Išorinio renginių planuotojo samdymas neturi būti bauginanti užduotis. Turite pasirinkti geriausius renginių planuotojus, atitinkančius jūsų poreikius, ir atidžiai juos patikrinti prieš įsipareigodami. Tačiau pirmiausia turėtumėte tiksliai žinoti, ko prašote renginio planuotojo.
Nustatykite savo tikslą
Prieš pradėdami paiešką, turite išsiaiškinti renginio tikslą, biudžetą, su kuriuo dirbate, ir samdymo iš išorės priežastį.
Norite būti tokioje padėtyje, kad galėtumėte perteikti bendrus renginio planus ir svarbiausius jo tikslus.
Apibrėžus tikslus, pradės kilti kelios aiškios idėjos apie temą ir žinutę, kurią norite perduoti.
Dabar norėsite nustatyti biudžetą, kurį turite planuotojui, ir tai, ko iš jų tikimasi. Renginių planuotojas gali pasirinkti vietą, rekomenduoti maisto ir gėrimų variantus, šaltinio garsiakalbius ir pramogas, būti vietoje gamybos dienos reikmėms ir sukurti kvietimus.
Jei negalite patys susitvarkyti su visomis pirmiau nurodytomis funkcijomis, turite pradėti renginių planuotojo paiešką.
Raskite savo renginių planuotoją
Nepriklausomai nuo to, ar tai socialinis renginys, ar įmonės susitikimas, renginio samdymo taisyklės planuotojas ar maitinimo teikėjas išlieka tie patys: norite pasamdyti ką nors, kas turi patirties kuriant jūsų tipą įvykio.
Iš lūpų į lūpas yra vienas iš būdų rasti renginių planuotoją, nesvarbu, ar tai jubiliejaus vakarėlis, pusryčių verslo susitikimas, savaitgalio poilsis ar bet koks kitas renginys. Tačiau tai ne visada efektyviausias būdas.
Jei bandote rasti geriausią renginių planuotoją savo reikalui, ieškokite įmonės, turinčios patirties ir tvirtą reputaciją renginių planuotojų bendruomenėje. Bendraamžių reputacija gali būti stipresnis rodiklis nei draugų rekomendacijos.
Pasitarkite su nacionaliniu ar vietiniu skyriumi Susitikimas su tarptautiniais profesionalais, Tarptautinė specialiųjų renginių draugija, arba Nacionalinė maitinimo vadovų asociacija.
Jei norite sužinoti, kas jūsų vietovėje turi gerą reputaciją, kreipkitės į vietinį suvažiavimų ir lankytojų biurą arba prekybos rūmus. Taip pat galite susisiekti su viešbučio konferencijų pardavimo skyriumi.
Interviu su pareiškėjais
Dauguma renginių planuotojų nekantrauja išgirsti apie jūsų renginį. Iš pradžių pateikite trumpą informaciją ir sutelkite dėmesį į jų patirtį pradiniame pokalbių etape.
Sumažinkite savo kandidatų sąrašą iki trijų stipriausių kandidatų.
Tada turėtumėte paklausti kiekvieno finalininko ar įmonės apie jų verslą, patirtį, susijusią su praeities įvykiais ir kaip jie planuoja nenumatytiems atvejams. Geras planuotojas padės jums aptarti bendrus jūsų renginio tikslus, laiko juostą, biudžetą, svečių skaičių ir asmenines nuostatas, taip pat užduos klausimų apie jūsų organizaciją. Tas, kuris nori sužinoti apie jūsų tikslus ir jūsų renginį, išsiskirs iš kitų.
Nors ne visada įmanoma susitikti su pareiškėju asmeniškai per pirmąjį etapą interviu, ypač jei jūsų programa yra už miesto ribų, tai gali būti svarbus žingsnis renkantis teisingas planuotojas. Jūs norėsite kandidato, kuris su jumis tikrai palaiko.
Paskutinis žingsnis yra patikrinti savo kandidatų nuorodas. Susisiekite su buvusiais klientais ir įsitikinkite, kad jo praeityje nėra jokių blogų įvykių.
Padarykite savo pasirinkimą
Dabar atėjo laikas susiaurinti pasirinkimą iki vieno.
Kai išsinuomosite, renginių planuotojas turėtų galėti su jumis pasidalyti detaliu renginio planu. Atėjo laikas mėtyti kūrybines idėjas ir išmesti idėjas, kurios neveikia.
Sumažinkite biudžetą
Daugelis žmonių, kurie renginį organizuoja pirmą kartą, nori šampano renginio iš alaus biudžeto. Jūsų renginių planuotojas gali maksimaliai išnaudoti jūsų biudžetą, tačiau gali tekti šiek tiek paversti jūsų vizija ant žemės.
Turite dirbti kartu, kad sudarytumėte realų biudžetą. Nepamirškite pasidomėti, kokius mokesčius ims renginių planuotojas ir kaip jie bus įtraukti į biudžetą. Renginių planuotojo mokesčiai ir jų apmokestinimo būdai labai skiriasi.
Jūsų bus paprašyta pateikti užstatus, dokumentus ir sutartis renginių planuotojui, taip pat renginio vietas ir jų siūlomas paslaugas. Kaip visada, prieš pasirašydami sutartis, turėtumėte paprašyti advokato peržiūrėti visas sutartis.
Sekti
Dauguma blogų dalykų, kurie nutinka, susiję su renginių planavimu, atsiranda dėl to, kad trūksta tolesnių veiksmų. Renginių planavimui reikalingas efektyvus logistikos koordinavimas. Kitaip tariant, sekite projektą ir neverskite renginių planuotojo priimti svarbių sprendimų be jūsų indėlio.
Jei viskas klostysis taip, kaip planuota, renginių planavimo procesas vyks be kliūčių ir savo tinklą papildysite puikiu renginių planuotoju ateities poreikiams.
Jei procesas užklumpa prieš didžiąją dieną, įsijunkite ir stenkitės tai ištaisyti. Nesusipratimus galima išspręsti. Netikėtas problemas galima išspręsti.
Tačiau būkite pasirengę, jei visa kita nepavyks, atleiskite renginių planuotoją ir pereikite prie atsarginės kopijos.
