Susitikimas prieš konferenciją yra trumpas „posėdis prieš konferenciją“. Tai galimybė suburti pagrindinius dalyvius į konferenciją, kad visi galėtų peržiūrėti savo sėkmingos konferencijos planą. Šis susitikimas dažniausiai vyksta konferencijų erdvėje.
Štai ką reikia žinoti apie susitikimą prieš susitikimą prieš organizuojant kitą renginį.
Kas yra susitikimas prieš konferenciją?
Priklausomai nuo konferencijos dydžio, už sėkmingą renginio vykdymą gali būti atsakingi dešimtys ar net šimtai žmonių. Susitikimas prieš konferenciją arba tiesiog „prieškonferencija“ yra galimybė visiems šiems žmonėms susitikti vienoje vietoje ir aptarti planuojamo renginio detales. Tai galimybė pardavėjams užduoti klausimus, organizatoriams paruošti darbuotojus bet kokiems keistenybėms ir įguloms įvertinti erdvę ir nuspręsti, kur pastatyti stalus, kėdes, scenas ar bet ką kitą armatūra.
Išankstinis susirinkimas paprastai vyksta likus kelioms dienoms iki renginio. Renginio dieną trumpesnis pasivaikščiojimas gali atnaujinti plano dalyvius prieš pat konferencijos durų atidarymą.
Kai kurie žmonės gali asocijuotis prieš susitikimus su planavimas didesnės konferencijos, suvažiavimai, kongresai ir skatinimo programos. Tačiau taip pat įprasta rengti išankstinį susirinkimą seminarams ir kitiems ypatingiems renginiams. Net ir nedidelius susibūrimus viešbučio konferencijų salėje reikėtų surengti prieš susirinkimą.
Kaip veikia susitikimas prieš konferenciją?
Tiems, kurie neplanuoja dažnų susitikimų, susitikimas prieš posėdį iš pradžių gali atrodyti nepatogus ar nepatogus, nes jame gali būti naujų terminų ar kalbos, pvz., „renginio atnaujinimas“ arba „banketo renginio užsakymas“. Tačiau išankstiniai susitikimai yra skirti išlyginti bet kokius nesusipratimus ar neaiškius įvykio aspektus. Tai jūsų galimybė paklausti, ką reiškia šie terminai, ir bet kokių kitų klausimų, kurie pagerins renginio sėkmę.
Ko tikėtis per susitikimą prieš konferenciją
Išankstiniame susirinkime renginio planuotojas peržiūrės visus galutinius Logistika tam tikrai programai kartu su programoje dalyvaujančia tiekėjų valdymo komanda.
Paprastai susitikimą prieš konferenciją koordinuoja ir suplanuoja vietos konferencijos paslaugų vadovas. Pavyzdžiui, jei jūsų konferencija vyksta viešbutyje, tame viešbutyje greičiausiai bus darbuotojas, kurio užduotis bus koordinuoti tokius renginius kaip jūsiškis. Šis asmuo pakvies vadovus iš įvairių sričių, kurios dalyvauja renginyje, peržiūrėti savo konkretų vaidmenį renginyje.
Tai puikus laikas susitikimo ar renginių planuotojui užmegzti ryšį su visais dalyvaujančiaisiais.
Išankstinio susitikimo metu renginio planuotojas turėtų pabrėžti kai kuriuos pagrindinius renginio tikslus, įskaitant svarbius informacija apie renginį priimančią organizaciją, svarbiausius renginio metu perduodamus pranešimus ir svarbius VIP asmenis, kurie, kaip tikimasi, dalyvauti.
Peržiūrėkite Renginio CV
Renginio aprašyme išsamiai aprašomos visos renginio specifikacijos. Tai apima visą svarbią informaciją, įskaitant datas, laiką, kontaktus, dalyvių profilius, kritinę situaciją kontaktai, maistas ir gėrimai, transportavimas, pristatymo informacija, sąskaitų išrašymas, garso / vaizdo ir kitos specialios poreikiai.
Kiekvienas skyriaus vadovas peržiūrės savo vaidmenį renginyje, įskaitant atitinkamą informaciją ir įprastas darbo procedūras. Jie taip pat peržiūrės savo supratimą apie renginio sutartį ir anksčiau pasidalintą informaciją apie banketų renginių užsakymus.
Susitikimų ir renginių planuotojai turėtų nepamiršti per šį laiką užduoti išsamių klausimų, susijusių su renginio specifikacijomis, pvz., personalo lygis ir pagrindinių kontaktų iš visų atstovaujamų sričių, kurie dalyvaus faktinio susitikimo metu, vardai įvykis. Pagrindiniai diskusijos prieš konferenciją elementai gali apimti:
- Maisto ir gėrimų reikalavimai
- Svečių kambarių sąrašo reikalavimai
- Reikalavimai konferencijoms ir parodoms eksponuoti
- Posėdžių salės ir parodos erdvės reikalavimai (įskaitant detalius grindų planus)
- Techniniai reikalavimai, pvz., elektros ir telekomunikacijų specifikacijos
- Išsami informacija apie ženklų išdėstymą ir kitas dekoracijas
Atlikite paskutinės minutės pakeitimus
Susitikimas prieš posėdį yra idealus laikas atlikti bet kokius paskutinės minutės pakeitimus. Nors jiems tai ne visada gali patikti, dauguma pardavėjų ir tiekėjų tikisi kelių paskutinės minutės pataisymų ir pakeitimų, tačiau stenkitės, kad užklausos būtų pagrįstos.
Žinoma, pakeitimų, kurie gali būti laikomi pagrįstais, mastas priklauso nuo to, kaip anksti įvyksta išankstinė klaida. Jei išankstinis patikrinimas suplanuotas tuo metu, kai jau vyksta sąranka, apsvarstykite galimybę atlikti išankstinį kambario patikrinimą, kad įsitikintumėte, jog viskas veikia sklandžiai. Taip žinosite, kokių pakeitimų būtų galima padaryti nepakenkiant jau padarytai pažangai.
Key Takeaways
- Išankstinis susirinkimas yra susitikimas, vykstantis prieš konferenciją konferencijų centre, viešbutyje ar bet kurioje kitoje renginių erdvėje.
- Išankstinis susitikimas suteikia galimybę visiems pagrindiniams žaidėjams ir darbuotojams peržiūrėti savo pareigas, tikslus ir lūkesčius.
- Išankstinis susirinkimas paprastai vyksta likus kelioms dienoms iki renginio.
- Tai viena iš paskutinių galimybių, kurią organizatoriai turės prašyti pakeitimų prieš prasidedant renginiui.
