Failų tarnautojo darbo aprašymas: atlyginimas, įgūdžiai ir kt

Bylų tarnautojai naudoja sistemą, paprastai skaitinę arba abėcėlinę, kad galėtų tvarkyti popierinius ar elektroninius įrašus, įskaitant korespondencija, kvitai, sutartys ir sąskaitos faktūros, siekiant užtikrinti, kad informaciją būtų lengva rasti, kai ji reikia. Jie tvarko ir kaupia dokumentus, nuskaito duomenis ir įkelia elektroninius failus.

Remiantis JAV darbo statistikos biuro 2018 m. atnaujinimu, apytiksliai 110 020 bylų tarnautojų buvo įdarbinti JAV. Jie dirba sveikatos priežiūros, socialinių paslaugų, akademinėje bendruomenėje ir įvairių tipų profesinėse įstaigose, tokiose kaip advokatų kontoros. Bet kuri organizacija, kuri gamina daug dokumentų ar elektroninių dokumentų, samdo bylų tarnautojus.

Bylų sekretoriaus pareigos ir atsakomybė

Didelės ir mažos įmonės turi tam skirtus serverius, spintas, stalčius, patalpas ir sandėlius, kuriuose saugomos bylų bylos, dokumentai ir kitos rūšies informacija. Už šių erdvių priežiūrą atsako bylų tarnautojai. Šis darbas paprastai reikalauja gebėjimo atlikti šiuos darbus:

• Sukurti organizuotas bylų sistemas.
• Kurti, apdoroti ir tvarkyti failų įrašus.
• Pateikite ir gaukite dokumentus kitiems darbuotojams.
• Paruoškite įrašus saugojimui ne vietoje.
• Tvarkykite failų kambario žurnalus, kad galėtumėte stebėti failų vietą.
• Išmeskite bylas pagal nustatytus dokumentų saugojimo grafikus.

Be organizacijos įrašų tvarkymo, bylų sekretoriai gali būti kviečiami padėti daugelyje kitų sričių, įskaitant lankytojų sveikinimą; atsiliepti į skambučius ir nukreipti skambučius; atmintinių, el. laiškų ir kitų tipų dokumentų rinkimas; įrašų perrašymas; formų projektavimas; biuro įrangos eksploatavimas; ir tvarkyti konfidencialią medžiagą.

Bylų raštininko atlyginimas

Failų tarnautojo atlyginimas skiriasi atsižvelgiant į patirtį, vietą ir gebėjimą atlikti įvairias užduotis atliekant kitus vaidmenis:

• Vidutinis metinis atlyginimas: 31 700 USD (15,24 USD per valandą)
• Aukščiausias 10% metinis atlyginimas:Daugiau nei 50 230 USD (24,15 USD per valandą)
• Apatinis 10% metinis atlyginimas: Mažiau nei 21 390 USD (10,28 USD per valandą)

Šaltinis: JAV darbo statistikos biuras, 2018.

Švietimas, mokymas ir sertifikavimas

Šios profesijos išsilavinimo standartai yra pagrindiniai, o dauguma mokymų vyksta darbo vietoje.

• Išsilavinimas: Paprastai būtinas vidurinės mokyklos diplomas arba lygiavertis dokumentas, nors kai kurie failų raštininkais dirbantys žmonės turi bakalauro ir aukštesniojo mokslo laipsnius. Apie 11% turėti antrosios pakopos pažymėjimus.
• Treniruotės: Tam tikra darbo patirtis panašioje srityje praverčia. Mokymas darbo vietoje dažnai apima darbą su labiau patyrusiu tarnautoju nuo kelių savaičių iki kelių mėnesių.

Bylų raštininko įgūdžiai ir kompetencijos

Darbas bylų tarnautoju reikalauja stiprių organizavimo ir bendravimo įgūdžių, taip pat kruopštaus dėmesio detalėms. Taip pat gali būti reikalaujama, kad bylų tarnautojai retkarčiais sunkiai pakeltų bylų dėžes ir pan. Kiti svarbūs įgūdžiai ir gebėjimai:

• Kompiuteriniai ir programinės įrangos įgūdžiai: Naudodami internetą ir teksto apdorojimo, skaičiuoklių ir el. pašto programas turėtumėte jaustis patogiai. Taip pat gali tekti išmanyti dokumentų valdymo programinę įrangą, pvz., „eFileCabinet“, arba failų saugyklą debesyje.
• Skaitymo supratimo įgūdis: Didžioji šios pozicijos dalis apima dokumento prigimties išvedimą iš jo turinio ir jo įdėjimą į logišką vietą, kurioje kiti tikisi jį rasti.
• Klausymo įgūdžiai: Klausymas yra svarbus norint suprasti bendradarbių poreikius ir įgyvendinti jų prašymus bei pasiūlymus.
• Kritinio mąstymo įgūdžiai: Logika ir sprendimų priėmimo įgūdžiai yra labai svarbūs norint greitai surūšiuoti įvairius dokumentus ir nuspręsti, ką su jais daryti.

Darbo perspektyva

Tikimasi, kad bylų tarnautojų užimtumas sumažės maždaug 10% 2016–2026 m., kai organizacijos derina administracines funkcijas, tokias kaip priėmimas ir registravimas, o technologinių duomenų saugojimo galimybės ir naudojimo paprastumas ir toliau auga.

Darbo aplinka

Failų tarnautojai dirba biure, kur didžiąją laiko dalį praleidžia ieškodami ir pristatydami failus kitiems darbuotojams arba sėdėdami priešais kompiuterį. Failų tarnautojai, dirbantys didesniame biure, turi galimybę susitikti ir bendrauti su įmonės personalu įvairiais lygiais.

Darbo grafikas

Bylų tarnautojai paprastai dirba įprastomis darbo valandomis. Kai biuras yra atviras klientams ir kiti darbuotojai dirba, tikimasi, kad ten taip pat dirbs bylų darbuotojas. Kadangi parengtų dokumentų kiekis gali būti didelis, atsižvelgiant į organizacijos dydį ir pobūdį, bylų tarnautojui gali tekti dirbti visą darbo dieną, kad neatsiliktų nuo srauto. Tačiau tai nereiškia, kad nėra galimybių dalytis darbo vieta ar užimti ne visą darbo dieną. Viršvalandžiai paprastai nereikalingi.

Panašių darbų palyginimas

Žmonės, norintys dirbti biure, taip pat svarsto kitus biuro darbus. Kai kuriems iš šių darbų gali prireikti papildomo išsilavinimo ir mokymo. Pateikiame panašių darbų sąrašą kartu su vidutiniais metiniais atlyginimais:

• Administracinis Asistentas: $38,880
• Buhalteris: $40,240
• Medicinos transkripcijos specialistas: $34,770

Šaltinis: JAV darbo statistikos biuro profesinės perspektyvos vadovas, 2018.