Norint paruošti biurą prieš uždarant šventes, reikia kruopštaus pasiruošimo. Tinkamas pranešimų siuntimas užtikrins, kad jūsų klientai, pardavėjai ir darbuotojai galės planuoti išjungimą, o tai reiškia, kad jums nereikės nagrinėti daug piktų skundų prieš ir po pertraukos. Tai turėtų sudaryti nerūpestingas atostogas ir užtarnautą poilsį.
Pateikiame paprastą kontrolinį veiksmų sąrašą, nuo pranešimų apie atostogas nustatymo iki termostatų nustatymo iš naujo, kad jūsų atostogos vyktų sklandžiai ir būtų pelningos.
Praneškite darbuotojams, klientams ir pardavėjams
Įsitikinkite, kad įspėjote savo įmonės suinteresuotąsias šalis bent prieš dvi ar keturias savaites. Darbuotojai gali būti įspėti ir priminti per biuro kalendoriaus sistemas, el. pašto pranešimus, iškabas ir skelbimus visame biure bei įdėklus į darbo užmokestį. Ir nepamirškite tų tolesnių priminimų; ne kiekviena žinutė patenka iš pirmo karto.
Galite informuoti klientus naudodami savo svetainę ir automatinį palydovo pranešimą savo telefono sistemoje.
Informuokite pardavėjus (ypač tuos, kurių pristatymo grafikai pasikartoja) el. paštu, telefonu arba įprastu paštu.
Praneškite apsaugos darbuotojams arba tarnyboms
Praneškite savo apsaugos darbuotojams arba saugos tarnybai apie artėjančias uždarymo datas. Įsitikinkite, kad saugos paslaugų teikėjai turi atnaujintą skubios pagalbos kontaktų sąrašą, kuriame yra jūsų ir jūsų pagrindinių darbuotojų kontaktinė informacija, įskaitant telefono numerius. Jie turėtų žinoti, į ką kreiptis iškilus saugumo problemai, net kai biuras nedirba, ir kas turi teisę būti pastate uždarymo metu.
Automatinio palydovo pasisveikinimo keitimas
Likus savaitei ar dviem iki uždarymo, įrašykite an automatinis palydovinis pasisveikinimas telefono sistemoje, kurioje paaiškinama, kad biuras bus uždarytas ilgesniam laikui. Įtraukite datą, kada užsidarysite ir kada tikitės vėl atidaryti. Prieš pat išeidami įrašykite antrą automatinį pasisveikinimą, kuriame pabrėžiama, kada grįšite ir, jei reikia, kam skambinantieji turėtų nukreipti bet kokias užklausas jums nesant.
Jei teikiate avarines paslaugas, pvz., šildymo ir vėsinimo, vandentiekio ar kitas esmines klientų paslaugas, būtinai pasakykite skambintojams, kaip susisiekti su atsakiklio tarnyba arba mobiliuoju telefonu įvykus įvykiui Skubus atvėjis.
Praneškite savo atsiliepimų tarnybai
Praneškite savo atsakiklio tarnybai apie datas, kada biuras bus uždarytas, ir atnaujinkite savo kontaktų sąrašą budinčių darbuotojų telefonų numeriais. Įsitikinkite, kad jie žino, į ką kreiptis konkrečiose situacijose; nenorite, kad aukščiausio lygio vadovai būtų įspėti, pavyzdžiui, iškilus pristatymo problemai.
Keisti balso pašto sveikinimus
Jei jūsų telefono sistema leidžia darbuotojams prie savo stalo priimti išorinius skambučius, nurodykite jiems įrašyti „uždaryta“. švenčių proga“ pranešimą arba balso pašto sveikinimą „ne biure“, kuriame skambinantiems pateikiama esminė informacija apie uždarymas. Darbuotojai turėtų pranešti skambinantiems asmenims, kada jie grįš į biurą ir ką daryti, jei jiems reikia skubios pagalbos, kol biuras uždarytas. Daugeliu atvejų nenorite, kad darbuotojai pateiktų asmeninę kontaktinę informaciją.
Sumažinkite termostatų skaičių, išjunkite biuro įrangą
Sutaupykite energijos ir pinigų nustatydami arba perprogramuodami biuro termostatus išjungimo metu. Būsite nustebinti sutaupytų išlaidų, ir tai gali būti naudinga PR galimybė; parodyti, kad jūsų įmonė yra įsipareigojusi tausoti išteklius.
Taip pat galite sutaupyti energijos ir pinigų išjungę visą nebūtiną biuro įrangą, įskaitant stalines lempas, kopijavimo aparatus, spausdintuvus ir kompiuterius.
Atsarginiai serveriai
Jei turite kompiuterių ir serverių, įsitikinkite, kad atsarginės kopijos kūrimo ciklas vyksta tinkamai prieš ir po išjungimo. Sumažinkite nelaimės pavojų, suplanuodami atsarginę kopiją ne vietoje, kad būtų galima anksti pasiimti. IT yra sritis, kurioje norite turėti aiškias instrukcijas, su kuo susisiekti iškilus problemai, todėl įsitikinkite, kad jūsų atsakiklio tarnyba yra tinkamai informuota.
NEIŠJUNKITE
Yra tam tikros biuro įrangos, kurios neturėtumėte išjungti, įskaitant:
- Fakso aparatai
- Telefono sistema
- Serveriai ir atsarginės sistemos
- Šaldymo įrenginiai
- Apsaugos sistemos
