Netvarkingumas ir painiava gali erzinti, bet dar blogiau, jie kenkia verslui. Pagalvokite apie tai taip: didėjant chaosui, pelnas mažėja. Atsakymas? Geras biuro valdymas. Kai pradėsite taikyti septynis gero biuro valdymo principus, nustebsite, koks skirtumas yra geras biuro valdymas ir kiek daugiau verslo užsiimate.
1. Rutinos nustatymas
Įprastoms užduotims reikia įprastinių procedūrų, jei norite likti organizuotas ir kad viskas vyktų sklandžiai. Nustatykite popierizmo ir biuro sistemų tvarkymo tvarką.
Kiekvieną popieriaus lapą, patekusį į jūsų biurą, reikia vieną kartą apdoroti, atlikti veiksmus ir paduoti – o ne atsitiktinai sukrauti ant stalo. Panašiai skaitmeniniams ryšiams, pvz., el. laiškams, turėtų būti teikiama pirmenybė ir, jei įmanoma, reikia nedelsiant imtis veiksmų, arba pažymėti, kad reikia imtis veiksmų ateityje.
Biuro sistemos, įskaitant stalinius kompiuterius, nešiojamuosius kompiuterius, failų serverius, daugiafunkciai spausdintuvai, ir mobiliuosiuose įrenginiuose, reikia ir administravimo, ir skubios pagalbos procedūrų. Kai sistema sugenda arba a
2. Atsakomybių apibrėžimas
Geras biuro valdymas priklauso nuo to, ar žmonės žino, kas už ką atsakingas. Žmonės, kurie yra atsakingi, yra tie, kurie dažnai atlieka reikalus.
Kas nutiktų, pavyzdžiui, jei pirkimas nes jūsų smulkųjį verslą darė kas ir kada? Ar galėtumėte rasti spausdintuvo popieriaus, kai jo prireiktų? Paskyrus vieną asmenį, atsakingą už visos įrangos ir reikmenų užsakymą, problema išspręsta ir viskas vyks sklandžiai. Turi darbuotojų atsiųskite nurodytam asmeniui el. paštu bet kokius prašymus dėl prekių arba pateikite ranka rašytą sąrašą matomoje vietoje, kur žmonės galėtų pridėti tai, ko jiems reikia.
Tas pats ir su kompiuterinių sistemų administravimu. Turite turėti vieną asmenį, atsakingą už jūsų kompiuterinių sistemų saugumą ir tokių dalykų, kaip paskyros, slaptažodžiai ir programinė įranga, stebėjimą. Naudojant debesimis pagrįstos sistemos biuro programoms, apskaitos programinei įrangai ir duomenų saugojimui yra idealus sprendimas mažoms įmonėms, bet jūs vis tiek reikia turėti patikimą asmenį, paskirtą atlikti administracines užduotis, pvz., pridėti / ištrinti naudotojus, priskirti leidimus, ir tt kad jūsų biuras veiktų sklandžiai.
3. Įrašų tvarkymas
Įrašų vedimas skamba kaip lengviausia gero biuro valdymo dalis – kol nepagalvosite, kad reikia laikyti tuos įrašus pasiekiamus ir atnaujinti. Padarykite tai biuro kasdienybe. Kai gausite a naujas klientas ar klientui, pavyzdžiui, užtrunka tik akimirką, kol įvesite jį į savo kontaktų duomenų bazę. Tada užtruks dar akimirką ar dvi, kad atnaujintumėte įrašą, kai pasikalbėsite su juo telefonu.
4. Erdvės panaudojimas
Pasivaikščiokite po savo biurą. Ar tai erdvės valdymo ar netinkamo erdvės valdymo pavyzdys? Ar turite apeiti kliūtis arba rizikuojate už ko nors užkliūti? Ar galėtumėte patogiai dirbti, kai atsisėdate prie stalo? Ar viskas išdėstyta logiškai, kad labiausiai reikalingi daiktai būtų arčiausiai rankų?
Biuruose sugrūsta daugybė dalykų, iš spausdintuvų stovų į dokumentų spintas. Norėdami tinkamai valdyti biurą, turite būti tikri, kad visi biure esantys daiktai yra išdėstyti taip, kad būtų maksimalus efektyvumas ir didžiausias saugumas. Vadovaukitės biuro dizaino pagrindais, kad patenkintumėte savo biuro patalpos energijos, apšvietimo ir vėdinimo poreikius ir paverstumėte ją saugesne bei geresne darbo vieta.
5. Varginančių darbų planavimas
Per lengva atidėti dalykus, kurių nemėgstate daryti, o daugumai verslo žmonių nepatinka tokios užduotys kaip padavimas, siuntimas ir gavimas arba buhalterija. Deja, biuras, kaip ir virtuvė, neveiks gerai, jei nebus atlikti darbai.
Jei esate smulkaus verslo savininkas, kuris negali priskirti to, ką matote nuobodus ar nemalonus kažkam kitam darbas, priverskite save reguliariai jį atlikti, kiekvieną savaitę planuodami laiką už jį.
Rytą ar popietę skirkite šaltiems skambučiams, neprioritetinėms el. pašto užklausoms, skelbdami įrašus socialiniuose tinkluose, tvarkydami apskaitą ar atnaujindami įrašus. Darykite tai pakankamai savaičių iš eilės ir tai taps geru biuro valdymo įpročiu.
6. Delegavimas ir išorės paslaugų teikimas
Tobulame pasaulyje kiekvienas darytų tik tai, ką turi laiko padaryti gerai. Kadangi pasaulis nėra tobulas, daugelis žmonių daro tai, kam neturi laiko ar talento.
Delegavimas ir užsakomųjų paslaugų teikimas gali pagerinti jūsų smulkaus verslo biuro valdymą ir leisti sutelkti dėmesį į savo talentus, taip pagerinant savo pelną. Ne visą darbo dieną dirbantis arba virtualus padėjėjas gali atlikti daugelį jūsų biuro ar administracinių užduočių.
7. Planavimas pagal prioritetus
Daugelis smulkaus verslo savininkų praleidžia dienas veikdami ir reaguodami, o paskui stebisi, kodėl atrodo, kad jie sukasi savo ratus. Verslo planavimas yra svarbi gero biuro valdymo sudedamoji dalis ir turi būti įprastos biuro valdymo procedūros dalis.
Sėkmingi smulkaus verslo savininkai kiekvieną savaitę skiria laiko verslo planavimui, o daugelis naudoja kasdienes verslo planavimo sesijas kaip tikslo nustatymo ir augimo įrankį. Jei turite darbuotojų, formaliai arba neoficialiai įtraukite juos į verslo planavimą.
