Visų rūšių lėšų rinkimo renginiai – nuo juodųjų kaklaraiščių iškilmių iki prakaituojančių maratonų iki audringų aukcionų – daugelį dešimtmečių buvo svarbi daugelio labdaros organizacijų lėšų rinkimo dalis.
Kodėl ši lėšų rinkimo forma buvo tokia populiari? Kai kurioms labdaros organizacijoms specialūs renginiai atneša gana daug pinigų. Kitiems lėšų rinkimo renginiais siekiama tokių tikslų kaip santykių kūrimas, naujų rėmėjų pritraukimas arba daugiau viešumo savo bendruomenėse.
Nors 2020 m. lėšų rinkimo renginiai visame pasaulyje buvo atidėti arba atšaukti, daugelis labdaros organizacijų sužinojo kaip juos išlaikyti, pereinant prie virtualių renginių arba išrandant naujus renginių tipus, tinkančius skaitmeniniam pasaulis. Šie renginiai apėmė virtualius koncertus, virtualius žaidimus ir net virtualią atletiką.
Tačiau ypatingi renginiai reikalauja daug planavimo ir, ko gero, svarbiausia, reikia vengti dažnų klaidų, pavyzdžiui, renginiui išleisti daugiau, nei jis atneša, manyti, kad įvykis gali būti greitai baigtas, ir prastas Sekti. Štai keletas klaidų, kurių reikia vengti.
Renginių planavimo klaidų, kurių reikia vengti
Per ilgai laukiama, kol pradėsite planuoti
Nesunku manyti, kad galime surengti renginį paskutinę minutę, tačiau tai gali būti brangi klaida. Kuo didesnis renginys, tuo daugiau laiko turėtumėte skirti planavimui.
Pirmiausia nustatykite savo lėšų rinkimo tikslus. Jei siekiate surinkti tūkstančius dolerių, pasiruošimui turėsite skirti mėnesius.
Neturi tikslo? Prieš eidami toliau, nustatykite vieną. Ar jūsų tikslas surinkti daug pinigų, ar santykių kūrimas, ar tai viešumas? Jūsų tikslas gali apimti visus šiuos dalykus, tačiau nuspręskite, kuriam bus teikiama pirmenybė, tada atitinkamai planuokite.
Jūsų piniginis tikslas ir tikslas nulems, kiek anksčiau turėtumėte pradėti planuoti, ypač jei tai naujas įvykis. Pavyzdžiui, tylus aukcionas ar iškilmingas renginys gali užtrukti daug laiko planuoti ir parengti strategiją.Neon, renginių programinės įrangos tiekėjas, siūlo leisti planuoti du mėnesius kiekvienam 100 svečių.
Atletiškam renginiui, pavyzdžiui, bėgimui, iš pradžių gali prireikti metų ar daugiau vien dėl to, kad tokiame bėgime yra daug judančių dalių. renginį, pradedant registracija internetu, surengiant tarpusavio lėšų rinkimo kampaniją ir baigiant pelningų rėmėjų įvykis.
Žinoma, mažesni renginiai gali būti surengti gana greitai, priklausomai nuo jūsų tikslo ir siekiamo dalyvių skaičiaus.
Tačiau žiūrėkite į ypatingą įvykį realistiškai. Tikėtina, kad tai užtruks ilgiau, nei jūs iš pradžių manote, ypač jei tai visiškai naujas įvykis. Pasikartojantys įvykiai natūraliai užtrunka mažiau laiko. Tačiau 6–12 mėnesių yra idealus laikotarpis planuoti pirmąjį.
Nerealaus biudžeto sudarymas
Su biudžetu reikia atsižvelgti į du dalykus: ar renginys uždirbs pinigų, ar išleis pinigus. Jei jūsų renginys nedidelis, o jūsų tikslas – santykių kūrimas, gali būti gerai, kad neuždirbsite pinigų. Tačiau didelio renginio suplanavimas nesulaužant skaičių gali būti klaida.
Apsvarstykite savo renginio investicijų grąžą (IG). Jei jūsų tikslas yra surinkti daugiau nei išleidžiate, įsitikinkite, kad galite tai pasiekti. Kurdami renginio biudžetą, įtraukite visus aspektus nuo vietos išlaidų iki pramogų iki laiko, kurį jūsų darbuotojai skirs tam.
Taip pat pagalvokite, ar turite savanorišką galią renginiui užbaigti. Šios išlaidos turėtų būti kiek įmanoma labiau įvertintos ir įtrauktos į jūsų biudžetą.
Prieš kartodami įvykį, atidžiai pažvelkite į ankstesnį jo pasirodymą ir ar jis ir toliau bus pelningas. Pažiūrėkite į renginio duomenis per kelerius metus, kad nustatytumėte, ar aukų sumažėjo ir ar sunkiau rasti savanorių.
Nustatykite, ar iš įvykio gautos pajamos neatsilieka nuo infliacijos. Ar aukos didėja ar mažėja? Nebijokite nutraukti lėšų rinkimo renginio, jei jis pradės siautėti. Kartais nauja idėja sukuria naujos energijos ir susidomėjimo.
Nesirenkama temos
Tema yra tiesiog vienijanti idėja. Tai sujungia visas jūsų pastangas po vienu skėčiu. Temos gali būti linksmos, įkvepiančios arba nukreiptos į tikslą. Galvodami apie temą išmeskite platų tinklą. Stenkitės peržengti akivaizdžius dalykus, pavyzdžiui, „Kazino naktis“ ar „Šok su žvaigždėmis“.
Apsvarstykite visas savo temos dizaino galimybes. Ar tai puikiai tiks rinkodarai ir reklamai? Kaip tai atrodys jūsų spausdinamoje programoje, iškabose, kurias kuriate pranešimuose spaudai ir kitoje reklamoje?
Geriausios temos yra ir įdomios, ir verčiančios susimąstyti. Atminkite, kad pasirinkta tema dalyviams siunčia pasąmoningą žinutę, todėl rinkitės išmintingai.
Štai keletas faktinių temų, kurios sužadins jūsų vaizduotę:
- Ateities demaskavimas: Šventojo Pranciškaus fondo 26-asis kasmetinis „Hob Nob Gala“ lėšų rinkimas surinko daugiau nei 300 000 USD, kurie buvo skirti bendruomenės dotacijų programai ir kitoms ligoninės paslaugoms. Tai buvo virtualus renginys, kuriame dalyvavo aukcionas ir profesionalios pramogos.
- Nueikite mylią jos batais: Šis novatoriškas „walk-a-thon“ pakvietė vyrus nueiti mylią su moteriškais aukštakulniais batais, kad surinktų lėšų kovai su prievarta šeimoje. Renginys vyko visoje šalyje, jame dalyvavo daug mažų vietinių organizacijų.
- Badaukite vampyrą. Paaukoti kraujo: Tai buvo kraujo varymo renginys, kurį prieš keletą metų pradėjo Amerikos Raudonasis kryžius, tačiau mokyklos, universitetai ir net įmonės vis dar naudoja idėją ir temą per Heloviną.
Silpnas rėmimo prašymas
Ne visi lėšų rinkimo renginiai turi rėmėjų, tačiau dažniausiai būna didesni. Rėmimas ypač svarbus dideliems sporto renginiams, tačiau jis taip pat gali būti tinkamas iškilmėms, muziejų parodoms, kelių valstybių renginiams ar lėšų rinkimo akcijai. Rėmėjai gali padėti viešinti, finansuoti renginio vietą ir teikti sudėtingą techninę pagalbą.
Rėmimas yra partnerystė. Remdamos ne pelno siekiančius renginius, įmonės gauna didžiulį prestižą. Remiantis „The Edelman Trust Barometer 2020“, šiuolaikiniame pasaulyje vartotojai įmonių etiką iškelia aukščiau už kompetenciją.Labdaros organizacijos turėtų pasinaudoti šiuo poreikiu, kad įmonės parodytų, kokios jos yra socialiai atsakingos.
Norėdami rasti rėmėjų, galite atlikti kelis veiksmus, kurie aprašyti toliau:
- Patikrinkite, kokius ryšius jau galite turėti su įmonėmis. Apsvarstykite jau naudojamas įmones, pvz., pardavėjus. Paklauskite savo valdybos narių, kokius ryšius jie turi. Apsižvalgykite, kokias asociacijas galite turėti, pavyzdžiui, Prekybos rūmus ar verslo klubus, tokius kaip Rotary klubas ar Kiwanis.
- Sudarykite netoliese esančių įmonių, kurios gali susidomėti jūsų renginiu, sąrašą. Tai gali būti tik vietinės įmonės arba nacionalinių įmonių filialai. Susisiekite su šiomis įmonėmis per jų rinkodaros ar filantropinius biurus.
- Suradę kontaktą įmonėje, ištirkite jos tikslus, auditorijas ir rinkodaros planus. Ar atitinka jūsų misiją, auditoriją, veiklą?
- Suradę verslą, kurio tikslai ir auditorija atitinka jūsų poreikius, paruoškite rėmimo pasiūlymą. Pagalvokite apie partnerystę verslo požiūriu ir modeliuokite savo pasiūlymą pagal to verslo interesus.
Nesegmentuoja duomenų bazės
Galbūt esate įpratę naudoti perspektyvų tyrimą savo pagrindinėse lėšų rinkimo kampanijose, tačiau tai taip pat tinka lėšų rinkimo renginiams, ypač jei įvykis yra labai svarbus.
Ištirkite savo dalyvių sąrašą arba kvietimų sąrašą, kad sužinotumėte, kas gali padovanoti didesnę dovaną prieš renginį ar po jo. Jei nuolat tyrinėsite perspektyvas, tai nebus problema. Jei ne, pradėkite dabar įvertindami savo aukotojų grynąją vertę ir jų dalyvavimą jūsų labdaros organizacijoje.
Jūsų darbuotojai gali atlikti perspektyvų tyrimą arba galite samdyti potencialių klientų tyrimų konsultantą ar įmonę. Atminkite, kad grynoji vertė yra tik dalis to, dėl ko donoras dovanoja. Jų ankstesni ryšiai su jūsų reikalu ir įsipareigojimai tikriausiai yra svarbesni.
Tai, ką rasite, gali padėti sukurti išmintingesnę sėdėjimo lentelę arba turėti įtakos tam, kaip susisieksite su tam tikrais dalyviais. Jūsų valdybos narys gali ne tik išsiųsti kvietimą, bet ir paskambinti telefonu, kad paskatintų jį dalyvauti.
Klaidos, kurių reikia vengti renginio metu
Kad renginys būtų per ilgas
Dar viena klaida, kurią daugelis ne pelno organizacijų daro rengdami lėšų rinkimo renginį, kad renginiai truktų ilgiau nei būtina.
Geriau išsiųsti svečius namo šiek tiek anksčiau, nei paprašyti jų susėsti per ilgą programą ar užsiėmimų rinkinį.
Lėšų rinkimo renginio dalyviai nenori būti amžinai laikomi nelaisvėje. Jie turi gyvenimą, vaikus ir darbus, ir jie nenori praleisti šešių valandų jūsų renginyje, kad ir koks nuostabus jis būtų.
Vienas iš būdų suvaldyti įvykį yra pasiimti užuominą iš teatro. Apsvarstykite galimybę sukurti viso reikalo scenarijų. Jei turite pranešėjų, pasakykite jiems, kiek laiko jie turi, ir netgi pasiūlykite jiems parašyti keletą pastabų.
Surašykite kiekvieną įvykio detalę nuo segmento pradžios iki jo pabaigos. Pateikite scenarijų kiekvienam renginyje dirbančiam darbuotojui ir kiekvienam savanoriui. Pabrėžkite, kaip svarbu kuo tiksliau laikytis laiko tarpo.
Lėšų rinkimo renginiai bus trumpi, mieli ir konkretūs. Visada norisi palikti svečius, norinčius daugiau.
Nepavyko paprašyti dalyvių aukos
Jei niekada neprašote savo rėmėjų paaukoti ir niekada nesate konkretūs apie savo poreikius, kaip galite tikėtis, kad jie jums padės?
Geriausias būdas ištaisyti šį neatitikimą – iškart įsitraukti. Papasakokite savo dalyviams apie savo aukštus tikslus ir siekius. Leiskite jiems dalyvauti planuojant būsimas iniciatyvas.
Tikėtina, kad jiems bus įdomu, kokius projektus planuojate įgyvendinti. Be to, jie nori žinoti, kaip gali padėti, ir įsitraukti į jūsų atliekamo gero darbo pirmame aukšte.
Paprašykite aukotojų pagalbos. Pasakykite jiems, kad jų aukos yra svarbios ir kad kiekvienas doleris yra svarbus siekiant jūsų ne pelno siekiančios organizacijos svajonių.
Iš pradžių gali atrodyti nenatūralu prašyti pinigų, bet jūsų aukotojai verčiau žinos tiesą, nei liktų nesuvokę, kaip jie gali padėti jūsų reikalui.
Tiesiogiai klauskite savo renginio dalyvių. Galbūt nustebsite, kokie teigiami jų atsakymai.
Koordinuojama ne visose platformose
Viskas, kas renkama lėšas, dabar yra kelių kanalų, net ir asmeniniai renginiai. Galite parduoti bilietus internetu, vykdyti aukcioną internetu, turėti galimybę duoti internetu renginio metu arba valdyti sudėtingą lėšų rinkimo iš tarpusavio lėšų sistemą.
Jūsų organizacija gali tvarkyti nedidelį įvykį su keliais skaitmeniniais komponentais, tačiau didesniam įvykiui gali prireikti išorės pagalbos.
Daugelis ne pelno organizacijų naudojasi renginių planavimo paslaugomis, kad padėtų rengti ir parduoti savo renginius, ypač kai yra daug judančių dalių. Šioje erdvėje veikia daug paslaugų.
Keletas įmonių, į kurias verta atkreipti dėmesį, yra „Dirigo Design and Development“ ir „Sir Isaac“. platformos gali padėti su bet kokio ypatingo lėšų rinkimo renginio skaitmeniniais komponentais, pvz., CauseVox, Classy ir Eventbrite.
Klaidos po įvykio, kurių reikia vengti
Ne iš karto padėkoti savo aukotojams
Viena didžiausių klaidų, kurią daro daugelis lėšų rinkėjų, yra nepadėkojimas renginio dalyviams ir aukotojams. Arba, jei taip, jie gali netinkamai padėkoti savo aukotojams. Pavyzdžiui, jei donoras duoda 10 USD po lėšų rinkimo renginio, visiškai priimtina išsiųsti jam padėkos el. laišką.
Tačiau jei pagrindinis aukotojas skiria jūsų ne pelno siekiančiajai organizacijai 5000 USD, el. pašto nepakanka. Tinkamai apgalvotas padėkos laiškas. Be to, geriausia būtų oficialus valdybos nario skambutis, patvirtinantis jų dosnų indėlį.
Norint suteikti geriausią įmanomą priežiūros patirtį, svarbu kiekvieną savo donorą vertinti kaip asmenį. Taip pat svarbu pripažinti, kad donorų pripažinimas skatina juos sugrįžti į jūsų organizaciją. Tyrimo metu „Donor Voice“ nustatė, kad greitai ir veiksmingai padėkoti donorui buvo vienas iš septynių pagrindinių donoro įsipareigojimo veiksnių.
Geriausia padėkos renginio dalyviams praktika yra išsiųsti padėkas per pirmąsias 48 valandas po lėšų rinkimo.
Praktiškai tai reiškia, kad tikriausiai pirmiausia turėtumėte išsiųsti bendrą padėką el. paštu, o tada pereiti prie labiau suasmenintų būdų, pavyzdžiui, skambinti telefonu ir išsiųsti padėkos laiškus.
Būtinai anksti, dažnai ir tokiu būdu, kuris tinka jų dalyvavimui jūsų organizacijoje, padėkokite savo aukotojams.
Neprašo atsiliepimų
Atsiliepimų prašymas yra tik patikima santykių su klientais skatinimo dalis. Apklausas gauname iš visur, kur apsiperkame ar užsiimame verslu, arba net tada, kai prašome pagalbos dėl paslaugos internete. Taigi nė vienas iš jūsų renginio dalyvių neprieštaraus, kad iš jūsų gautų apklausą, kurioje būtų klausiama, kaip jiems patiko renginys ir ar jie turi kokių nors pasiūlymų, kaip kitą kartą jį patobulinti.
Apklausa el. paštu yra geriausias pasirinkimas. Tikėtina, kad net jūsų vyresni dalyviai galės dalyvauti. Yra apklausų programų, kurios veikia gerai, jos yra paprastos ir nebrangios. „SurveyMonkey“ yra geriausiai žinomas. Bet jei savo veiklai naudosite renginių tiekėją, greičiausiai bus įmontuota apklausų sistema. Bet kuriuo atveju atsakymus sudaryti lentelėse ir suprasti turėtų būti lengva.
Išsiųskite apklausą greitai, jei įmanoma, per 24 valandas ir apsvarstykite galimybę paskatinti ją užpildyti. Sutrumpinkite apklausą. Eventbrite siūlo ne daugiau kaip 10 klausimų su atsakymų variantais.
Esmė
Nors gali pasitaikyti nemažai klaidų, kurias ne pelno siekianti organizacija gali lengvai padaryti dalyvaudama lėšų rinkimo renginyje, taip pat yra tiek pat greitų pataisymų. Pasinaudokite šiais sprendimais ir galėsite surengti lėšų rinkimo renginį būdami tikri, kad pasieksite savo tikslus, nuo pinigų surinkimo iki geros valios pakėlimo.
