Nesvarbu, ar turite vieną darbuotoją, ar šimtus, turite laikytis formalių procedūrų, susijusių su jų mokėjimu ir darbo užmokesčio mokesčiais. Šias darbo užmokesčio apskaitos užduotis galite atlikti patys arba galite perduoti procesą išorės paslaugų teikėjui.
Darbo užmokesčio apskaitos parinktys
Čia yra dvi galimybės, kurias verslo savininkai turi tvarkydami darbo užmokestį.
Internetinė darbo užmokesčio apskaitos programinė įranga
Galite naudoti darbo užmokesčio apskaičiavimo programinę įrangą, patiems pateikdami įvestį ir pateikdami programinei įrangai atlikti skaičiavimus. Internetinės darbo užmokesčio apskaitos programinės įrangos programos veikia panašiai kaip verslo apskaitos programinė įranga. Jie suteikia jums keletą raginimų ir informacijos, bet jūs (arba jūsų įmonės darbuotojas) turite įvesti informaciją.
Darbo užmokesčio apskaitos paslaugos
Darbo užmokesčio apskaitos paslaugos yra individualios įmonės, kurios kartais yra susijusios su apskaitos ar buhalterijos įmonėmis. Savo procesą galite perduoti kitiems, vietinei arba internetinei darbo užmokesčio tarnybai suteikdami pagrindinę informaciją darbuotojų ir leisti jiems tvarkyti darbo užmokestį, išsiųsti darbo užmokesčio čekius ir siųsti darbo užmokesčio mokesčių ataskaitas ir mokėjimų.
Darbo užmokesčio apskaičiavimas iš išorės neatima jūsų atsakomybės laiku ir visiškai sumokėti ir pranešti apie visus darbo užmokesčio mokesčius bei mokėti darbuotojams tiksliai tiek, kiek jie yra skolingi. IRS taiko baudas už darbo užmokesčio mokesčių neįmokėjimą.
Priežastys, kodėl darbo užmokesčio apskaitą reikia atlikti iš išorės
Apsvarstykite savo laiko kainą
Jūsų, kaip verslo savininko, darbas yra valdyti savo verslą, o ne tvarkyti darbo užmokestį. Bandymas pačiam susimokėti darbo užmokestį reiškia skirti laiko kitoms pagrindinėms užduotims, pvz., klientų įsigijimui, produktų gamybai ar paslaugų teikimui.
Darbo užmokesčio mokesčiai yra sudėtingi
Darbo užmokesčio mokesčiai yra sudėtingi, nes yra keletas skirtingų mokesčių, kuriuos turite surinkti ir sumokėti, ir daug sudėtingų formų, kurias reikia užpildyti. Tai apima federalinį pajamų mokestį, valstijos pajamų mokestį, FICA mokestį už socialinę apsaugą ir medicininę priežiūrą bei federalinį ir valstijos nedarbo mokestį.
Štai pavyzdys; Sumos, kurias išskaičiuojate iš darbuotojo atlyginimo už federalinius pajamų mokesčius ir FICA mokestį, turi būti sumokėtos IRS kas mėnesį arba kas pusę savaitės (du kartus per savaitę), atsižvelgiant į indėlio dydį. Šių indėlių sumokėjimas gali užtrukti daug laiko.
Visi federalinio darbo užmokesčio fondo mokesčių indėliai turi būti sumokėti internetu. Geriausias būdas atlikti indėlius yra užsiregistruoti IRS elektroninėje federalinėje mokesčių mokėjimo sistemoje (EFTPS). Tada pateikite savo darbo užmokesčio teikėjui savo prisijungimo informaciją, kad jis galėtų pervesti indėlius už jus.
Mokesčių įstatymai nuolat keičiasi
Kiekvienais metais gali būti keičiami mokesčių įstatymai, mokesčių tarifai ar ataskaitų pateikimo terminai. Individualiai įmonei sunku neatsilikti nuo visų šių pokyčių. Daugelio įmonių darbo užmokesčio apskaitos tarnyba arba programinė įranga atlieka šiuos pakeitimus ir gali atlikti šiuos pakeitimus greitai ir lengvai.
Ką veikia darbo užmokesčio apdorojimo paslaugos?
Galite rasti darbo užmokesčio apskaitos programinę įrangą arba darbo užmokesčio apskaitos paslaugą, kuri gali padėti atlikti kai kurias arba visas šias darbo užmokesčio ir darbo užmokesčio mokesčių užduotis.
Darbo užmokesčio užduotys
Darbo užmokesčio apskaitos programinė įranga arba darbo užmokesčio apskaitos paslauga gali apskaičiuoti darbuotojo darbo užmokestį, išskaitymą ir atskaitymus, kad būtų galima sukurti darbo užmokesčio čekius. Dauguma taip pat apskaičiuos ir sumokės nepriklausomiems rangovams (ne darbuotojams). Abu taip pat gali išsiųsti darbo užmokesčio čekius, paprastai per tiesioginį indėlį.
Darbo užmokesčio mokesčių užduotys
Atsižvelgiant į paslaugų, už kurias mokate, lygį, darbo užmokesčio apskaitos programinė įranga ir paslaugos:
- Surinkite ir praneškite apie mokėtinus darbo užmokesčio mokesčius
- Apskaičiuokite metines darbo užmokesčio ir mokesčių ataskaitas, W-2 formą darbuotojams ir 1099-MISC formą ne darbuotojams
- Pateikite darbo užmokesčio mokesčių ataskaitas, pvz., 941 formą
- Pranešti ir sumokėti nedarbo mokesčius
Čia yra kai kurių iš geriausia darbo užmokesčio programinė įranga su informacija apie kiekvieną.
Kiek kainuoja darbo užmokesčio apskaitos paslauga?
Internetiniai darbo užmokesčio apskaitos tvarkytojai ir darbo užmokesčio apskaitos paslaugos taiko skirtingus tarifus, atsižvelgiant į apmokamų darbuotojų skaičių. Jie taip pat turi skirtingo lygio paslaugas, įskaitant palaikymą.
Internetinės darbo užmokesčio apskaitos paslaugos
Dauguma internetinės darbo užmokesčio apskaitos paslaugos mokestis kas mėnesį, o dažniausiai taikoma bazinė mėnesio kaina su papildoma suma vienam darbuotojui per mėnesį.
Keletas programinės įrangos kompanijų taiko pakopines kainas, didesnes mėnesines sumas ir išlaidas vienam darbuotojui, atsižvelgiant į paslaugų lygį ir rūšis.
Pavyzdžiui, „Patriot Payroll Software“ ima 10 USD per mėnesį ir 4 USD vienam darbuotojui už pagrindines paslaugas, kai įmonė pati tvarko savo darbo užmokestį ir mokesčius padedama „Patriot“. Už 30 USD per mėnesį ir 4 USD vienam darbuotojui, „Patriot“ visos paslaugos darbo užmokesčio parinktys registruoja ir sumoka vietinius, valstijos ir federalinius darbo užmokesčio mokesčius bei metų pabaigos dokumentus.
„Intuit“ „QuickBooks“ siūlo tris paslaugų lygius. Šiuo metu pagrindinis lygis yra 22,50 USD per mėnesį ir 4 USD vienam darbuotojui. Antrasis lygis siūlo automatinį darbo užmokesčio apskaičiavimą, tiesioginį indėlį tą pačią dieną, laiko stebėjimą kelyje ir žmogiškųjų išteklių palaikymą už 37,50 USD per mėnesį ir 8 USD per mėnesį vienam darbuotojui. Tuo tarpu aukščiausias lygis apima mokesčių baudų apsaugą ir asmeninių žmogiškųjų išteklių (HR) patarėją už 62,50 USD per mėnesį ir 10 USD per mėnesį vienam darbuotojui.
Neprisijungus teikiamos darbo užmokesčio apskaitos paslaugos
Teresa Ray, savininkė Darbo užmokesčio skyrius, laiške „The Balance“ paaiškino, kaip veikia jos įmonės darbo užmokesčio apskaitos paslaugos. Anot Ray, jos įmonė ima bazinį mokestį už darbo užmokesčio apskaitos laikotarpį (savaitę, kas dvi savaites, pusmetį ar mėnesį) ir 54 USD plius 2 USD už kiekvieną sumokėtą darbuotoją. Taigi, jei per tą mokėjimo laikotarpį būtų apmokėta 10 darbuotojų, mokestis būtų 74 USD (54 USD plius 20 USD). Į šį mokestį įeina darbo užmokesčio fondo apdorojimas, visų mokėtinų darbo užmokesčio mokesčių surinkimas ir mokėjimas bei visų mėnesinių, ketvirtinių ir metinių darbo užmokesčio fondo mokesčių ataskaitų parengimas ir pateikimas.
Klausimai, kuriuos reikia užduoti prieš perduodant darbo užmokestį iš išorės
Kalbėdami su potencialiomis darbo užmokesčio tarnybomis ir vertindami darbo užmokesčio apskaitos programinę įrangą, skaitykite atsiliepimus ir paprašykite nuorodų. Štai keletas klausimų, kuriuos reikia užduoti:
- Kiek saugi jūsų sistema? Ar kada nors patyrėte duomenų pažeidimą?
- Kaip dažnai atnaujinate savo sistemą? Ar turite atsargines kopijas duomenų praradimo ar sistemos gedimo atveju?
- Kaip sekasi mokesčių įstatymų pasikeitimams? Kaip dažnai atnaujinate savo duomenis dėl mokesčių pokyčių?
- Kiek laiko užsiimate verslu?
- Kaip tvarkote klientų aptarnavimą? Ar galiu paskambinti ir pasikalbėti su tikru žmogumi? Kaip greitai reaguojate į skubius prašymus?
- Jei turiu taisyti, kaip greitai galite tai padaryti?
- Kaip žinoti, kad teikiate ataskaitas ir atliekate mokėjimus prieš jų terminą? Kokius patvirtinimus man siunčiate?
Jei tik pradedate dirbti su darbo užmokesčiu, skirkite šiek tiek laiko ir perskaitykite šią darbo užmokesčio mokesčio sistemos nustatymo apžvalgą. Tada sudarykite sąrašą, ką norite daryti patys ir ką norite, kad darbo užmokesčio apskaitos paslauga padarytų.
Dažnai užduodami klausimai (DUK)
Ar darbuotojų skaičius turi įtakos pasirenkant darbo užmokesčio apskaičiavimo būdą?
Daugumos darbo užmokesčio apskaitos paslaugų kainodara grindžiama darbuotojų skaičiumi, todėl jums nereikia mokėti daug už kelis darbuotojus, pasirinkę mažiausią kainą. Tada, kai jūsų verslas auga, galite pridėti tokių paslaugų kaip tiesioginis indėlis. Vietiniai darbo užmokesčio paslaugų teikėjai taip pat nustato kainas pagal darbo kiekį, pvz., apdorotų darbuotojų atlyginimų skaičių.
Kaip veikia įvairių tipų darbo užmokesčio apskaitos paslaugų palaikymas?
Internetinės darbo užmokesčio apskaitos įmonės siūlo įvairaus lygio paramą; kuo aukštesnis lygis, tuo daugiau tiesioginio asmeninio palaikymo. Žemiausias palaikymo lygis paprastai yra vaizdo įrašai, DUK arba pokalbiai, o aukščiausias – VIP aptarnavimas su gyvo asmens pagalba. Greitas palaikymas yra būtinas, ypač kai pradedate, todėl ieškokite paslaugos, kuri turi geriausią palaikymą žemiausiu lygiu, arba būkite pasirengę mokėti papildomai.
Kokios yra įprastos programos, kurios veikia su darbo užmokesčio programine įranga ir paslaugomis?
Labiausiai paplitusi darbo užmokesčio programinės įrangos integracija yra su apskaitos ar buhalterijos programine įranga, tokia kaip „QuickBooks“. HR programinė įranga taip pat gali būti susieta su jūsų darbo užmokesčio sistema, skirta sveikatos draudimui, apmokamų atostogų valdymui ir darbuotojų dokumentų tvarkymui.
Darbo užmokesčio apskaitos tarnybos taip pat turi papildomų programų. Teresa Ray teigė, kad jos įmonė siūlo paslaugą, vadinamą „Web Employee“, kuri leidžia darbuotojams prisijungti, gauti darbo užmokesčio pažymas ir W-2 formas bei pakeisti išskaičiuojamas išmokas.
Turiu darbuotojų, dirbančių nuotoliniu būdu keliose valstijose. Kaip darbo užmokesčio tarnyba sprendžia šią situaciją?
Visoms darbo užmokesčio programinės įrangos paslaugoms darbuotojams taikomi valstybiniai mokesčiai. Teresa Ray sakė, kad jos paslauga apdoroja mokėjimus darbdaviams, vykdantiems verslą maždaug 18 valstijų, išskyrus Indianą, kurioje yra jos įmonė. Už darbo užmokesčio ir darbo užmokesčio fondo mokesčių tvarkymą valstybėms po buveinės valstybės taikomi papildomi mokesčiai.
