Net ir naudojant šiuolaikines pardavimo vietos (POS) sistemas, jums vis tiek reikia procedūros, kad atsiskaitytumėte už parduotuvės grynųjų pinigų kvitus. Šios vidaus kontrolės priemonės yra būtinos siekiant išvengti netinkamo pinigų tvarkymo ir apsaugoti turtą nuo praradimo ar vagystės.
Stipri vidaus kontrolė ne tik skatina veiklos efektyvumą, bet ir užtikrina patikimus apskaitos įrašus, kurių prireiks apmokestinimo metu. Viena iš dažniausiai pasitaikančių priežasčių susitraukimas ar praradimas jūsų parduotuvėje yra netinkamai elgiamasi su grynaisiais. Ištyrus, dažniausia priežastis yra tinkamų procedūrų ar kontrolės trūkumas.
Šią grynųjų pinigų valdymo sistemą galima sukurti tuo pačiu metu parduotuvės politika yra įsteigti. Daugelis šiandieninių POS sistemos turi nuoseklias instrukcijas, kaip uždaryti (taip pat žinomas kaip balansavimas) pinigų stalčių, kad padėtų darbuotojui.
Verslo žvalgyba
Parduotuvės vadovybė arba kasininkės gali bet kada parengti pardavimo ataskaitą per pamainą. Pridėjus
Yra keletas priežasčių, kodėl tai naudinga:
- Taip išvengiama per daug grynųjų laikyti pardavimo aikštelėje.
- Apsaugo nuo praradimo, jei parduotuvė būtų apiplėšta.
- Tai apsaugo nuo situacijų, kai klientas skundžiasi dėl per mažo pakeitimo.
- Tai atskleidžia dažną tam tikrų kasininkų perteklių ar trūkumą.
- Tai pašalina pagundą paimti grynuosius iš kasos stalčiaus be dokumentų.
Kaip ir kada įgyvendinti
Kasos aparato balansavimas dažniausiai vyksta dienos pabaigoje arba pasibaigus kasos pamainai. Pinigų stalčių ir jo turinį reikia nunešti į biurą ar kitą nuošalią vietą ataskaitai parengti. Jei balansuojate stalčių po uždarymo, įsitikinkite, kad pardavimo aukšte šviesos išjungtos, o durys užrakintos. Daugeliui pardavėjų jie skuba ir paprastai pradeda užsidaryti anksčiau, nei parduotuvę iš tikrųjų uždaro. Tai nėra saugi praktika. Tačiau jei parduotuvėje dirba keli darbuotojai, vieną iš registrų galima uždaryti darbo valandomis.
Bet koks perteklius ar trūkumas turi būti ištirtas. Į žmogaus prigimtį reikėtų atsižvelgti darant nedideles klaidas ir nedidelius kiekius, bet dažnai neatitikimai gali būti darbuotojo vagystės požymis arba reikšti, kad reikalingas tolesnis mokymas ypatinga kasininkė. Paprastai norite užtikrinti, kad neatitikimai neviršytų 2 USD iki dienos pabaigos.
Pradiniai grynieji pinigai grąžinami atgal į kasos stalčių ir saugomi vakare, kol ruošiamas indėlis bankui. Visi kredito kortelių lapeliai, terminalo ataskaitos ir kiti registro kvitai gali būti susegti prie kasdienio kasos stalčiaus ataskaitos ir pateikti pagal datą.
Pareigų atskyrimas
Norėdami gauti daugiau atskaitomybės, apsvarstykite galimybę naudoti du žmones kasos aparatui subalansuoti. Vienas asmuo suskaičiuos stalčių ir sudarys dienos grynųjų pinigų ataskaitą, o kitas parengs banko indėlį. Abu darbuotojai turi pasirašyti ataskaitą, nurodydami, kad yra atsakingi už pateiktus skaičius. Nors jokia sistema negali užkirsti kelio sukčiavimui, ši audito seka padės atgrasyti nuo darbuotojų slapto susitarimo.
Kitos pamainos pradžioje kiekvienam kasininkui turėtų būti paskirtas atskiras kasos stalčius. Turėti kasininkė perskaičiuokite pinigus stalčiuje, kad patikrintumėte pradinį likutį. Jei esate a maža parduotuvė turint tik vieną registrą, greičiausiai grynieji stalčiuje lieka per naktį. Jei tai jūsų situacija, procedūra yra ta pati.
Paskutinė pastaba: kadangi žmogiškosios klaidos yra žaidimo dalis, įsitikinkite, kad į pelno ir nuostolių ataskaitas įtraukėte pinigų neatitikimus. Į pelno (nuostolio) ataskaitas pridėkite eilutę, kurioje būtų nurodytas nuostolis dėl neteisingo skaičiavimo. Tai dar vienas būdas patikrinti ir valdyti nuostolius.
