Darbdaviai niekada neturėtų įtraukti konkrečių dalykų į jūsų bendruosius personalo įrašus. Kai kuriose įmonėse jūsų darbuotojų personalo bylų ir įrašų turinys paprastai yra prieinamas žmogiškųjų išteklių personalui, darbuotojui ir darbuotojo vadovui ar vadovui.
Kitose šalyse prieiga ribojama personalo darbuotojams, o darbuotojai gali prašyti prieigos prie savo įrašų. Advokatai taip pat gali iškviesti personalo įrašų turinį ieškiniams ir Lygių užimtumo galimybių komisijos (EEOC) skundams. Buvęs darbuotojas taip pat gali paprašyti savo personalo įrašų kopijos.
Geriausia praktika leidžia personalo bylą pasiekti tik žmogiškųjų išteklių skyriaus darbuotojams. Personalo failus turite laikyti užrakintus saugykloje, kurioje kiti darbuotojai negali jų pasiekti.
Darbdavys turi imtis visų šių galimų naudojimo būdų ir potencialių jūsų darbuotojų personalo įrašų peržiūros pasirūpinkite, kad jūsų darbuotojų personalas išlaikytų nešališkus, faktinius darbuotojo darbo istorijos dokumentus įrašų.
Todėl jūs norėsite taikyti šias bendrąsias gaires dokumentams, kuriuos saugote savo organizacijos personalo įrašuose.
Darbuotojų personalo bylos turinio gairės
Informacija personalo įrašuose turi būti faktinė.
vadovo ar žmogiškųjų išteklių skyriaus darbuotojų nuomonės; atsitiktiniai užrašai; paskalos; nepagrįsti gandai; kitų darbuotojų klausimai, pranešimai ar neaiškūs įtarimai, kurie nėra ištirti; kaltinimai nenagrinėti, ištirti ir užbaigti; ir bet kokia kita nefaktinė informacija, komentarai ar pastabos turėtų būti neįtraukti į darbuotojo personalo bylą.
Vienas iš blogiausių įžeidžiančių komentarų pavyzdžių, kurį personalo vadovas rado įrašytą į darbuotojo personalo įrašą, buvo įdarbinimo vadovo pokalbio užrašai. Vienas teigė: „Galbūt per storas, kad galėčiau pakilti ir nusileisti laiptais pagal poreikį“. Įsivaizduokite, kad darbuotojas, advokatas ir net būsimi darbuotojai bei vadovai skaito tokius komentarus.
Kitoje įmonėje vadovas aptiko nepagrįstų užrašų, kuriuos vadovai ir kiti buvo įtraukę į darbuotojo bylas, pavyzdžiui: „Marija pyksta, nes negavo atlyginimo. Ji tikslingai sulėtino savo darbą, kad susitartų su savo vadovu." Matote problemą?
Personalo įrašai turi būti apgalvotai priskirti atitinkamoms failų vietoms.
Remdamiesi valstijos ir federaliniais įstatymais, darbo įstatymais, nustatykite savo įmonės personalo įrašų protokolą 1996 m. Sveikatos draudimo perkeliamumo ir atskaitomybės aktas (HIPAA), o darbdavys – geriausias praktikos.
Tada laikykitės protokolo. Jūs nenorite rasti atsitiktinių gydytojų pasiteisinimų, įtrauktų į personalo bylą, kai jie priklauso medicininei bylai. Taip pat nenorite, kad darbo užmokesčio byloje būtų motyvuotas ir pateisinamas darbuotojo paaukštinimas.
Taip pat nenorite, kad personalo byloje būtų įrašų apie priimtą įdarbinimą, apimantį asmens patikrinimus arba pastabas iš diskusijų su buvusiais darbdaviais.
Prižiūrėtojams, vadovams ir kitiems darbuotojams, kurie įrašo dokumentus į personalo apskaitą, reikia apmokyti.
Bet kuris asmuo, turintis prieigą ir galintis įdėti dokumentus į darbuotojo personalo bylą, turi būti apmokytas tinkamai rašyti dokumentus.
Jei darbuotojo papeikime nurodysite, kad darbuotojas buvo visiškai nevykęs, jūsų personalas nelaimės jokių prizų. Tačiau buvo žinoma, kad neapmokyti vadovai rašo panašius pareiškimus ir įdeda juos į darbuotojų personalo bylas.
Dar geriau, apribokite prieigą prie failų savo žmogiškųjų išteklių darbuotojui, kuris yra atsakingas už įrašus ir žino, ką reikėtų ir ko nereikėtų įtraukti į personalo bylą. Jūsų personalo darbuotojas gali patikrinti visus dokumentus prieš pateikdamas juos, kad įsitikintų, jog jie yra pagrįsti ir tinkamai parašyti. Peržiūros ir atsiliepimų procesas padės jūsų vadovams išmokti rašyti atitinkamus dokumentus.
Subalansuokite informaciją, kurią pateikiate personalo įrašuose.
Įtraukite ir teigiamus, ir neigiamus darbuotojo darbo istorijos aspektus. Pernelyg dažnai personalo įrašuose pabrėžiamas kiekvienas neigiamas įvykis ir praleidžiami teigiami komponentai, kuriuos patiria kiekvienas darbuotojas. Apsvarstykite galimybę išsaugoti paaukštinimo, paaukštinimo, apdovanojimų už puikų darbą įrodymus, pagyrimų kopijas ir padėkos raštus.
Pripažinkite skirtumą tarp vadovo asmeninių pastabų apie savo atskaitomybę teikiančius darbuotojus ir oficialių įmonės personalo įrašų.
Vadovo pastabos, kurios naudojamos veiklos gerinimui, projektams ir tikslo įvykdymui stebėti bei teisingai nustatyti pakėlimai ir veiklos tobulinimo planai, pavyzdžiui, priklauso privataus vadovo bylai, o ne oficialiam įmonės personalui įrašų.
Taip pat pripažinkite būtinybę mokyti vadovus, kaip užsirašyti pastabas ir tvarkyti dokumentus savo valdymo byloje. Privatiems užrašams taikomi tie patys kriterijai faktams, o ne nuomonei ir konkretiems pavyzdžiams, o ne nuogirdoms.
Privatūs prižiūrėtojo užrašai gali būti iškviesti teismo procese, todėl net ir privatiems užrašams rekomenduojama būti atsargiems. Be to, kai kuriems prižiūrėtojams ar vadovams nerekomenduojama laikyti įrašų, esančių oficialioje darbuotojų personalo byloje, kopijų savo valdymo byloje.
Darbo dokumentai ir interviu užrašai yra šiek tiek sudėtingi.
Geriausia praktika yra tvarkyti atskirą failą kiekvienai užimamai pozicijai, kurioje būtų visi dokumentai, susiję su tos pozicijos užpildymu nuo darbo skelbimo iki nuorodų patikrinimų. Pareiškėjų gyvenimo aprašymai, motyvaciniai laiškai ir prašymai priklauso šiam failui, išskyrus tai, kad samdomo darbuotojo prašymą turėtumėte perkelti į darbuotojų personalo bylą.
Žmogiškųjų išteklių valdymo draugijos (SHRM) duomenimis. „Įdarbinimo byloje yra dokumentai ir veiksmai, kurių buvo imtasi įdarbinant kiekvieną pareigybę. Įtraukiami darbo skelbimai, gyvenimo aprašymai, paraiškos dėl darbo, bet kuriai agentūrai pateikti darbo užsakymai, pokalbių vertinimai, nuorodų patikrinimai, fizinių tyrimų rezultatai. egzaminai, darbo testų rezultatai, įskaitos ataskaitos, atrankos procese naudotų testų pagrįstumo dokumentai, kandidatų duomenys apie neįdarbintus kandidatus ir susiję informacija“.
Šiame faile taip pat yra oficialūs kontroliniai sąrašai ir formos, kurias naudojate siekdami nešališko atstovavimo potencialaus darbuotojo kvalifikaciją ir paremti jūsų sprendimą įdarbinti labiausiai kvalifikuotą kandidatas. Nuomos vadovo nuomonės ir pastabos, kurios buvo padarytos įdarbinimo proceso metu, nepriklauso šiai bylai.
Žmogiškieji ištekliai gali rinkti šias pastabas, kad būtų išsaugoti visi dokumentai apie sprendimą dėl įdarbinimo, tačiau jie nepriklauso personalo įrašams.
Faktiniai dokumentai apie priimtus įdarbinimo sprendimus.
Į personalo apskaitą įtraukiami tokie sprendimai kaip paaukštinimas pareigose, perkėlimas į kitą galimybę, atlyginimų padidinimas. Vadovo ar žmogiškųjų išteklių nuomonė apie darbuotoją – ne. Oficialūs drausminių veiksmų dokumentai, tokie kaip rašytinis įspėjimas, taip pat priklauso darbuotojo personalo bylai.
Konkretūs dokumentacijos, kurios neturėtų būti personalo įrašuose, pavyzdžiai
Ši informacija neturėtų būti įtraukta į personalo įrašus. Dokumentams gali prireikti atskiros bylos, jie gali būti klasifikuojami kaip priežiūros arba valdymo pastabos arba darbdavys neturėtų jų saugoti.
- Bet kokia medicininė informacija priklauso medicininei bylai.
- Informacija apie darbo užmokestį priklauso darbo užmokesčio bylai.
- Dokumentai, kuriuose yra darbuotojų socialinio draudimo numeriai arba informacija apie saugomas darbuotojo klasifikacijas, tokias kaip amžius, rasė, lytis, nacionalinė kilmė, negalia, šeimyninė padėtis, religiniai įsitikinimai, genetinė sandara, svoris ir kt. failus.
- Priežiūros dokumentai, skirti valdyti darbuotojo darbą, nustatyti tikslus, pateikti atsiliepimus ir pan., turėtų būti saugomi privačiame, vadovui ar vadovui priklausančiame aplanke.
- Tyrimo medžiaga, įskaitant darbuotojo skundą, liudininkų apklausas, darbuotojų apklausas, išvadas, advokatų rekomendacijas, ir sprendimas bei tolesni veiksmai siekiant užtikrinti, kad nebūtų imtasi atsakomųjų veiksmų, turėtų būti tyrimo byloje, kuri yra atskirta nuo personalo įrašų.
- Įveskite darbuotojo I-9 formas į I-9 failą arba vietą, toliau nuo darbuotojų personalo įrašų. (Jei federalinė jūsų I-9 peržiūra, nenorite atskleisti jokios kitos su jūsų darbuotojais susijusios informacijos.)
- Atlikite asmens patikrinimus, įskaitant kriminalinę istoriją, kredito ataskaitas ir kt., bei rezultatus narkotikų testavimą atskiroje konfidencialioje byloje, kurios vadovai, vadovai ir darbuotojas negali prieiga. SHRM rekomenduoja šią atskirą konfidencialią bylą arba šią informaciją taip pat įtraukti į darbuotojo konfidencialią medicininę bylą.
- Darbuotojų lygių galimybių įrašai, pvz., savęs identifikavimo formos ir vyriausybės ataskaitos, neturėtų būti laikomi personalo byloje arba visur, kur vadovas turi prieigą.
Esmė
Jei laikysitės šių gairių, jūsų organizacija efektyviai saugo faktinę, pagrįstą darbo istoriją ir personalo įrašus atitinkamose vietose.
Atkreipkite dėmesį, kad pateikta informacija, nors ir patikima, nėra garantuojama dėl tikslumo ir teisėtumo. Svetainę skaito pasaulinė auditorija, o darbo įstatymai ir taisyklės įvairiose valstijose ir šalyse skiriasi. Kreipkitės teisinės pagalbos arba pagalbos iš valstijos, federalinių ar tarptautinių vyriausybinių išteklių, kad įsitikintumėte, jog jūsų teisinis aiškinimas ir sprendimai atitinka jūsų vietą. Ši informacija skirta gairėms, idėjoms ir pagalbai.
