Kaip sukurti dokumentų valdymo sistemą

Dokumentų valdymas – tai procesas, kai dokumentai tvarkomi taip, kad būtų galima kurti, dalytis informacija, organizuotasir saugomi efektyviai ir tinkamai. Todėl įmonėms labai svarbu išmokti sukurti dokumentų valdymo sistemą.

Daugelis įmonių susiduria su svarbia informacija, kuri turi būti saugi ir privati ​​arba greitai pasiekiama. Tokiais atvejais būtina sklandžiai veikianti dokumentų valdymo sistema. Tačiau net jei jūsų verslas yra labiau atsitiktinis, vis tiek svarbu tinkamai vesti apskaitą ir siekiant efektyvumo.

Sužinokite daugiau apie tai, kaip sukurti dokumentų valdymo sistemą, kuri geriausiai atitiktų jūsų verslo poreikius.

Dokumentų valdymo sistemos parinktys

Šiomis dienomis dauguma įmonių patogiai dirba su skaitmeniniais dokumentais ir naudoja programas su saugojimo ir valdymo funkcijomis. Netrūksta bendros ir konkrečiai pramonės šakai skirtos dokumentų valdymo programinės įrangos ar programų, specialiai sukurtų pagerinti jūsų verslą elektroninių bylų tvarkymas. Pavyzdžiui, viešbučiai vis dar gali turėti knygos tipo registrą registruojantis ir vis tiek gali prašyti pasirašyti a popierinių kreditinių kortelių skirtuką, tačiau užkulisiuose viešbučiai naudoja OPERA, kad tvarkytų kambarius, tvarkytų užrašus ir vykdytų sąskaitos. Mokėjimo galimybės, tokios kaip „Square“ ir „Venmo“, dažniau naudojamos mažmeninėje prekyboje ir paslaugų sektoriuje, todėl nebereikia popierinės apskaitos.

Tačiau daugeliui mažų įmonių tenka susidurti su senamadiškų popierinių ir elektroninių failų duomenų mišiniu, o kai kuriais atvejais popierinių duomenų dalis yra daug didesnė.

Popierinių dokumentų konvertavimas į skaitmeninius formatus

Vienas iš mišrių duomenų aplinkos problemos sprendimų būtų naudoti dokumentų atvaizdavimo sistemą, kad visi jūsų verslo dokumentai būtų konvertuojami į elektroninius failus. Priklausomai nuo duomenų ir dokumentų, su kuriais dirbate, tipo, tai gali būti gana paprastas procesas arba gali prireikti kūrybiškumo ir specializuotų metodų.

Pavyzdžiui, nedidelės apimties mažmeninė parduotuvė, kuri tvarko kvitus ir atsargas, gali konvertuoti popierinius dokumentus į skaitmenines skaičiuokles, naudodama tam tikrą duomenų įvedimo darbą. Kita vertus, odontologo kabinetui, kuris saugo pacientų sveikatos, sąskaitų išrašymo, rentgeno spindulių ir kt. įrašus, greičiausiai reikės patikimesnio metodo, kad būtų galima konvertuoti daugybę popieriaus. failus į skaitmeninius formatus, pvz., samdyti verslui tinkamą dokumentų nuskaitymo paslaugą arba įsigyti nuskaitymo programinę įrangą, galinčią perduoti didelės raiškos vaizdai.

Dokumentų valdymo sistemos žingsniai

Nesvarbu, ar dirbate tik skaitmeninėje aplinkoje, ar hibridinėje aplinkoje su skaitmeniniais ir popieriniais dokumentais, dokumentų valdymo sistemos nustatymas apima tris veiksmus:

1. Sukurkite dokumentų valdymo planą.
2. Įgyvendinti dokumentų valdymo planą.
3. Sekti.

Pirmasis žingsnis yra išsamiausias, todėl panagrinėkime jį toliau.

Dokumentų valdymo plano sudarymas

Pirmas žingsnis apima atsakymus į šiuos keturis klausimus:

Kokios yra dokumentų rengimo taisyklės?

Sąskaitos faktūros, mokėjimo priminimo laiškai, pardavimo brošiūros, el. paštas, balansai, skaičiuoklės, ataskaitos – visos įmonės, vykdydamos ir stebėdamos verslą, sukuria įvairius dokumentus. O kad viskas būtų tvarkinga, visos įmonės turi nustatyti dokumentų kūrimo taisykles.

• Ar yra tam tikrų jūsų standartinių verslo dokumentų, pvz., laiškų ir sąskaitų faktūrų, šablonų ir kur jie yra?
• Ar yra vidinis stiliaus vadovas, kurio reikia laikytis?
• Ar nauji dokumentai turi būti su data ar laiko antspaudu?
• Kokių procedūrų reikia laikytis dalijantis ar peržiūrint dokumentus?

Kai kurioms mažoms įmonėms svarbu tik tai, kur yra įvairių verslo dokumentų šablonai ir kaip juos naudoti. Tačiau jei kuriant dokumentus jūsų įmonėje bendradarbiauja, peržiūri ar atnaujina įvairūs žmonės dokumentus, turėsite praleisti šiek tiek laiko nuspręsdami, kaip šie dalykai turėtų būti atliekami siekiant užtikrinti efektyvumą ir nuoseklumas.

Kaip bus saugomi dokumentai?

Yra išlaidų, susijusių su saugojimu – didžiausia iš jų daugumai mažų įmonių tikriausiai yra sugaišto laiko kaina, kai žmonės ieško dokumentų. Taigi kyla klausimas: kaip bus surašyti dokumentai? Pateikiant dokumentus svarbiausia sekti gera failų tvarkymo praktika. Būtina aiški, lengvai sekama sistema.

Taip pat turite žinoti, kaip archyvuosite dokumentus. Kaip tvarkysite failus, kurie yra pasenę arba paruošti perkelti į ankstesnį jūsų dokumentų valdymo sistemos įrašymo įrenginį?

Pavyzdžiui, kiekvienų metų pradžioje turėtumėte peržiūrėti įvairius su darbu susijusius failus kompiuteryje, panaikinti tuos, kurie nebėra aktualūs, ir sukurti naujus aplankus, pažymėtus pagal metus ir temą, perkelti failus kaip reikia. Tą patį galite padaryti su popieriniais failais; nesunku pašalinti senus dokumentus iš failų aplanko ir sukurti naują, kurio pavadinime yra „Senas“. Kai kuri programinė įranga siūlo automatinio archyvavimo parinktis.

Kaip galima supaprastinti dokumentų gavimą?

Šis klausimas yra jūsų dokumentų valdymo sistemos esmė. Kai kuriais skaičiavimais, trūkstamo dokumento radimas įmonei kainuoja vidutiniškai 120 USD, o jo pakeitimas – 220 USD.

Dar kartą, gera padavimo praktika gali nueiti ilgą kelią problemos sprendimo link. Jei nustatysite tvirtas procedūras ir protokolą, pvz., nuosekliai laikysitės griežtų pavadinimų suteikimo taisyklių, dokumentus bus daug lengviau rasti.

Ir nesvarbu, ar esate individualus savininkas, ar įmonės savininkas su darbuotojais, turėtumėte sukurti failą vietų sąrašas, kuris primins naudotojams, kur siunčiami tam tikro tipo failai, ir padės žmonėms žinoti, kur kreiptis Surask juos. Nepamirškite įtraukti, ar failas bus jūsų kompiuterio sistemoje, vidiniame serveryje, ar ne debesis, arba paduotas fizinėje vietoje, pavyzdžiui, dokumentų spintoje. Pavyzdžiui, tarkime, kad savo versle naudojate vaizdus, ​​vaizdo įrašus ar net popierines nuotraukas. Įrašas failų vietų sąraše gali būti:

• Skaitmeniniai vaizdai/vaizdo įrašas: kompiuteris (arba serveris) – diskas E:/photos – failas atitinkamame temos aplanke
• Popierinės nuotraukos: dokumentų spinta 3 – nuotraukos – alfa pagal temą

Bendrinami tinklo ar debesies diskai turėtų būti pažymėti pagal turinį, kaip ir dokumentų spintelių stalčiai.

Kaip sukurti ir apsaugoti dokumentus?

Pirmoji dokumentų saugumo gynybos linija yra fizinis dokumentų apsauga verslo patalpos patys. Visose įmonėse, net ir namuose, turi būti įdiegtos apsaugos sistemos.

Įmonėms taip pat gali prireikti arba norėti investuoti į kitus apsaugos įrenginius, tokius kaip langų grotos, apsaugos kameros ar patrulių paslaugos. Norėdami apsaugoti, galite praleisti visą norimą laiką kurdami slaptažodžius ir šifruodami failus savo elektroninius failus, bet nesvarbu, ar kas nors gali tiesiog užklysti ir pavogti jūsų kompiuteris.

Papildomos dokumentų saugos priemonės apima:

• Visų dokumentų spintų užrakinimas pasibaigus darbo valandoms (ir pietų metu, jei nėra patikimo žmogaus)
• Reguliariai kurkite atsargines elektroninių dokumentų kopijas, pageidautina ne vietoje, kad išvengtumėte savo verslo duomenis sunaikinta stichinių nelaimių
• Apriboti vartotojų prieigą prie tam tikrų dokumentų, programų ir aplankų bet kuriuose bendrai naudojamuose kompiuteriuose
• Užkirskite kelią darbuotojų vagystėms, atlikdami asmens ir nuorodų patikrinimus kaip įdarbinimo proceso dalį

Įdiekite ir vykdykite

Sukūrę dokumentų valdymo planą atsakydami į aukščiau pateiktus klausimus, būsite pasiruošę jį įgyvendinti. Įsitikinkite, kad visas jūsų personalas žino išsamią informaciją apie jūsų verslo dokumentų valdymo sistemą ir visi laikosi atitinkamų procedūrų kurdami, saugodami ir gaudami dokumentus.

Taip pat turėsite būti tikri, kad visi, kurie pasiekia ir naudoja dokumentus jūsų organizacijoje, nuosekliai pavadins ir tinkamai saugo dokumentus. Reguliariai tikrinkite vietoje, kad patikrintumėte, ar tam tikrus failus galima lengvai rasti, ir apsisaugokite nuo klaidingo pateikimo. Netgi atsitiktinis neatsargumas gali išstumti visą sistemą.

Dažnai užduodami klausimai (DUK)

Kokia yra geriausia dokumentų valdymo sistema?

Nėra vienos sistemos, kuri veiktų visoms įmonėms. Svarbiausia yra suprasti savo verslo poreikius ir tada taikyti tinkamiausią praktiką. Kai kurie veiksniai, į kuriuos reikia atsižvelgti, yra šie:

• Jūsų operacijų mastas (kiek bus saugoma dokumentų)
• Duomenų ir informacijos, kurią reikia tvarkyti, tipų diapazonas
• Kaip naudojami jūsų dokumentai ir kaip dažnai juos reikia pasiekti
• Reikalingi saugumo lygiai
• Jūsų biudžetas – ar galite samdyti specialią paslaugą arba įsigyti aukščiausios klasės programinės įrangos, ar susitvarkysite patys?

Ar „SharePoint“ laikoma dokumentų valdymo sistema?

Žodžiu, taip, bet su įspėjimu: „Microsoft Office“ produktas nėra pritaikytas veikti kaip dokumentas valdymo sistema mažoms įmonėms ir turi būti kruopščiai ir teisingai įdiegta, kad būtų integruota su jūsų operacijos. „SharePoint“ turi galimybę saugoti, apsaugoti ir tvarkyti dokumentus bei apima bendradarbiavimo ir archyvavimo funkcijas.