Kai darbuotojas paaukštinamas iki jo pirmasis vadovo vaidmuo, tikėtina, kad tai bus pirmas kartas, kai jis valdys skyriaus biudžetą.
Dauguma nauji vadovai mažai arba visai negauna oficialaus mokymo, kaip parengti biudžeto prognozę, sekti išlaidas arba koreguoti metų viduryje. Jiems dažnai įteikiama skaičiuoklė arba ataskaita iš savo vadovo arba finansų skyriaus ir tikimasi, kad jie žinos, kaip tai padaryti, arba mokysis bandymų ir klaidų būdu.
Nors „bandymai ir klaidos“ gali būti veiksmingas būdas išmokti naujų įgūdžių, būtų geriau, jei naujam vadovui nereikėtų daryti per daug skaudžių klaidų. Štai keli patarimai, jei ką tik buvote paaukštintas kaip vadovas, atsakingas už biudžeto sudarymą.
Skirkite laiko mokytis nuo pat pradžių
Nėra geresnio laiko užduoti „kvailus“ klausimus, nei tada, kai ką nors darai visiškai naujokas ir niekada to nedarei. Geriau klauskite ir skirkite laiko mokymuisi iš anksto, nei laukite, kol kas nors atkreips dėmesį tavo klaidos. Paprašykite savo vadovo (arba, jei galite, pirmtako) laiko peržiūrėti pagrindinę filosofiją, pagrindinius tikslus, formatą ir kiekvieną eilutės elementą. Jei jūsų organizacijoje yra finansininkas, paprašykite jo praleisti laiką su jumis. Daugelis bus pamaloninti ir nori pasidalinti savo patirtimi. Galų gale, jei jie gali išmokyti jus, kaip atlikti veiksmus pagal jų specifikacijas, vėliau jums bus mažiau galvos skausmo.
Išklausykite kursą „Finansai ir biudžeto sudarymas ne finansų vadovams“.
Kreipkitės į vietines universitetų verslo mokyklas skiltyje „Vykdomasis išsilavinimas“. Dauguma verslo mokyklų siūlo vienos ar trijų dienų kursus be kredito. Kursų metu arba po jų skirkite laiko savo įmonės metinei ataskaitai peržiūrėti ir suprasti įvairius finansinius rodiklius bei ataskaitas.
Tvarkykite savo skyriaus biudžetą kaip savo verslą
Kai dirbame didelėse organizacijose, su „įmonės“ pinigais esame linkę elgtis taip, lyg jie augtų ant medžių. Taip nėra, o dabar jūsų, kaip vadovo, užduotis yra perimti asmeninę savo skyriaus išteklių nuosavybę.
Būk komandos žaidėjas
Jei įmanoma, peržiūrėkite savo vadovo biudžetą. Nors svarbu prisiimti atsakomybę už savo biudžetą, jūsų padalinys yra didesnio subjekto dalis. Paprašykite savo vadovo parodyti, kur jūsų biudžetas telpa ir palaiko bendrą vaizdą, taip pat tarpusavio priklausomybę su kolegomis. Gali būti atvejų, kai kitam skyriui reikia pinigų tikslams, kurie yra svarbesni už jūsų. Nelaukite, kol jūsų paprašys arba atims – būkite iniciatyvūs ir pasiūlykite padėti savo kolegai vadovui. Būsite vertinami kaip strategiški ir bendradarbiaujantys.
Nežaisk kvailų žaidimų
Vien todėl, kad „visi tai daro“, dar nereiškia, kad tai nėra kvaila ir bloga įmonei. Tipiško kvailo biudžeto sudarymo žaidimo, kurį žaidžia vadovai, pavyzdys yra „naudok arba prarask išlaidas“. Tai yra tada, kai artėja prie metų pabaigos, o jūsų biudžetas neviršija prognozės. Ankstesniais metais, kai neišleidote lėšų, kitų metų biudžetas buvo nustatytas pagal faktinį tų metų biudžetą. Taigi, norėdami, kad jūsų biudžetas vėl nebūtų sumažintas, einate apsipirkti – perkate daiktus, kurių jums nereikia, arba kaupkite atsargas, jei prireiktų.
Stebėkite savo išlaidas kas mėnesį ir aktyviai taisykite
Nemanykite, kad „kažkas“ jums pasakys, kai viršysite biudžetą. Tiesą sakant, jums gali tekti prašyti mėnesinių ataskaitų arba sekti save. Nelaukite iki metų pabaigos, kai tai taps staigmena jums ir jūsų viršininkui. Iki to laiko jau per vėlu tirti ir daryti pataisymus. Būkite atskaitingi, įvertinkite save ir aktyviai atsiskaitykite savo vadovui.
Būkite skaidrūs ir įtraukite savo komandą
Pasidalykite savo biudžetu su savo komanda, galbūt net įtraukite juos į prognozės nustatymą. Įtraukdami savo komandą ir padėdami jiems suprasti biudžeto sudarymo procesą, sukuriate bendros nuosavybės jausmą ir skatinate darbuotojus ieškoti kūrybiškų išlaidų valdymo būdų.
Būkite strategiški
Neimkite tik praėjusių metų faktinių duomenų ir pridėkite 10 procentų prie kitų metų prognozės. Pradėkite nuo strategijos ir tikslų kūrimo, tada nustatykite išteklius, reikalingus tiems tikslams pasiekti. Jei jums reikia daugiau nei praėjusiais metais, paruoškite verslo bylą, kad pagrįstumėte savo prašymą dėl papildomo finansavimo.
Nepersistenkite
Nors biudžeto valdymas yra svarbus vadovo vaidmuo, niekada nepamirškite svarbiausio turto: savo žmonių! Įsitikinkite, kad praleidžiate bent penkis kartus daugiau laiko plėtoti savo komandą nei traškantys skaičiai.
