Daugelis didelių įmonių susitikimų ir konferencijų renginio programą pradeda atidarymo sesija, kartais vadinama plenarine sesija arba atidarymo bendra sesija. Šios sesijos dažniausiai siejamos su didesnėmis konferencijomis, kongresais ar suvažiavimais, tačiau jas galima naudoti ir mažesniems įmonių renginiams.
Atidarymo seansai visada suplanuojami tam tikram laikotarpiui programos pradžioje. Paprastai jie trunka nuo vienos iki dviejų valandų. Šiuo metu suplanuoti pristatymai renginių organizatoriams ir vedėjams gali pasiūlyti unikalią galimybę kreiptis į savo dalyvius.
Kas sudaro atidarymo sesiją?
Pradžios bendrosios sesijos pasižymi suplanuotu pristatymu arba įvairių pranešėjų pranešimų serijomis. Jie skirti plačiajai auditorijai.
Kai kurios renginių programos galiausiai siūlo vienu metu vykstančias pertraukų sesijas, kurių metu dalyviai suskirstomi į mažesnes grupes pristatymams ir seminarams. Kiti beveik iš karto padalija auditoriją į sesijas, skirtas tam tikriems vaidmenims, įgūdžių rinkiniams ar pomėgiams. Tačiau plenarinė sesija yra galimybė kartu kreiptis į visus renginio dalyvius.
Organizatoriaus vadovas gali nuspręsti aprėpti bendruosius darbotvarkės klausimus ir apibūdinti bendros programos tikslus. Atidarymo sesijos taip pat paprastai apima a pagrindinis pranešėjas ir kiti pranešėjai, padedantys nustatyti suvažiavimo toną.
Šie pristatymai gali būti rengiami įvairiais formatais, tačiau pačios sesijos iš esmės yra atviros visiems dalyviams.
Kodėl verta pradėti nuo plenarinės sesijos?
Veiksmingiausios atidarymo bendrosios sesijos yra tos, kurios organizuojamos auditorijos ir renginio dalyvių labui, ne renginio organizatoriai. Renginio organizatoriai gali pasinaudoti galimybe aptarti įmonės ar asociacijos verslo, renginių logistikos ir darbotvarkės klausimus, tačiau puiki plenarinė sesija taip pat turėtų linksminti ir motyvuoti auditoriją.
Veiksmingos programos reikalauja auditorijos įsitraukimo ir susidomėjimo. Renginių organizatoriai turi kovoti, kad susigrąžintų tą susidomėjimą, jei praras jį nuo pat pradžių. Pradedant bendrąsias sesijas programa turėtų prasidėti tvirtai.
Tikslai ir tikslai
Puikios atidarymo sesijos paprastai siekia kai kurių šių tikslų derinio:
- Motyvuokite, mokykite ir (arba) linksminkite bei įtraukite auditoriją.
- Nustatykite programos toną.
- Sukurkite įsimintiną patirtį.
- Dalinkitės svarbia informacija.
Visus šiuos tikslus pasiekia geriausios įžanginės bendrosios sesijos. Kasmetinės konferencijos plenarinėje sesijoje gali būti organizacijos sveikinimo žinutė prezidento, po kurio bus kreiptasi iš direktoriaus, kuris veiks kaip moderatorius įvykis.
Plenarinė sesija gali baigtis stipria nata, kai svečias pagrindinis pranešėjas pristato pranešimą apie dalyvių motyvavimą siekti tam tikrų tikslų.
Kai tai bus padaryta teisingai
Gera atidarymo bendroji sesija sukurs nuotaiką visam renginiui. Išliksite susidomėję, jei galėsite palaikyti gerą plenarinę sesiją. Norite motyvuoti dalyvius. Pateikite informacijos, kurios jie anksčiau nežinojo, kaip apie būsimus dalykus. Užmegzkite ryšį su jais.
Ir taip, puiku įdėti šiek tiek pramogų, bet nenorite, kad pramoga būtų visas pasirodymas.
