El. paštas tapo toks populiarus, kad kai kuriais atvejais žmonės juo naudojasi dažniau nei telefonu. Nes parašytas žodis gali būti taip lengvai nesuprastas, suprantamas tinkamas el. pašto etiketas yra būtinas verslo aplinkoje.
Deja, daugelis žmonių nesupranta, kaip panaudoti el. paštą savo naudai, ir dažnai praleidžiama nauda, kurią jis gali suteikti verslui. Šios verslo el. pašto etiketo taisyklės gali padėti jūsų darbuotojams sukurti efektyvius ir efektyvius el. laiškus.
Siųskite tik aiškius ir glaustus el
Pirmoji gero elektroninio pašto etiketo taisyklė – vengti ilgai trunkančių laiškų, kuriuose yra pašalinės informacijos ir nereikšmingų faktų. Laikykitės temos, apie kurią kalbate, ir vartokite kuo mažiau žodžių. Jei jums reikia sprendimo, paprašykite jo. Jei reikia informacijos, teiraukitės. Jei norite, kad kas nors imtųsi veiksmų, paprašykite to. Neverskite savo skaitytojų stebėtis, kodėl su jais susisiekiate. Kai kuriate el. laišką, galvokite apie tai kaip apie negrožinės literatūros kūrinį. Neverskite to paslaptimi.
Visada naudokite prasmingą temos eilutę
Niekada nepalikite el. laiško temos eilutės tuščios. Tuščia temos eilutėje jūsų el. laiškas gali būti pažymėtas kaip šlamštas ir jis niekada nepasieks paskirties vietos. El. laiškai su tuščiomis temos eilutėmis taip pat dažnai nepaisomi, ypač jei numatytas gavėjas bet kurią dieną paprastai gauna daug el. laiškų. Visada naudokite temos eilutę, kuri tinkamai atspindi jūsų el. laiško turinį. Tai padės jūsų gavėjams efektyviau rūšiuoti el. laiškus ir paskatins greičiau atsakyti į jūsų el. laišką.
Venkite ekstravagantiškai suformatuotų el. laiškų
Siųskite el. laiškus profesionaliais formatais. Venkite įvairiaspalvių šriftų ir fono paveikslėlių. Šie aksesuarai gali atitraukti skaitytoją arba apsunkinti žinutės perskaitymą. Bet kokie pridėti fono vaizdai gali padidinti el. laiško failo dydį. Dėl to gavėjai, kurių ryšys yra lėtas, gali priversti kankinančiai ilgai laukti, kol jūsų pranešimas bus atsiųstas. Pridėję fono paveikslėliai gali padidinti jūsų el. laiško failo dydį. Tai gali priversti gavėjus, kurių ryšys yra lėtas, laukti kankinančiai ilgai, kol jūsų pranešimas bus atsiųstas.
Jei jūsų įmonė primygtinai reikalauja, kad naudotumėte tam tikras el. pašto reikmenis, kad sukurtumėte nuoseklų vaizdą ir jausmą, pasinaudokite tuo. Įmonės logotipas ir parašo linija gali sukurti profesionalų vaizdą ant jūsų el.
Siųsti laiku atsakymus
Neverskite žmonių laukti, kol laiku bus atsakyta į jų el. Nedelsdami atsakykite pateikdami aiškią, glaustą žinutę. Jei jums reikia daugiau laiko ieškoti atsakymo arba surinkti daugiau informacijos, pasakykite el. pašto siuntėjui, kada jis gali tikėtis atsakymo.
Naudokite atsakymo ne biure įrankius
Jei ketinate būti toli nuo biuro ir negalite perskaityti el. pašto, naudokite el. pašto sistemos ne biuro įrankį, kad automatiškai atsakytumėte visiems, kurie bando su jumis susisiekti. Įsitikinkite, kad automatinis atsakymas praneša siuntėjams, kada jie gali tikėtis gauti atsakymą.
Neverk vilko su aukšto prioriteto vėliavomis
Dauguma el. pašto sistemų leidžia pažymėti el. laišką kaip „Aukštas prioritetas“ arba „Skubėjimas“. Nedarykite to kaip numatytosios el. pašto vėliavėlės. Naudokite jį taupiai, kitaip jūsų gavėjai nepaisys prioriteto vėliavėlės. Kai pagaliau išsiųsite tikrai svarbų el. laišką, jis nesulauks reikiamo dėmesio.
Apsvarstykite, ar „Atsakyti visiems“ reikia
Instinktyviai nespustelėkite mygtuko „Atsakyti visiems“ kiekviename el. laiške, kuriame yra keli siuntėjai ar gavėjai. Apsvarstykite temą ir nuspręskite, kas turi perskaityti jūsų atsakymą. Nuolat be reikalo atsakydami visiems greitai užsitarnausite kaip „verslo šiukšlių siuntėjo“ reputaciją, o žmonės gali pradėti visiškai ignoruoti jūsų el. laiškus.
Atskiros verslo ir asmeninės el. pašto paskyros
Niekada nenaudokite savo verslo el. pašto asmeniniam susirašinėjimui, nebent tai būtų kritinė situacija. Net jei turite savo verslą, verta turėti dvi atskiras el. pašto paskyras. Tai leis jums teikti pirmenybę el. laiškams ir nepatenka į verslo tinklą nesusijusias asmenines žinutes.
Naudokite profesionalius el. pašto paskyrų pavadinimus
Naudokite savo vardą kaip bet kurio verslo el. pašto adreso dalį. Pavyzdžiui, [email protected] arba [email protected]. Venkite slapyvardžių, rankenų, pravardžių ar neaiškių nuorodų. Pavyzdžiui, nenaudokite [email protected] arba beisbolas.rieš[email protected].
Ar el. paštas yra geriausias šiam atsakymui?
Nenaudokite el. pašto kaip vienintelės komunikacijos priemonės. Ne visi pranešimai yra tinkami el. paštu, ir kartais trumpas telefono skambutis arba trumpas apsilankymas biure gali būti veiksmingesnis būdas perduoti žinutę. Susitikimas ar pokalbis telefonu gali įtraukti žmogiškąjį elementą į sąveiką, ir tai gali padaryti viską skirtumas, kai bandote ką nors paaiškinti arba norite įtikinti ką nors imtis veiksmas.
Būkite jautrūs ir prieinami
Niekada nenaudokite el. pašto santykiams ar sutarčiai nutraukti. Profesionaliame verslo susirašinėjime visada įtraukite parašo eilutę, kurioje pateikiami alternatyvūs būdai susisiekti su jumis. Pavyzdžiui, galite įtraukti savo biuro, fakso ir mobiliojo telefono numerius bei biuro pašto adresą.
Venkite siųsti didžiulius priedus el. paštu
Niekada nežinote, kaip ir kur jūsų gavėjas pasieks savo el. Mobilieji įrenginiai gali pradėti atsisiųsti failą prieš paprašydami vartotojo patvirtinti atsisiuntimą. Tai gali užtrukti ilgai ir sunaudoti pralaidumą, už kurį gavėjas turi mokėti. Bendras priedų dydis turi būti mažesnis nei 50 MB.
Jei turite siųsti didelį failą, pirmiausia susisiekite su gavėjais ir paklauskite, kaip jie norėtų gauti failą. Failui siųsti taip pat naudojate failų perdavimo paslaugą.
Pagalvokite prieš siųsdami šį el. laišką
Galiausiai, prieš paspausdami mygtuką „siųsti“, apsvarstykite, ką parašėte. Ar tai kažkas, ko nereikėtų siųsti el. Ar tai asmeninio pobūdžio ir netinka naudotis įmonės el. pašto sistema? Ar rašėte el. laišką būdami pikti ir įtraukėte ištraukas, dėl kurių vėliau galite gailėtis? Jei taip, paspauskite mygtuką „ištrinti“.
