Apskaitos klaidos karts nuo karto pasitaiko, tačiau tinkamai planuojant ir pasiruošus galima išvengti daugelio įprastų apskaitos klaidų. Visi žinome, kad klaidos ištaisymas paprastai užtrunka daugiau laiko nei ištaisymas pirmą kartą. Įdomu tai, kad taip pat pigiau nustatyti ir ištaisyti klaidas projekto pradžioje, o ne laukti, kol problema bus ištaisyta vėliau.
Jei savo verslą traktuosite kaip ilgalaikį projektą, norėsite būti aktyvūs, suvokdami įprastas kitų daromas klaidas ir anksti jas ištaisydami. ne tik sutaupysite jūsų įmonės laiko, pinigų ir galvos skausmo, bet ir suteiksite konkurencinį pranašumą rinkoje su racionalesne veikla ir geresniais klientais pasitenkinimas. Toliau pateikiamos dažniausios apskaitos klaidos, kurias padarė kiekvienas CPA smulkaus verslo savininkai.
Buhalterinės apskaitos procedūrų nesilaikymas
Net smulkaus verslo savininkai, savarankiškai dirbantys asmenys ir laisvai samdomi darbuotojai turėtų nustatyti oficialius, dokumentais pagrįstus ir išsamias buhalterinės apskaitos tvarkymo ir apskaitos procedūrų bei kitų kasdieninių darbų atlikimo procedūras užduotys.
Naudingas žingsnis yra sukurti standartizuotas formas ir kontrolinius sąrašus, kuriuos reikia užpildyti siekiant užtikrinti nuoseklumą ir tikslumą. Pavyzdžiui, norėsite dokumentuoti naujų pardavėjų nustatymo procesą.
Jums reikės pardavėjo vardą, pavardę, adresą, telefono numerį ir darbdavio identifikavimo numerį (EIN), be kitų dokumentų, tokių kaip draudimo liudijimai, rekomendaciniai laiškai ar pasirašytos sutartys. Tada turėsite įvesti šią informaciją į savo apskaitos programinę įrangą, kad galėtumėte apdoroti mokėjimus.
Jūs norėsite skirti laiko, reikalingo apsvarstydami informaciją, kurią reikia surinkti iš savo pardavėjų, ir sukurti a standartinę formą arba kontrolinį sąrašą, kad įsitikintumėte, jog gausite šią informaciją, ir tada turėkite rašytinę politiką, kad jūsų darbuotojai gali sekti.
Darbas be biudžeto
Sukurkite biudžetą, kad galėtumėte įvertinti savo verslo veiklos rezultatus. Biudžetai yra naudingi ne tik siekiant pažaboti perteklines išlaidas, bet ir gali būti naudojami siekiant nustatyti realius, rašytinius finansinius tikslus. Biudžetai visada turi būti pagrįsti realybe, bet jūs tikrai galite naudoti savo biudžetą, norėdami nustatyti pagrįstus finansinius tikslus, nesvarbu, ar tai būtų pajamų didinimas, ar veiklos išlaidų mažinimas.
Duomenų įvedimo klaidų darymas
Kartkartėmis pasitaiko duomenų įvedimo klaidų. Nors negalite užkirsti kelio visoms duomenų įvedimo klaidoms, galite turėti strategiją, kaip laiku atlikti įvairius suderinimus, kad būtų užtikrinta, jog duomenų įvedimai būtų greitai aptikti ir ištaisyti.
Pavyzdžiui, norėsite kas mėnesį atlikti banko sutikrinimą, taip pat gautinų ir mokėtinų sumų derinimą. Taip pat galite paleisti biudžeto ir faktinės vertės skirtumus, kad nustatytumėte galimas klaidas klasifikuojant pajamas ar išlaidas arba paleisti klientų kvitus arba pardavėjo mokėjimo ataskaitas periodiškai, kad įsitikintumėte, jog visi kvitai ir išmokėjimai atrodo pagrįsta.
Neįprastos operacijos turėtų būti peržiūrėtos, kad įsitikintumėte, jog nebuvo padaryta duomenų įvedimo klaidų ir ar operacijos yra tikslios.
Nepavyksta sukurti atsarginės apskaitos programinės įrangos kopijos
Turite reguliariai kurti atsargines savo verslo apskaitos programinės įrangos ir kitų duomenų kopijas. Daugelis smulkaus verslo apskaitos programinės įrangos turi funkciją, leidžiančią nustatyti automatinę apskaitos programos atsarginę kopiją.
Panaudok tai. Taip pat turėtumėte skirti laiko ir dar kartą patikrinti atsargines kopijas, net naudoti atsarginės kopijos failą, kad pamatytumėte, ar su juo galite vykdyti savo verslą kaip įprasta.
Kartais failai sugadinti; kartais nesukuriate visų reikalingų duomenų atsarginių kopijų. Greitas patikrinimas gali nustatyti atsarginės kopijos kūrimo proceso problemas, kad galėtumėte užtikrinti, kad prireikus turite viską, ko reikia verslui tęsti.
Per daug daryti pats
Administracinių užduočių, kurios nesukuria pridėtinės vertės jūsų įmonei, perdavimas gali būti pranašumas.
Pavyzdžiui, mokesčių buhalteris tikriausiai geriau išmano mokesčių teisę nei jūs užsakomųjų paslaugų Mokesčių planavimas ir pasiruošimas buhalteriui leis sumažinti mokestinę prievolę, padidinti mokestinį įsipareigojimą ir liks daugiau laiko skirti pajamas generuojančiai veiklai.
Daugelis smulkaus verslo savininkų nenori deleguoti atsakomybės kitiems kompetentingiems specialistams, o perleisti buhalterinę apskaitą, Teisinės, IT ir kitos administracinės funkcijos gali sumažinti klaidų skaičių ir padidinti pelningumą, jei naudojate naujai atrastą laiką išmintingai.
Nesugebėjimas tinkamai suskirstyti pajamų ir išlaidų
Batų dėžės apskaitos metodas tikriausiai nėra geras pasirinkimas mažoms įmonėms, kurios per metus atlieka daugiau nei keletą operacijų. Visi pinigai, įeinantys ir išeinantys iš jūsų verslo, turi būti priskirti atitinkamai kategorijai.
Verslo savininkai, kurie nuolat tvarko savo apskaitos įrašus, nepatiria klaidų. Jie žinos, kam buvo išrašyta sąskaita, kiek ir ar klientas sumokėjo, ar ne.
Taip pat pastebėsite, kad metų pabaigos mokesčių ruošimas bus daug sklandesnis nei bandymas iš naujo surinkti įrašus, reikalingus įmonės mokesčių deklaracijai parengti prieš pat grąžinimo terminą.
