Daugelis žmonių klysta su laiko stebėjimu laiko planavimas. Jie religiškai seka viską, ką daro kiekvieną dieną, savaites ar net mėnesius. Ir tada jie nustoja tai daryti, nes nesuvokė jokių teigiamų pokyčių. Žinoma, jie pašalino keletą įvykių ir suteikė pirmenybę kai kuriems kitiems. Bet jiems nieko nepavyko; jie ką tik jį pertvarkė. Dienos pabaigoje jie vis dar sustingę ir nusivylę.
Tačiau sekti, kaip praleidžiate savo laiką, nėra laiko valdymas. Laiko valdymas yra susijęs su jūsų laiko praleidimo būdo keitimu. Dėl efektyvus laiko valdymas, turite pritaikyti laiko valdymo sistemą, kuri padės pamatyti, kur galima ir kur reikia atlikti pakeitimus... o tai reiškia, kad pirmasis laiko valdymo žingsnis yra išanalizuoti, kaip praleidžiate savo laiką, kad galėtumėte nustatyti, kokius pakeitimus norite atlikti.
Veiksmingai sistemai naudokite kategorijas
Kaip valdote laiką? Efektyvios laiko valdymo sistemos paslaptis – kategorijose. Pažvelkite į savo rytojaus kalendorių. Tikriausiai čia jau pilna įvykių ir veiklų, kurias tikitės įvykdyti.
Dirbdami ar vėliau tuščias vietas užpildysite išsamia informacija apie tai, ką padarėte. Dienos pabaigoje pažiūrėkite į sąrašą ir pažymėkite kiekvieną užduotį ir (arba) įvykį viena iš toliau nurodytų kategorijų. Kiek laiko per savo darbo dieną praleidote:
Gaisrų gesinimas
Netikėtas telefono skambutis. Ataskaita, reikalinga susitikimui, kuris turėjo būti išspausdintas vakar. Trūksta failo, kuris turėtų būti ant jūsų stalo. Kiek jūsų dienos praleidote kriziniu režimu? Daugumai žmonių tai yra neigiama kategorija, kuri išsunkia energiją ir trukdo jiems produktyvumas.
Kova su pertraukomis
Telefono skambučiai ir žmonės, užsukantys į jūsų biurą, tikriausiai bus sąrašo viršuje, kai priskirsite įvykius šiai kategorijai. Vėlgi, daugumai žmonių tai yra neigiama kategorija, nes ji trukdo (o kartais ir žudo) produktyvumą.
Suplanuotų užduočių atlikimas
Tai pats pozityviausias laiko panaudojimas per darbo dieną. Jūs kontroliuojate ir įvykdote tai, ką ketinote pasiekti. Suplanuotos užduotys gali apimti telefono skambučiai, susitikimai su darbuotojais, net atsakymas į el. laišką – jei tai yra užduotys, kurias įtraukėte į savo darbotvarkę.
Darbas Nepertraukiamas
Galbūt neatliekate užduoties, kurią planavote atlikti, bet ketinate ką nors atlikti, o daugumai žmonių tai yra labai produktyvus, pozityvus darbo režimas.
Nepertraukiamas prastovos laikas
Tas laikas per darbo dieną naudojamas energijai atgauti ir persigrupuoti. Pietūs arba vidurio ryto pertrauka gali būti įskaičiuota, jei jie nepertraukiami. Jei jums pasisekė dirbti su įmone, siūlančia treniruočių patalpas arba miego kambarius, tai taip pat būtų svarbi. Kiekvienam žmogui reikia tam tikros nepertraukiamos prastovos, įmontuotos į dieną, kad būtų produktyvus per savo darbo laiką.
Praeities savaitė – raktas į ateitį
Dabar, kai suprantate šios laiko valdymo sistemos kategorijas, atėjo laikas jas panaudoti analizuodami savo „tipinę“ darbo savaitę. Naudodami bet kokią kalendoriaus sistemą, kurią naudojate susitikimams ir veiklai kasdieniame gyvenime įrašyti, grįžkite atgal ir pasirinkite naujausią įprastą savaitę.
Peržiūrėkite kiekvienos darbo dienos įrašus ir suskirstykite juos į kategorijas pagal anksčiau nurodytas laiko valdymo kategorijas, jei to dar nepadarėte. Kiekvienos dienos apačioje palikę einamąją sumą, galėsite lengvai matyti, kaip kiekvieną dieną praleidote savo darbo laiką.
Dabar turite duomenų, kurių jums reikia, kad pakeistumėte savo laiką darbe. Ar per daug laiko praleidžiate gesindami gaisrus? Tada turite atlikti organizacinius ar fizinius pakeitimus, kad išvengtumėte šių nuolatinių krizių arba atidėtumėte jas. Pavyzdžiui, išvalykite ir pertvarkykite savo stalą, kad galėtumėte lengvai rasti reikalingus failus ir Susikurkite rutiną, kai prieš išvykdami į savo stalą pasidėkite failus, kurių jums reikia kitai dienai diena.
Neturite pakankamai nepertraukiamų prastovų per savo darbo dieną? Tada jums reikia suplanuoti laiką per darbo dieną. Pavyzdžiui, nustokite valgyti pietus prie savo stalo ir fiziškai išeikite iš pastato numatytu pietų metu.
Arba suplanuokite popietę 10–15 minučių „pertrauką“, kad galėtumėte užkąsti ir pasitempti biure. Suplanuotos prastovos neturi būti ilgos. Vos penkios minutės, praleistos atliekant kažką visiškai nesusijusio su darbu, gali būti pakankamai atgaiva, kad padidėtų jūsų produktyvumas ir jūsų savijauta.
Galite efektyviai tvarkyti savo laiką
Taikydami laiko valdymo darbo kategorijas ir atlikdami reikiamus pakeitimus, kad daugiau laiko per darbo dieną praleistumėte teigiamai. kategorijų ir mažiau laiko neigiamose kategorijose, tikrai galėsite efektyviai valdyti savo laiką ir pasiekti tikrąjį laiko valdymo tikslą, jaustis geriau.
