Vidaus auditoriai gilinasi į visų įmonės darbuotojų ir padalinių veiksmus ir pareigas, kad atrastų būdus, kaip pagerinti visos organizacijos funkcionavimą. Iš pažiūros atrodo, kad jie įsiterpia ten, kur jiems nepriklauso, bet iš tikrųjų jie atlieka svarbų vaidmenį saugant ir tobulinant savo organizacijas.
Darbuotojai susidurs su vidaus auditu
Dauguma privačių ir valstybinių korporacijų reguliariai atlieka vidaus auditą, siekdamos užtikrinti, kad jos tinkamai įgyvendintų įmonės tikslus ir misijas. Vyriausybė taip pat atliks reguliarius vidaus auditus. Ir, eidami per savo valstybės tarnybos karjera, yra didelė tikimybė, kad turėsite atsakyti į vidaus auditorių klausimus.
Daugeliu atvejų auditoriai tik renka informaciją. Pavyzdžiui, jie gali bandyti suprasti, kaip veikia jūsų organizacijos dalis.
Nereikia įsitempti, kai yra vidinis auditorius kalbasi su tavimi. Vidaus auditoriai yra profesionalai, kurie tik stengiasi atlikti savo kasdienį darbą. Žinoma, jų darbas gali sukelti nepatogumų jums ir kitiems. Jie tiksliai nustato sistemų trūkumus ir rekomenduoja taisomuosius veiksmus.
Tačiau galų gale jie pagerina savo organizacijų veiklą, o jūsų atsakymai į jų klausimus yra labai svarbūs, kad tai įvyktų. Taigi čia yra trys patarimai, kaip reaguoti į vidaus auditorius, kai jie beldžiasi į jūsų duris.
Atsakykite nuoširdžiai
Vidaus auditoriai žino, kai kažkas ne visai sudeda. Nesuteikite jiems priežasties abejoti jūsų patikimumu, nes esate mažiau nei visiškai sąžiningas.
Jei nežinote atsakymo į klausimą, nemėginkite jo blefuoti. Jūs tiesiog atrodysite kvailai, kai jie ras tikrą atsakymą. Geresnis pasirinkimas yra tiesiog pasakyti, kad nežinai atsakymo. Jei ką nors galite jiems ištirti, pasiūlykite tai padaryti. Jie gali jus pasinaudoti pasiūlymu arba jau gali turėti idėjų, kaip gauti atsakymą.
Kai manote, kad jūsų atsakymas gali nepatikti vidaus auditoriams, nevenkite pateikti savo atsakymo. Jie nori suprasti dalykus tokius, kokie jie iš tikrųjų egzistuoja, todėl net kai jūsų atsakymas nėra tai, kas palengvins jų darbą ar ką jie tikisi išgirsti, jie turi žinoti tiesą.
Tarkime, kad jie nieko nežino apie jūsų kompetencijos sritį
Vidaus auditoriai dažniausiai yra aštrūs žmonės, tačiau jie negali būti visko ekspertai. Kai kurie sutelkia savo profesinį mokymą ir dirba ties tam tikrais vidaus audito aspektais, pvz., informacinėmis sistemomis ar finansais, tačiau nemano, kad išmano jūsų kompetencijos sritį.
Tai skamba kaip duota, tačiau aprašant procesus lengva paslysti vartoti žargoną arba praleisti veiksmus. Koks neapgalvotas veiksmas jums yra tikriausiai nėra vidinis auditorius, siekiantis suprasti jūsų verslo procesus. Pagalvokite apie kiekvieną veiksmą, kurį atliekate. Kažkas, kas jums gali atrodyti kaip vienas žingsnis, gali būti keli žingsniai, kuriuos mintyse susiliejote per daugelį kartojimosi.
Net tada, kai pokalbis atrodo nuobodus ir pernelyg paprastas, atminkite, kad vidaus auditoriai stengiasi suskaidyti procesus į savo smulkiausias veiklas. Tik tada jie gali rasti, kur procesai gali suklysti.
Sujunkite jiems skirtus taškus
Vidaus auditoriai ne tik dekonstruoja procesus iki smulkiausių dalių, bet ir ieško žmonių bei procesų tarpusavio sąsajų. Jie ieško visų žmonių, dalyvaujančių procese, kad pamatytų, kas turi dalyvauti, kas nedalyvauja, bet turi būti, kaip tie žmonės bendrauja ir ar yra pakankamai kontrolės priemonių, kad būtų užkirstas kelias sukčiavimui, švaistymui ar piktnaudžiavimui arba juos užfiksuotų.
Atsakydami į vidaus auditorius nurodykite, kur jūs ir jūsų procesai sąveikauja su kitais ir jų procesais. Taip sujungus taškus, jie gali susidaryti aiškesnį vaizdą apie tai, kaip veikia visa organizacija. Tokia informacija taip pat suteikia vidaus auditoriams patarimų, su kuo pasikalbėti ir kur rasti papildomos informacijos.
