Projekto chartija oficialiai apibūdina projektą organizacijoje. Ji apima tai, ko bus pasiekta įgyvendinant projektą, taip pat dalyvaujančius žmones, gaires, biudžetą ir galimą riziką. Daugelis organizacijų mano, kad šis dokumentas yra esminė projekto planavimo dalis, nors tai nėra tas pats, kas ir projekto planas, nes jame nesigilina į atskirų užduočių detales projektą.
Veiksminga projekto chartija gali atlikti šiuos veiksmus:
- Nurodykite projekto apimtį ir tikslus
- Užtikrinkite, kad projekto rėmėjai ir visos suinteresuotosios šalys būtų suderintos su projektu
- Būkite aiški, viena nuoroda visiems, dalyvaujantiems projekte
- Padėkite projekto rėmėjams gauti suinteresuotųjų šalių pritarimą, kai vis dar reikia įpirkos
Projekto chartijos gali skirtis priklausomai nuo projekto tipo ir organizacijos, tačiau pagrindiniai elementai paprastai apima projekto pagrindą, suinteresuotąsias šalis, biudžetą, riziką, etapus,
Projekto fonas
Pirmajame projekto chartijos skyriuje bus pateikta pagrindinė informacija, tokia kaip projekto pavadinimas, projekto rėmėjai ir vadovas bei dokumento parengimo data.
Šiame skyriuje taip pat bus paaiškintas projekto tikslas. Galite nurodyti verslo atvejį ar sutartį, kuri skatina projektą, arba tiesiog paaiškinti, kodėl tai svarbu organizacijai. Turėtų būti paaiškinta, kodėl šis projektas buvo pradėtas: ar tai išsprendžia verslo problemą? Ar tai sprendžia naują tendenciją? Ar tai palaiko bendrą įmonės strateginę kryptį?
Suinteresuotosios šalys
Taip bus nurodyti projekte dalyvaujantys žmonės ir skyriai. Tai nepateks į kiekvienos projekto užduoties smulkmenas, o pripažins bendrus vaidmenis ir dalyvavimą. Pavyzdžiui, galite nurodyti pagrindinius projekto rėmėjus, vadovaujančius projektų vadovus, komandos narius, bet kokius darbuotojus ar partnerius ir klientus, jei taikoma. Didesniuose projektuose gali būti nenurodytas kiekvienas dalyvaujantis asmuo, bet gali būti nurodyta, kad departamentas vadovauja tam tikram projekto aspektui.
Tikslai
Čia jūs atsakote į klausimą: „Kaip mes žinosime, kai baigsime? Tai apima tai, ko tikitės iš projekto, ir kaip sužinosite, ar pavyko. Pavyzdžiui, projekte, kuriuo siekiama paleisti laiko registravimo sistemą visuose skyriuose, tikslas galėtų būti: „Visos komandos iki metų pabaigos naudosis darbo laiko apskaitos žiniaraščio sistema“.
Taip pat užsirašykite, kas bus atsakingas už sutikimą, kad pasiekėte šį tikslą. Taip išvengiama problemų pasibaigus projektui, kai staiga niekas nėra pasirengęs pasirašyti darbo kaip užbaigto.
Biudžetas
Šiuo metu galbūt neturite visos informacijos apie projekto užduotis, todėl negalite pateikti išsamios ir išsamios informacijos projekto biudžetas kartu. Tačiau galite užsirašyti bet kokius biudžeto apribojimus arba aukšto lygio numatomų išlaidų įvertinimą.
Rizikos
Visi projektai turi riziką. Ši projekto chartijos dalis sudaro pirmąją projekto rizikos žurnalo versiją. Dokumentuokite visas rizikas, apie kurias šiuo metu žinote, kad valdymo komanda galėtų pamatyti, kas gali turėti įtakos tolesniam projektui.
Etapai
Jei žinote aukšto lygio etapus, įtraukite juos į šio skyriaus projekto chartiją. Turėtumėte įtraukti bent numatomas projekto pradžios ir pabaigos datas. Taip pat turėtumėte nurodyti galutinio termino datas arba viską, kas nurodyta sutartyse, su kuriomis dirbate. Šiuos etapus galite perkelti į savo Ganto diagramos vėliau, kai ateisite sudaryti išsamesnio projekto plano.
Projekto vadovo įgaliojimų lygiai
Jei tai nėra aišku ir dokumentuota kur nors kitur, verta į chartiją įtraukti skyrių apie tai, ką projekto vadovas gali padaryti negaudamas tolesnio vyresnio asmens sutikimo. Paprastai tai susiję su tolerancijos lygiais, kurie buvo nustatyti biudžete ir terminuose, ir kokie būtų išreikšti taip: „Projekto vadovas turi 10 % biudžeto toleranciją ir 5 % toleranciją tvarkaraštį. Bet koks nukrypimas virš šių patvirtintų ribų turi būti pasirašytas projekto rėmėjo.
Galite išplėsti šią skiltį, kad nurodytumėte, kokias galias projekto vadovas turi samdyti ir atleisti darbuotojus iš projekto komandos.
Projekto chartijos patvirtinimas
Paskutinė projekto chartijos dalis yra patvirtinimų skyrius. The projekto vadovas ir projekto rėmėjas (arba asmuo, kuris pradėjo darbą, jei dar nepaskirtas ilgesnio laikotarpio rėmėjas) turėtų pasirašyti dokumentą ir nurodyti datą. Šiandien tai greičiausiai bus el. paštu, todėl projekto failuose pasilikite el. pašto leidimo kopiją, jei prireiktų ją peržiūrėti.
