Valdymas gali būti vienas iš sausesnių projektų valdymo dalykų, bet taip pat vienas iš svarbiausių. Tai yra būdas, kuriuo vyresnioji vadovybė žino, kad jų komandos dirba gerai, ir patikina, kad projektas vystosi taip, kaip turėtų. Jame taip pat pateikiami patikrinimai ir balansai, būtini, kad vadovai žinotų, jog pinigai išleidžiami tinkamais ir verslo atvejui pritaikytais būdais.
Galiausiai projekto rėmėjas yra atsakingas už tai, kad būtų užtikrintas tinkamas valdymas, tačiau projektų vadovai taip pat gali imtis aktyvaus vaidmens. Nepriklausomai nuo jūsų vaidmens, tai padeda suprasti projekto valdymą ir tai, kaip jis padeda komandoms pasiekti savo tikslus.
Projekto valdymo apibrėžimas
„Valdymas“, kalbant apie projektų valdymo terminus, reiškia politiką, procesus, standartus, procedūras ir gaires, kurios nustato, kaip jūsų organizacija vadovauja, vykdo ir kontroliuoja projektus. Tai yra pagrindas, kuriame projektas vyksta. Tai apima finansinius projekto aspektus, taip pat logistiką, personalą ir su projektu susijusias medžiagas.
Valdymas gali būti platus ir „sunkus“ su daug biurokratijos arba „lengvas“ su minimalia priežiūra. Vadovai turėtų siekti tinkamo savo aplinkos ir kultūros valdymo lygio. Užtikrinti, kad jūsų valdymo politika atitiktų projekto tikslą, yra pagrindinis veiksnys siekiant užtikrinti, kad ji būtų veiksminga.
Valdymas prasideda nuo viršaus. Didelėse įmonėse tai turėtų apimti įmonės valdybos įsipareigojimą laikytis projekto valdymo gairių. Požiūris ir standartai, kurių tikisi valdybos nariai, pasireikš projektų valdyboms, projektų vadovams ir komandoms.
Kodėl projekto valdymas yra svarbus
Jūsų projekto rėmėjas ir kitos pagrindinės suinteresuotosios šalys nori žinoti, kad projekto biudžetą išleidžiate tinkamai. Jie nori matyti, kad jūs veiksmingai stebite savo projekto eigą ir, jei reikia, valdote projekto riziką, tačiau gero projekto valdymo pagrindas yra daugiau nei tai.
Valdymas nėra tik vidinė problema. Valdymo reikalauja klientai, ypač viešajame sektoriuje. Vyriausybės ir reguliavimo institucijos tam tikriems projektams prašo (o kai kuriais atvejais ir įgyvendina) tam tikrus standartus. Daugelis įmonių turi laikytis išorės teisės aktų, pvz., Sarbaneso-Oxley įstatymo, kuris buvo priimtas. 2002 m. reikalauti, kad įmonės imtųsi tam tikrų veiksmų, užtikrinančių tikslų auditą, atskaitomybę ir skaidrumas. Tvirtas projektų valdymas yra tik vienas nedidelis būdas įrodyti, kad jūsų įmonė veikia efektyviai ir laikantis nurodytų jūsų pramonės gairių ir taisyklių.
Projekto valdymas taip pat padeda:
- Pagerinkite investicijų grąžą ir efektyviai stebėkite šias investicijas
- Įsigykite projektus
- Venkite bendrų projekto nesėkmių priežasčių, sukurdami daugiau galimybių jas atpažinti proceso pradžioje
- Bendraukite efektyviau
- Įdiekite standartizavimą visuose projektuose, kad būtų lengviau palyginti našumą
- Sumažinti riziką
- Ugdykite ir motyvuokite darbuotojus struktūrizuotoje aplinkoje
Kaip atrodo projekto valdymas
Taigi, kaip atrodo geras projekto valdymas? Kai projektas bus tinkamai valdomas, atpažinsite tam tikras veiklas ir savybes.
Yra disciplinuotas projekto valdymo gyvavimo ciklas kuri apima apibrėžtus patvirtinimo punktus. Tai taškai, kuriuose aptariamas projekto gyvybingumas ir priimamas sprendimas, tęsti darbus ar ne.
Projektai turi aiškų verslo pagrindą, o verslo atvejai turi pakankamai informacijos, kad valdymo komandos galėtų priimti teisingus sprendimus. Tie sprendimai yra tinkamai dokumentuojami ir apie juos pranešama.
Žmonės, dirbantys su projektais, turi apibrėžtus vaidmenis ir pareigas. Projekto komandą sudarantys asmenys yra patyrę ir kvalifikuoti eiti atitinkamas pareigas. Procesai ir procedūros turėtų leisti projekto komandoms peržiūrėti savo projektą ir, jei reikia, paprašyti nepriklausomos paramos.
Čia yra nuolatinio mokymosi kultūra kuri leidžia projekto komandoms nuolat tobulėti ir aptarti išmoktas pamokas be priekaištų.
Suinteresuotosios šalys yra įtrauktos ir pasitiki procesu. Projekto valdymas yra susietas su valdymo struktūromis organizacijoje apskritai. Pagrindinis projektų valdymo tikslas – užtikrinti, kad projektai būtų vykdomi tinkamai, o tai yra iš esmės susietas su finansų valdymu įmonės lygmeniu, įmonės rizikos valdymu ir kt.
Projekto valdymas turėtų sklandžiai įsilieti į jūsų dabartinius organizacinius procesus. Kitaip tariant, nekurkite visiškai naujo finansų valdymo proceso, kai jau turite tokį, kuris veikia kitose srityse! Naudokite tai, kas šiuo metu yra, ir pakoreguokite įmonės procesus, kad jie būtų tinkami naudoti projekto aplinkoje.
5 projektų valdymo sritys
Kai pradėsite tai nagrinėti, suprasite, kad projektų valdymas apima visus projekto valdymo elementus. Tačiau yra keletas svarbiausių sričių, kuriose valdymas yra ypač svarbus.
- Metodikos ir procesai: jie padeda atlikti darbą patikimai ir tvariai.
- Žinių valdymas: tai labai svarbu siekiant užtikrinti, kad organizacija mokytųsi iš projekto patirties. Žinių valdymas yra būtinas, jei norite nustoti daryti tas pačias klaidas kelis kartus.
- Projektų valdymo branda: kai organizacinis projektų valdymas bręsta per patirtį, taip bus ir jūsų gebėjimas sėkmingai dirbti.
- Vyresniojo lygio įpirkimas: įsipareigojimas projektų valdymui prasideda nuo viršaus. Jei gausite vadovybės palaikymą, tai pasisuks visuose verslo lygmenyse ir požiūris į valdymą bus tvaresnis.
- Palaikanti kultūra: paramos, o ne kaltinimo kultūra užtikrins, kad projektų vadovai turės tinkamą aplinką klestėti. Pagalbinė kultūra, kuriai vadovauja projektų valdymo biuras arba projekto direktorius, padės projektų vadovams pasiekti savo ir projekto tikslus.
Ką daryti, jei nėra įmonės standarto
Daugelis projektų vadovų mažesnėse organizacijose vykdo projektus palankioje aplinkoje ir kur projektų valdymo koncepcija yra įtraukta, tačiau trūksta formalių organizacinių struktūrų, iš kurių būtų galima maitintis išjungti.
Esant tokiai situacijai, kuri nėra būdinga tik mažoms organizacijoms, savo projekto valdymo modelį kursite nuo nulio. Jei nėra projekto valdymo metodo, kurį galėtumėte nuimti iš lentynos ir pritaikyti savo projektui, turėsite sukurti savo.
Tai nėra taip sunku, kaip gali pasirodyti. Pradėkite nuo pagrindų nustatymo:
- Sukurkite dokumentą „Vaidmenys ir pareigos“.
- Įsitikinkite, kad turite projekto rėmėją.
- Įsitikinkite, kad turite projekto valdybą arba valdymo grupę ir organizuokite reguliarius susitikimus, kurių protokolus skiriate ir skirstote.
- Nustatykite rizikos valdymo procesą.
- Nustatykite pokyčių valdymo procesą.
- Į savo projekto tvarkaraštį įtraukite taškus, kuriuose patikrinate projekto gyvybingumą pirminiai verslo atvejo tikslai (kiekvieno etapo pabaiga yra natūralus taškas, kurį reikia nustatyti čekius).
