį į atskaitomybės, vertybių stiprinimo ir komandos apsaugos klausimus.
- Aktyviai įsitraukite ir įtraukite savo rėmėją. Geriausio projekto vadovo ir vykdomojo rėmėjo santykiai yra labai interaktyvūs. Svarbu, kad abi šalys sudarytų aiškų komunikacijos protokolą, skirtą naujinimams apie projekto veiklą, taip pat ženklinimui ir reagavimui į ekstremalias situacijas. Projekto vadovas turėtų paskatinti vykdomąjį rėmėją dalyvauti statuso ar komandos susitikimuose nuo kartas nuo karto parodyti nuoširdų susidomėjimą ir būti aktyviu komandos palaikymo lyderiu sėkmės.
- Paprašykite savo rėmėjo instruktavimo paramos. Visada naudinga, jei kažkas, turintis daugiau patirties nei jūs, stebi ir siūlo konstruktyvius ir teigiamus atsiliepimus bei instruktavimą apie jūsų veiklą.
- Atidžiai pasitelkite rėmėją didelėms problemoms spręsti. Būkite atsargūs ir per daug nesikreipkite į savo rėmėją taktiniais klausimais. Geriausias rėmėjo panaudojimas yra padėti apsaugoti išteklius, būti projekto komandos atstovu platesnei valdymo grupei ir padėti stiprinti esmines komandos vertybes.
Final Pitch
Vykdomojo rėmėjo vaidmuo yra vienas iš svarbių projektų iniciatyvų sėkmės galvosūkio dalių. Sėkmingi projektų vadovai supranta, koks svarbus šis vaidmuo, ir stengiasi gauti reikiamo lygio ir intensyvumo vadovų paramą.
Jei rėmėjo nėra arba jis neaiškus, imkitės įdarbinti ir (arba) apmokyti savo vykdomuosius rėmėjus, kad jie paremtų jus, jūsų komandą ir jūsų įmonę siekiant sėkmės.
