Nors smulkiems darbams atlikti gali pakakti paprasto darbų sąrašo projektus aplink namą, kai reikia projektų valdymas, dažniausiai reikia detalesnio veiksmų plano. Vienas iš populiariausių ir praktiškiausių būdų valdyti visų a. užduočių laiką projektą yra naudoti Ganto diagramą.
Kas yra Ganto diagrama?
Ganto diagrama yra diagrama, kurioje rodomos visos skirtingos projekto papildomos užduotys ir kaip jos susijusios viena su kita laikui bėgant.
Ganto diagramoje rodomos visos užduotys, kurias reikia atlikti, kiek laiko turi atlikti kiekviena užduotis užtrukti, terminai, per kuriuos turi būti įvykdytos atskiros užduotys, ir ryšys tarp įvairių užduotys. Tokiu būdu viskas gaunasi atlikta pagal grafiką, ir niekada negaištate laiko laukdami, kol bus atlikta užduotis, kuri jau turėjo būti atlikta.
Kokios yra Ganto diagramos dalys?
Ganto diagramos sudarytos iš devynių komponentų.
-
Datos. Vienas iš pagrindinių Ganto diagramos komponentų, datos leidžia projektų vadovams matyti ne tik kada prasidės ir baigsis visas projektas, bet ir kada bus atlikta kiekviena užduotis. Jie rodomi diagramos viršuje.
- Užduotys. Dideli projektai visada susideda iš daugybės papildomų užduočių. Ganto diagrama padeda projektų vadovams sekti visas projekto papildomas užduotis, todėl niekas nebus pamiršta ar atidėta. Užduotys pateikiamos kairėje pusėje.
- Barai. Išvardijus antrines užduotis, juostelės naudojamos tam, kad būtų rodomas laikas, per kurį kiekviena užduotis turi būti atlikta. Tai padeda užtikrinti, kad kiekviena antrinė užduotis būtų atlikta pagal grafiką, kad visas projektas būtų atliktas laiku.
- Etapai. Gairės yra tos užduotys, kurios yra svarbios projekto užbaigimui ir sėkmei. Skirtingai nuo smulkių detalių, kurias taip pat reikia atlikti, įvykęs etapas suteikia pasitenkinimo jausmą ir judėjimą į priekį. Ganto diagramoje etapai rodomi kaip deimantai (arba kartais kitokia forma) konkrečios užduočių juostos pabaigoje.
- Rodyklės. Nors kai kurias užduotis galima atlikti bet kuriuo metu, kitas reikia atlikti prieš arba po kitos papildomos užduoties pradžios arba pabaigos. Šios priklausomybės pažymėtos mažomis rodyklėmis tarp užduočių juostų Ganto diagramoje.
- Užduočių juostos. Nors daugelį papildomų užduočių galima atlikti gana greitai, bus daug kartų, kai norėsite iš karto pamatyti, kaip vyksta jūsų projektas. Pažanga rodoma užduočių juostoms užtamsinant, kad būtų parodyta kiekvienos jau atliktos užduoties dalis.
- Vertikalios linijos žymeklis. Kitas būdas stebėti projekto eigą – vertikalios linijos žymeklis diagramoje nurodo dabartinę datą. Tai padeda efektyviai valdyti savo laiką, nes iš pirmo žvilgsnio matote, kiek dar liko nuveikti, ir ar ketinate laiku užbaigti projektą.
- Užduoties ID. Šiandieniniame sparčiai besivystančiame verslo pasaulyje greičiausiai vienu metu turite atlikti keletą užduočių. Užduoties ID įtraukimas į Ganto diagramą padeda visiems dalyvaujantiems greitai nustatyti užduotį, apie kurią kalbate.
- Ištekliai. Nors ne kiekvienoje Ganto diagramoje yra su ja dirbsiančių žmonių vardai, jei jūsų projektas bus toks atlieka daug asmenų, vardų ir jiems priskirtų užduočių sąrašas gali būti neįtikėtinai naudinga. Išteklių nustatymas ir priskyrimas kiekvienai užduočiai padeda efektyviai valdyti žmones, įrankius ir įgūdžius, kad kiekvienas projektas būtų užbaigtas laiku.
Projektų valdymo įrankiai ir Ganto diagramos
Kai iš pradžių buvo kuriamos Ganto diagramos, jos buvo rašomos ranka, todėl diagramos keitimas ar atnaujinimas buvo sudėtingas. Laimei, su šiandienine projektų valdymo programine įranga projektų vadovai gali lengvai pridėti, atimti ir keisti užduotis, nereikės ranka koreguoti visos diagramos.
Yra daug populiarių projektų valdymo įrankių ir programinės įrangos, kuri naudoja Ganto diagramas arba užduočių struktūras. Jie gali būti naudojami jūsų verslo, asmeniniams ir karjeros poreikiams tenkinti.
Valdydami projektą turite užtikrinti, kad visos atskiros užduotys būtų atliktos laiku ir efektyviai. Ganto diagrama padės jums tai padaryti.
