Seminaras yra bene dažniausiai planuotojų organizuojamas renginys. Ir dauguma seminarų yra suplanuoti kaip 1/2 dienos arba visos dienos. Tiems, kurie domisi planavimo kontrolinio sąrašo sudarymu aseminaras, toliau pateikiama aukšto lygio seminaro planavimo ir vykdymo struktūra.
O tie, kurie planuoja kelių dienų ar kelių seansų konferenciją, apsvarstykite panašų požiūrį. Tačiau jūsų seminaro planavimo kontrolinis sąrašas bus ilgesnis.
Patvirtinkite renginio tikslą
Morsa Images / Getty Images
Prieš atlikdami bet kokį vietos pasirinkimo tyrimą, įsitikinkite, kad esate susipažinę su pagrindiniais renginio tikslais:
- Kas yra publika?
- Kokia seminaro tema?
- Kur jis turėtų būti?
- Kodėl žmonės dalyvaus?
- Kokia seminaro darbotvarkė?
Peržiūrėkite „Apex“ įvykių specifikacijų vadovą
Konvento pramonės taryba sukūrė daugybę priemonių, kurios turėtų būti vertinamos kaip puikus šaltinis geriausios praktikos, kuri padės renginio ar susitikimo planuotojui sekti renginių planavimo detales. Naudodami nemokamus atsisiuntimo įrankius, tai padės bet kuriam renginių planuotojui sudaryti atitinkamos informacijos sąrašą. Tai apima, bet tuo neapsiriboja:
- Renginio profilis (data, laikas, vieta, kontaktai ir kt.)
- Renginio organizatoriaus / vedėjo kontaktinė informacija
- Tiekėjo kontaktinė informacija
- Dalyvio profilis
- Reikalinga erdvė
- Maisto ir gėrimų
- A/V reikalavimai
- Funkcijos / kambario nustatymas
Sukurkite įvykio profilį
Kai planuotojas turi keletą pagrindinių klausimų apie aptartą renginį, laikas ištirti galimas susitikimo vietas. Svarbu glaudžiai bendradarbiauti su renginio organizatoriumi / šeimininku, kad būtų galima nustatyti vietos tipą ir kur seminaras gali būti patogiausias tiek organizatoriui, tiek svečiui (idėjų sąrašas gali būti begalinis):
- Vietinis viešbutis
- Vietinė konferencijų salė
- Privati restorano erdvė
- Privatus klubo muziejus/meno galerija
Aprašykite seminaro poreikius ir paprašykite pasiūlymų dėl vietos.
Dauguma vietų mielai pateikia galimo seminaro sąmatą. Maitinimo arba pardavimo kontaktui reikės šių dalykų BEO informacija:
- Galima renginio data (-os).
- Dalyvių skaičius
- Kambario įrengimo stilius (klasė, u forma ir kt.)
- Renginio laikas (sąrankos / išardymo sąskaita)
- Maisto ir gėrimų reikalavimai
- A/V poreikiai (įskaitant ekranus, mikrofonus ir kt.)
- Kambario įrengimas
Patarimas: Iš viešbučio pasamdykite garso ir vaizdo techniką, kuris bus skirtas jūsų renginiui.
Patvirtinti ir (arba) parengti darbotvarkę
Renginio planuotojui labai svarbu glaudžiai bendradarbiauti su renginio organizatoriumi / vedėju, nes renginio darbotvarkė dažnai keičiasi nuo pradinio pokalbio iki tikrosios renginio dienos. Renginių planuotojas turi būti pasirengęs koreguoti planą ir glaudžiai bendradarbiauti su renginio vieta, kad įsitikintų, jog viskas vyks sklandžiai.
Patvirtinkite BEO sutartį
Kai planuotojas žinos tikslinį seminaro dalyvių skaičių ir logistikos reikalavimus, jis turėtų užtikrinti renginio erdvė ir susijusius reikalavimus. Dauguma susitarimų turėtų sudaryti galimybę planuotojui sumažinti/padidinti maisto ir gėrimų reikalavimus likus tam tikram dienų skaičiui iki renginio. Tačiau daugelis susitarimų apribos, kiek jie leis grupei sumažinti kiekius, todėl gerai įvertinkite.
Renginio komunikacijos ir medžiagos kūrimas
Tai yra elementas, su kuriuo vieni planuotojai gali būti susiję, o kiti – ne. Iš esmės kai kurie susitikimų planuotojai bus atsakingi už kiekvieną iš šių dalykų:
- Kvietimų į renginius kūrimas
- Spausdinimo darbotvarkė ir kita medžiaga
- Dalyvių dovanų/loterijų užtikrinimas
- Vardinių ženklelių gamyba
- Siuntimo renginių ženklai ir ekranai
Glaudžiai dirbkite su renginio vedėju, kad užbaigtumėte logistiką
Prieš renginį susitikimo planuotojas atlieka keletą svarbių veiksmų prieš renginį. Tai apima šių dalykų patvirtinimą:
- Renginio pranešėjai
- Renginio A/V reikalavimai
- Renginio dalyvių skaičius
- Šeimininko vaidmenys ir pareigos
- Reikalingos medžiagos renginiui (patikrinti kelis kartus)
Renginio sąranka
Būtinai skirkite laiko BEO tvarkaraštyje renginio sąrankai, o atvykti rekomenduojama likus maždaug dviem valandoms iki renginio.
Patarimas: Jei seminaras suplanuotas ryte, paprašykite vietos pardavimo kontakto, kad leistų jūsų grupei susikurti vakare prieš tai (bet nepalikite nieko vertingo viešoje svetainėje).
Renginiui turi būti paruošta visa renginio medžiaga, dalomoji medžiaga, iškabos, vitrinos, dovanos, registracijos lentelės, vardo ženkleliai ir kt.
Įspėjimas: Pranešėjai kartais pakeičia skaidres išvakarėse ir pateikia naujus pristatymus, kuriuos reikia pridėti prie powerpoint likus 10 minučių iki renginio.
Kai lankotės svetainėje, Dotdash Meredith ir jos partneriai gali saugoti arba gauti informaciją jūsų naršyklėje, dažniausiai slapukų pavidalu. Slapukai renka informaciją apie jūsų nuostatas ir įrenginius ir yra naudojami, kad svetainė veiktų taip, kaip jūs to tikėtis, suprasti, kaip sąveikaujate su svetaine, ir rodyti skelbimus, skirtus jums interesus. Galite sužinoti daugiau apie mūsų naudojimą, pakeisti numatytuosius nustatymus ir bet kuriuo metu atšaukti savo sutikimą, kuris galioja ateityje, apsilankę Slapukų nustatymai, kurį taip pat galite rasti svetainės poraštėje.
