Kasdien į jus metama vis daugiau informacijos. Nauji laiškai, įvairių komitetų ataskaitos, sąskaitos faktūros, pasiūlymai ir dar daugiau – visa tai atsiduria ant jūsų stalo kelis kartus per dieną. Esate per daug užsiėmęs, kad su tuo susitvarkytumėte iš karto, todėl jis tiesiog pradeda kauptis. Jūsų darbalaukis pradeda atrodyti kaip karo zona.
Problema nėra ta, kad jūsų stalas yra netvarkingas; problema ta, kad prarandami svarbūs dalykai. Tai arba užkasama dėl naujos medžiagos, arba ji yra naujoje medžiagoje, bet nepastebima. Dėl to per daug laiko skiriate tiesiog skubiems dalykams, o ne tiems, kurie svarbūs.
Kai jūsų viršininkė nori sužinoti, per kiek laiko ji gali gauti viceprezidento ataskaitą, nenorite jai sakyti, kad nepastebėjote atmintinės, kurią ji jums atsiuntė, prašydama pateikti ataskaitą. Jūsų viršininkas taip pat neapsidžiaugs išgirdęs, kad naujosios produktų linijos išdėstymas vėluoja, nes jį atidėjote į šalį, jis buvo uždengtas ir pamiršote.
Kai kurie žmonės jums pasakys, kad geriausias būdas išspręsti šią problemą yra švarus stalas. Kiti sako, kad netvarka yra gerai. Kas teisus?
Netvarkingas stalas, netvarkingas protas
Ne taip seniai buvo populiarus posakis „perkrautas stalas yra netvarkingo proto ženklas“. Ta išraiška sukūrė visą pramonės šaką, skirtą padėti verslo vadovams išvalyti stalinius kompiuterius, kaip jų psichikos ženklą aštrumas.
Be jokios abejonės, esate matę filmų, kuriuose bosas sėdi savo biure ant miesto centro dangoraižio. Jis sėdi už stiklinio stalo be stalčių. Vienintelės puošmenos yra įspūdingas rašiklių rinkinys svarbiems dokumentams pasirašyti ir telefonas ar domofonas, kad jis galėtų duoti įsakymus.
Iš kitos pusės...
Daugelis žmonių nemato nieko blogo, kai popieriaus krūvos dengia darbalaukį, net išsilieja ant kėdžių sėdynių ir biuro grindų. Jie cituoja posakius, tokius kaip „užgriozdintas stalas yra genialumo ženklas“, o „netvarkingas stalas yra tik netvarkingo stalo ženklas“.
Visi žinome ką nors, kurio stalas yra toks. Jūs nematote, kaip jie netgi gali atskirti, ar darbalaukis yra metalinis ar medinis. Tačiau kai ko nors jų paprašai, jie eina tiesiai į krūvą, perlapo 2 ar 3 lapus ir išsitraukia tai, ko prašėte.
Kas tinka jums
Abi pusės yra teisingos. Klausimas ne tas, kas teisinga. Kyla klausimas, kas padarys jus efektyvesnius. Yra keletas pagrindinių gairių, kurios taikomos abiem būdais, tačiau svarbiausia yra dirbti tokiu būdu, kuris leistų jums būti veiksmingiausias. Beveik kiekvienas turi atsikratyti tam tikros netvarkos ant savo stalo, bet jei ant stalo vienu metu bus ne daugiau kaip vienas daiktas, daugeliui iš mūsų nepavyks.
Daugelis žmonių vienu metu (arba beveik tuo pačiu metu) dirba su keliais projektais. Kūrybingi tipai jaučia poreikį supti juos įkvėpimo. Į detales orientuotiems asmenims reikia po ranka daug etaloninės medžiagos. Kai kurie žmonės mano, kad dėl krūvos darbų jie atrodo užimti, todėl atleidimo metu jie yra saugesni. Kiti mano, kad švarus stalas rodo, kaip efektyviai jie atlieka darbą. Svarbu daryti tai, kas jums tinka.
Kaip prisijaukinti monstrą
Nesvarbu, ar renkatės sterilų stiklinį darbalaukį, ar tiesiog norite šiek tiek sutvarkyti savo darbastalio chaosą, yra keletas pagrindinių gairių:
- Tikrai nori tobulėti: Nerekomenduojame griežto požiūrio, kurį daro kai kurie. Deja, tai palieka pasiteisinimus, kad būtų per lengvas. Šis bandymas padaryti jūsų stalą mažiau netvarkingą ir efektyvesnį priklauso nuo jūsų rimtų pastangų.
- Laikyti, mesti arba perkelti: Raskite tris konteinerius. Pažymėkite mažiausią „laikyti“. Pažymėkite didžiausią „mėtymą“. Turėkite kitą konteinerį, pažymėtą „perkelti“. Labai svarbūs daiktai pateks į jūsų laikymo konteinerį, kad vėliau būtų rūšiuojami. Viskas, ką norite parsinešti namo ar padovanoti, patenka į „perkėlimo“ konteinerį. Visa kita patenka į išmetimo konteinerį.
- Pradėkite nuo seniausio: Pažiūrėję į juos galite pasakyti, kuri krūva yra seniausia. Paprastai jis yra toliausiai nuo jūsų kėdės. Iš šios krūvos daiktus bus lengviausia išmesti.
- Kiekvieną kūrinį įvertinkite tik vieną kartą: Pažiūrėkite į kiekvieną krūvoje esantį elementą. Nuspręskite, į kurį konteinerį jis bus įdėtas. Negalite jo padėti ant savo stalo vėlesniam laikui, turite nuspręsti dabar. Viską sudėkite į vieną iš trijų talpyklų. Kito varianto nėra.
- Paklausk savęs šito: Pirmas klausimas yra "ar aš tai turiu kur nors kitur, ar galiu jį gauti iš ko nors?" Jei el. pašte turite kopiją, arba ataskaitoje, ar ant rinkos analizę parengusio asmens stalo ir pan., kitos laikyti nereikia kopija. Išmesk. Tada paklauskite "kam man to reikia?" Jei atsakymas yra a) imtis veiksmų, b) ką nors su juo daryti Kai gaunu iš ko nors daugiau informacijos arba c) remtis, kaip dirbu kitą darbą, įdėkite ją į saugyklą krūva. (Kai atsikratysite netvarkos, iš naujo surūšiuosite saugojimo krūvą pagal šias tris kategorijas, todėl nedvejodami atskirkite jas dabar. Vėliau sutaupysite laiko.) Jei jūsų atsakymas buvo kitas, išmeskite tą elementą.
- Būkite negailestingi ir drąsūs: Eidami per kiekvieną krūvą, vis labiau artėdami prie ką tik atkeliavusių dalykų, būkite negailestingi savo sprendimuose. Neimkite kalinių. Jei jums jo tikrai nereikia, išmeskite. Ir būk drąsus. Nesikabink dėl kažko vien todėl, kad kas nors kada nors gali tavęs apie tai ko nors paklausti. Nestatykite tvirtovės iš popieriaus, kad apsisaugotumėte.
Tvarkyti problemą
Jūsų darbalaukis neturi būti sterilus ir visiškai be popieriaus, nors gali būti, jei tai padeda. Jūsų tikslas yra sutvarkyti darbalaukį taip, kad jis maksimaliai padidintų jūsų efektyvumą. Jei tai reiškia, kad ant jūsų stalo yra keliomis krūvomis daugiau nei šalia esančio žmogaus, viskas gerai – jei viskas, ką laikėte, padės pasiekti tikslą padidinti efektyvumą.
