Vyriausybinės organizacijos imasi projektų, kai reikia pakeisti kai kuriuos žmonių darbo aspektus. Pagal Projektų valdymo institutas, projektas yra „laikina grupės veikla, skirta sukurti unikalų produktą, paslaugą ar rezultatą“. Kai projektas keičia, kaip an Organizacija vykdo verslą, galutiniai projekto produktai yra įtraukiami į kasdienį darbą ir taip pagerina organizacijos darbą amžinumas.
Galbūt tai skamba lengvai, bet taip nėra. Pokyčiai yra sunkūs, o projektai gali labai lengvai pabėgti nuo bėgių. Kiekviena diena susiduria su iššūkiais, kurie kelia grėsmę projekto eigai ir galiausiai sėkmei. Norint įveikti šį pavojų, projektams reikia tam tikrų gyvybiškai svarbių elementų. Turint šiuos elementus, projektas turi didelę sėkmės tikimybę.
Įsipareigojęs projekto rėmėjas
Projekto rėmėjas yra aukšto lygio asmuo organizacijoje, kuriam priklauso projektas. Įsipareigojęs projekto rėmėjas tikisi, kad projektas bus sėkmingas, ir daro viską, ką gali, kad sėkmė pasisektų.
Projekto rėmėjas turi keturias pagrindines su projektu susijusias pareigas. Pirma, rėmėjas palaiko projektą. Jis arba ji džiaugiasi projekto komanda viešai ir privačiai. Antra, rėmėjas remia
Rėmėjas yra informuotas nuolat bendraudamas su projekto vadovu. Jie abu dirba kartu, kad nustatytų, kada rėmėjui reikia įsikišti, ir ryžtingiau vykdyti rėmėjo pareigas remiant projekto vadovą. Pavyzdžiui, projekto vadovui gali kilti problemų gaudamas informaciją iš organizacijos finansų skyriaus. Projekto rėmėjas gali kreiptis į vyriausiąjį finansų pareigūną dėl situacijos ir paprašyti, kad užduotis gauti informaciją būtų teikiama pirmenybė prieš konkuruojančias užduotis.
Aiškūs tikslai ir taikymo sritis
Prieš atlikdamas ar net planuodamas darbą su projektu, projekto rėmėjas turi aiškiai išdėstyti projekto tikslus ir apimtį. Tikslai yra dideli dalykai, kuriuos projektas turi pasiekti. Paimkite, pavyzdžiui, programinės įrangos tobulinimo projektą. Žmogiškųjų išteklių skyrius darbo užmokesčio apskaičiavimui valdyti naudoja gerai žinomą pritaikomą verslo programinę įrangą. Organizacija nori pridėti mokymosi valdymo modulį. Projekto tikslai – pritaikyti mokymosi valdymo programinę įrangą prie organizacijos verslo poreikių ir integruoti su esama darbo užmokesčio sistema.
Apimtis apibrėžia projekto parametrus. Tęsiant programinės įrangos projekto pavyzdį; šio projekto apimtis apsiriboja mokymosi valdymo sistemos įdiegimu ir integravimu su darbo užmokesčio sistema. Daug kartų naudinga nustatyti dalykus, kurie nepatenka į taikymo sritį, kad suprastume, kas yra apimtyje. Šiam projektui kitų modulių pridėti negalima. Buhalterija negali ateiti pas projekto vadovą ir paprašyti atsiskaitymo, gautinų ar mokėtinų sumų modulių.
Apibrėžus projektą galima pridėti modulį apimties šliaužimas. Geri projekto rėmėjai ir projektų vadovai saugo nuo apimties šliaužimo ir labai nenori pridėti apimties projekto viduryje. Padidinus projekto apimtį, projektui reikia daugiau išteklių, tokių kaip laikas ir pinigai. Be to, dirbant su papildoma apimtimi, kyla pavojus darbo produktų kokybei.
Geras projektų vadovas
Projekto vadovas planuoja darbą ir organizuoja išteklius projektui įgyvendinti. Šis asmuo yra ryšys tarp projekto rėmėjo, kuris nustato viziją, ir projekto komandos, kuri ją įgyvendina. Prireikus ir laiku įtraukia projekto vadovas suinteresuotosios šalys pasiūlyti įnašą.
Projektų vadovai paprastai turi šias savybes, kurios padeda jiems tęsti projektą:
- Projektų vadovai yra planuotojai. Jie galvoja apie darbų seką ir žino, kas turi nutikti komandai atlikus užduotį. Jie kuria gerus planus, bet taip pat žino, kada būti lankstiems ir nukrypti nuo plano.
- Projektų vadovai yra patikimi. Kadangi jų sėkmė priklauso nuo kitų darbo, projektų vadovai turi pasitikėti savo gerais ketinimais ir kompetencija. Pasitikėjimas yra ypač svarbus santykiams tarp projekto vadovo ir projekto rėmėjo.
- Projektų vadovai dažniausiai būna ekstravertas nes didžioji jų darbo dalis yra susijusi su bendravimu.
Jie laiko žmones atsakingais už savo įsipareigojimus. Štai pavyzdys. Projekto komandos nario vadovas projekto vadovui pasakė, kad komandos narys projektui gali skirti keturias valandas per savaitę. Šis komandos narys praleido du savaitinius susitikimus iš eilės ir nepadarė pažangos vykdydamas jam priskirtas užduotis darbo suskirstymo struktūroje. Po pirmojo praleisto susitikimo projekto vadovas susitiko su komandos nariu aptarti neatvykimo ir praleistų terminų. Komandos narys teigė turįs svarbesnių prioritetų. Projekto vadovas įtarė, kad tai netiesa, todėl po antrojo praleisto susitikimo projekto vadovas susitiko su komandos nario vadovu. Vadovė projekto vadovei pasakė, kad pasirūpins, kad komandos nario elgesys pasikeistų.
Įsitraukusios suinteresuotosios šalys
Projekto suinteresuotosios šalys yra žmonės, kurie yra suinteresuoti projekto sėkme, bet nėra projekto komandos nariai. Jie negalvoja apie projektą kasdien, kaip projekto vadovas ar projekto komandos nariai tai padaryti, bet jie nori stebėti svarbius sprendimus ir bendrą pažangą siekiant projekto tikslus.
Suinteresuotosios šalys turi savo motyvaciją neatsilikti nuo projekto veiklos, tačiau tai yra projektas vadovo pareiga įtraukti juos į grupę taip, kad būtų skatinamas darbas siekiant projekto tikslus. Daugeliu atvejų tai yra susiję su subtilia pusiausvyra tarp per didelio įvesties ir per mažai įvesties. Suinteresuotosios šalys negali pasverti kiekvieno sprendimo. Tai užblokuotų projektą ir kiekvienas sprendimas taptų kova. Ir atvirkščiai, suinteresuotosios šalys negali būti išstumtos, nes beveik kiekvieno projekto svarbus aspektas tenkina suinteresuotąsias šalis.
Atsidavę projekto komandos nariai
Projekto komandos nariai atlieka projekto darbą. Daug kartų projekto komandos nariai yra paskiriami projektui be įprastų pareigų, o tai reiškia, kad nesumažėja kitų darbų, kad būtų kompensuojamas papildomas projekto darbas. Projektų vadovai gali padėti komandos nariams derėtis su savo vadovais šiuo klausimu, tačiau projekto vadovas nekontroliuoja projekto komandos narių įsipareigojimų už projekto ribų.
Komandos narių atsidavimas projektui yra labai vertingas. Be atsidavimo terminai slysta, o darbo produktai nėra kokybiški. Atsidavusios komandos nariai yra motyvuoti įgyvendinti projekto tikslus laiku, neviršijant biudžeto ir kokybiškai.
