Ar dirbate su projektu? O gal tai, ką darote, yra kasdienės jūsų verslo veiklos dalis? Abi yra būtinos organizacijoje ir yra vienodai galiojančios, tačiau tai padeda suprasti, ką dirbate, kad galėtumėte geriau suprasti, kur tai tinka bendrajai strategijai.
Yra penki pagrindiniai skirtumai tarp projektinio darbo ir įprastinio darbo (dažnai sutrumpintai BAU). Turint omenyje šias gaires, turėtų būti nesunku suprasti, ar dirbate su projektais, BAU darbais, ar abu.
Laiko apribojimas vs. Vykdoma
Projektai turi pradžios, vidurio ir pabaigos datas ir yra vienkartiniai įvykiai. Tai yra projekto gyvavimo ciklas. Tiesą sakant, svarbiausia projekto savybė yra ta, kad jis turi pabaigą. Tuo metu prie projekto dirba projekto vadovas ir komanda. Pabaigoje komanda paprastai išformuojama.
BAU tęsiasi. Žinoma, galite uždaryti funkciją arba sustabdyti procesą, jei to nebereikia verslui, tačiau net ir tai paprastai daroma kaip projektas. BAU funkcija atlieka nuolatinį darbą be numatytos pabaigos datos.
Keitėjai vs. Keisti identifikatorius
Projekto ir BAU darbe pokyčiai tvarkomi skirtingai. BAU komandos nustato pokyčių poreikį, o projektų komandos tą pokytį įgyvendina.
Kadangi verslui vadovauja BAU komandos, jos taip pat pirmieji sužino, kada esami procesai neveikia ir nebėra naudingi. Kai tai nutinka, jie nustato pokyčių poreikį.
Vadovas, atlikdamas strateginę peržiūrą, gali pasiūlyti, kokių pakeitimų reikia padaryti, kad padalinys pasiektų savo tikslus. Arba komandos narys gali pasiūlyti pakeitimus. Kitame spektro gale galite turėti visą verslo modelį, kurį parengs aukštesnysis vadovas, kad pateiktų pakeitimus, kurių reikia, kad padalinys pasiektų metinius tikslus. Tie, kurie dirba BAU vaidmenis, taip pat gali suprasti, kad pokyčiai yra būtini dėl reguliavimo sistemos pokyčių arba kaip organizacijos konkurencinio kraštovaizdžio dalis.
Projekto komandos padeda įgyvendinti visus šiuos reikalingus pakeitimus. Projektai teikia pokyčius BAU funkcijoms ir per jas naudodami projektų valdymą. Paprastai tai atsitinka, kai projektas baigiamas verslo byla ir vyresniosios vadovybės patvirtinimo procesas.
Valdymas vs. Rizikos mažinimas
Kad įprastos verslo funkcijos būtų veiksmingos, pamatysite, kad BAU komandos siekia sumažinti visą riziką veiklai. Jie stengiasi pašalinti netikrumą iš verslo, kad būtų užtikrintas geresnis organizacijos stabilumas ir pakartojami procesai.
Dėl savo unikalumo ir neapibrėžtumo projektai reikalauja rizikos. Bendrovė daro šiokį tokį šuolį į nežinomybę, vien vykdydama projektą, nes jis įveda pokyčius ir pateikia tai, ko anksčiau nebuvo.
Todėl projekto komandos į riziką žiūri kitaip nei BAU komandos. Projektų vadovai siekia valdyti riziką – tiek teigiamą, tiek neigiamą – siekdami geriausių rezultatų. Tai gali apimti rizikos mažinimą, siekiant apriboti tikimybę, kad tai įvyks, tačiau tai taip pat apima kitas rizikos valdymo strategijas.
Didžiosios raidės vs. Nekapitalizuoti išlaidų
Projektai paprastai gali būti kapitalizuojami, o dažnai BAU negali būti kapitalizuojami, nes savo nuolatinio verslo, kaip įprasto darbo, veiklos sąnaudomis priklausote. Kitaip tariant, projektų ir kitų užduočių apskaitos tvarka skiriasi.
Projekto finansavimas dažnai yra susijęs su turto panaudojimu – tai reiškia, kad išlaidas galima kapitalizuoti. Kai kuriais atvejais, priklausomai nuo to, kurioje pasaulio vietoje esate ir jūsų vietinių apskaitos taisyklių, projekto išlaidas netgi galite sumažinti.
BAU sąnaudos paprastai laikomos veiklos išlaidomis ir yra stebimos įmonės pelno (nuostolio) ataskaitose.
Projektų finansavimas ir verslo finansavimas apskritai yra labai specializuota sritis, todėl visada geriausia pasitarti pasikonsultuokite su savo finansų ekspertais, prieš priimdami sprendimus apie tai, kas turėtų būti ir ne organizacija. Apskaitos taisyklės skiriasi priklausomai nuo šalies ir net organizacijos, kur atskiroms įmonėms taikomi tam tikri procesai ir veiklos būdai.
Daugiafunkcinis vs. Funkcinės komandos
Galiausiai, labai skiriasi projekto ir BAU komandų sudėtis. Į projektus dažniausiai įtraukiamos įvairių sričių ekspertų komandos, suburtos tam, kad pasiektų tam tikrą rezultatą.
Projekto komandos sudaromos iš žmonių, atliekančių tam tikrus vaidmenis. Tai ne pareigybių pavadinimai, o pozicijos projekte su skirtingomis pareigomis. Pagrindiniai vaidmenys projekto komandoje yra šie:
- Projekto rėmėjas
- Projekto vadovas
- Vyresnysis tiekėjas (organizacija, atsakinga už darbo atlikimą, kuri gali būti vidinė komanda, pvz., IT arba išorinis rangovas ar pardavėjas)
- Klientas (tai gali būti vidinis klientas, pvz., kito skyriaus vadovas, arba klientų aptarnavimo organizacijoje klientas, kuriam teikiate projektą)
- Dalyko ekspertai (žmonės, įtraukti į komandą projekto laikotarpiui arba jo daliai, kurie naudojasi savo patirtimi, kad prisidėtų prie projekto sėkmės).
Kita vertus, BAU darbui vadovauja funkcinės komandos. Jie yra atskiri ekspertai, tačiau sugrupuoti kaip padalinys. Paprastai tarp funkcijų yra mažiau sutapimų su kitais padaliniais, jie turės apibrėžtus tikslus ir padalinio vaidmens įmonėje viziją. Pavyzdys galėtų būti klientų aptarnavimo komanda, kuri dirba kaip dalis didesnio klientų aptarnavimo skyriaus, tvarko klientų skambučius ir el. laiškus apie jūsų produktą.
Gali šiek tiek sutapti, nes žmonės iš BAU komandų kviečiami dalyvauti projekto komandose.
BAU ir projektų konfliktai
Projektinis darbas ir BAU darbas gali puikiai derėti vienas šalia kito, tačiau dažnai gali kilti įtampa. Taip nutinka todėl, kad projektai bando pakeisti status quo.
Antra, kai prašote žmonių prisijungti prie jūsų projekto komandos, jie gali nukentėti nuo lojalumo konflikto. Ar jų pirmoji atsakomybė yra kasdienis darbas ar projektas? Čia gali padėti aiškūs tikslai ir tvirtas vadovybės įsipareigojimas projektui, taip pat atviros komunikacijos linijos, kad jie žinotų, kokie turėtų būti prioritetai.
Trečia, verslo palaikymas visada yra prioritetas. Tai turi įtakos projektų komandoms, kurioms gali būti sumažintas finansavimas, o pagrindiniai ištekliai grąžinami į BAU vaidmenys ir terminai vėluoja, nes kasdienės organizacijos veiklos vykdymas traukia sutelkti dėmesį.
