Visos valstijos reikalauja, kad korporacijos sudarytų ir platintų posėdžių protokolus, o visos valstybės reikalauja, kad direktorių tarybos saugotų posėdžių protokolus. Tačiau nėra konkrečių taisyklių, ką įtraukti į valdybos posėdžio protokolą ir kaip juos surašyti. Štai keletas patarimų, kaip apsunkinti įmonės valdybos gyvenimą, įskaitant patarimus apie virtualius susitikimus.
Kodėl verta vesti įmonės valdybos posėdžių protokolus
Iš tikrųjų yra keletas priežasčių, kodėl verta daryti ir įrašyti įmonės susitikimų protokolus.
Teisiniais tikslais. Pirmoji ir svarbiausia priežastis protokoluoti posėdžius – turėti protokolą apie tai, ką nusprendėte, jei bylinėjimosi metu protokolą pareikalaus teismas.
Atsakomybės tikslais. Valdybos nariai užima pasitikėjimo pareigas. Valdybos narių apsauga nuo atsakomybės vadinama įmonės šydu, nes ji palaiko teisinę kliūtį tarp valdybos ir verslo. Valdybos nariai priima sprendimus dėl įmonių akcininkų investuotų pinigų, ir taip turi būti gali įrodyti, kad elgėsi išmintingai, geriausiais korporacijos interesais ir be konfliktų palūkanų. Protokolai padeda valdybos nariams išvengti asmeninės atsakomybės už savo veiksmus.
Ką valdyba daro ir nedaro
Bendrovės valdyba priima sprendimus dėl bendros verslo ar organizacijos politikos. Kasdienius sprendimus priima korporacijos vadovai, remdamiesi ta politika. Kartais valdybos persistengia ir stengiasi priimti sprendimus, kuriuos geriausia palikti vadovybei.
Prieš susirinkimą patvirtinkite darbotvarkę
Posėdžio darbotvarkėje išvardijamos temos, kurios bus svarstomos ir tvirtinamos susirinkimo metu. Turint konkrečią darbotvarkę posėdis vyksta ne tik sklandžiau, bet ir valdybai (ir visiems, kurie vėliau skaito protokolą) sužinoma santykinė kiekvieno darbotvarkės punkto svarba. Pirmininkas siūlomą darbotvarkę paprastai pateikia posėdžio pradžioje, o valdyba, atlikusi pakeitimus, ją priima.
Jūsų valdybos darbotvarkėje turėtų būti konkrečiai aptariama kiekviena iš šių sričių, dėl kurių balsuos valdybos nariai:
- Tvirtinimo darbotvarkė (valdyba gali patvirtinti papildymą)
- Paskutinio posėdžio protokolas tvirtinti
- Vadovų ir komitetų ataskaitos
- Senas reikalas (perkeltas iš ankstesnio susitikimo)
- Naujas verslas
- Komentarai ir pranešimai
- Pertrauka (su laiku)
- Nustatyta kito susitikimo data.
Kad susitikimas vyktų greičiau ir turėtumėte laiko viską aptarti, neleiskite diskutuoti apie tai, kas neįtraukta į darbotvarkę. Įtraukti temą į kito posėdžio darbotvarkę.
Svarbios valdybos posėdžio protokolo dalys
Valdybos posėdžio protokolo šablone turėtų būti:
Kokio tipo valdybos susirinkimas – eilinis, specialus ar metinis (visos valstijos reikalauja, kad korporacijos surengtų metinį susirinkimą). Jei pranešimus rengia komitetai ar kiti asmenys, nurodykite pranešėjų vardus ir pavardes.
Kas dalyvavo, pažymint direktorius, svečius ir personalo narius, o kurie valdybos nariai nedalyvavo. Visų vėluojančių ar anksti išvykstančių asmenų vardus ir pavardes reikia pažymėti.
Ar yra kvorumas. Pagal įmonės įstatus paprastai reikalingas kvorumas, kad būtų galima balsuoti. Kvorumo reikalavimas paprastai yra daugiau nei pusė narių. (Pavyzdžiui, devynių narių valdyboje turi dalyvauti penki nariai, kad būtų kvorumas).
Valdybos posėdžio protokolų šablonai
„Microsoft“ turi įvairių lentos protokolų šablonai įvairioms įmonėms ir organizacijoms.
BoardEffect, aptarnaujantis ne pelno organizacijas ir švietimo įstaigas, turi a susirinkimo protokolo šablonas tu gali naudoti.
Ką įrašyti ir ko NEĮrašyti
Bene didžiausia klaida, kurią daro valdybos, yra reikalauti išsamios informacijos apie diskusijas (kartais argumentus) ir procesus. Susitikimai turėtų atspindėti tai, kas buvo padaryta ir nuspręsta posėdyje, o ne kas ką pasakė diskusijoje.
Tarkime, kad jūsų valdyba balsuoja dėl pasiūlymo parduoti naują produktų liniją. Susitikimo protokole turėtų būti nurodyta: „Pasiūlymas pridėti naują prieskonių liniją. Pasiūlymui pritarta ir pritarta, taip ir taip nesutariama.“ Jei grupė diskutavo, jums nereikia nieko apie tai pasakyti.
Protokolai yra oficialus įrašas, o tai reiškia, kad jiems gali būti išduotas teismo šaukimas į teismą. Įtraukite tik tai, ko reikia.
Sutikimo darbotvarkės naudojimas, kad susitikimai būtų trumpi
Niekas nemėgsta ilgų posėdžių, tačiau yra keletas būdų, kaip sutrumpinti susirinkimą ir protokolą. Galbūt norėsite sutaupyti valdybos posėdžio laiką sukurdami a sutikimo darbotvarkė. Iš esmės ši darbotvarkė yra klausimų, kuriuos galima greitai išspręsti be diskusijų, sąrašas. Į sąrašą gali būti įtraukti ankstesnio posėdžio protokolai, finansai ir komitetų arba generalinio direktoriaus ataskaitos.
Virtualių įmonių valdybos posėdžių parinktys
Virtualius valdybos posėdžius galite rengti vienu iš kelių skirtingų tipų:
- Telefonu arba garsiakalbiu, su interneto palaikymu arba be jo
- Narių derinys internetu ir asmeniškai
- „Visų funkcijų“ susitikimas su interneto, telefono, garso, vaizdo, teksto ir balsavimo galimybėmis
Keletas svarstymų ir klausimų, į kuriuos reikia atsakyti:
- Kaip nariai gali balsuoti? Ar leisite anonimiškai balsuoti telefonu ar žinute? Kaip tai veiks? Ar pakaks prisijungimo?
- Kaip nariai matys darbotvarkę ir svarbius dokumentus? Ką daryti su dokumento pakeitimais prieš balsuojant? Ar siūlymai turės būti pateikti raštu?
- Ar kas nors padės nariams techniniais klausimais ir trikčių šalinimo klausimais?
- Kaip nuspręsite, kam bus suteiktas žodis diskusijoms?
Galbūt norėsite įtraukti savo sprendimus dėl virtualių valdybos posėdžių į įmonės įstatus. Robertso tvarkos taisyklės turi keletą pavyzdinės elektroninių susitikimų taisyklės kurie gali padėti priimti sprendimus ir įrašyti juos į savo įstatus.
Tvarkykite posėdžio protokolų įrašus
Po visų sunkumų, kuriuos patiriate siekdami išsaugoti geras minutes savo korporacijai, nepamirškite saugoti savo įmonės susitikimų protokolų saugioje ir prieinamoje vietoje. Nustatykite minučių saugojimo įmonės įrašų knygoje arba „debesyje“ slaptažodžiu apsaugotame faile procesą.
Pridėkite advokatą į savo direktorių valdybą
Nesvarbu, ar jūsų korporacija yra privati, valstybinė ar ne pelno siekianti, turėtumėte turėti advokatą, kuris patars, kaip imtis įmonės protokolus ir dalyvauti svarbiuose valdybos posėdžiuose, kad įsitikintumėte, jog jūs ir jūsų valdyba esate apsaugoti.
