Jūsų renginio pasiūlymas visų pirma yra jūsų kliento atspindys. Kadangi planuojant renginį reikia jį pritaikyti pagal kliento poreikius ir biudžetą, jūsų pasiūlymas turėtų atspindėti asmeninį ir unikalų įvykį. Galite naudoti šabloną kaip bendrą vadovą pradėdami rašyti renginio pasiūlymą, bet tada pritaikykite jį ir įtraukite individualias kiekvienam klientui teikiamas paslaugas.
Pastaba prieš pradedant
Pirmas žingsnis yra susitikti su savo būsimas klientas aptarti, ką jie planuoja šiam renginiui, koks tikslas, svečių skaičius ir ką jie tikisi nuveikti. Be datos, laiko ir norimos vietos, atkreipkite dėmesį į visas idėjas, susijusias su tema, maitinimu, bendra estetika, spalvomis ar atmosfera, aptarta šio susitikimo metu.
Renginio pasiūlymo pradžia
Kiekvienas pasiūlymas turi būti parašytas atsižvelgiant į klientą. Renginio planavimas yra paslaugų verslas, o paslaugos, asmeninis prisilietimas ir kūrybiškas požiūris yra tai, kas daro įvykį sėkmingi ir įsimintini – dvi savybės, kurios labai padeda pritraukti naujų klientų verslui. Pasiūlymai turi būti gerai parašyti ir nuodugniai ištirti, pateikiant reikiamą informaciją, kad klientas galėtų įsivaizduoti, ką jūs turite omenyje.
- Pristatykite save ir projektą. Pradėkite nuo trumpo įvado į save ir savo renginių planavimo verslą. Įtraukite specifiką, pvz., kiek laiko dirbate versle ir savo profesinę patirtį. Kai kurie planuotojai šią skiltį deda į pabaigą, panašiai kaip knygos autoriaus biografiją ant dulkių striukės ar galinio viršelio.
- Parašykite patrauklų renginio aprašymą. Apibendrinkite tikrąjį įvykį, įskaitant per susitikimus aptartą informaciją, pvz., renginio tikslą, bendrą laiką, svečių skaičių ir galimas vietas. Jei nesate įgudęs rašytojas, susiraskite arba pasamdykite ką nors, kas moka žodžius, kad ši dalis būtų kuo patrauklesnė.
- Išvardykite visas teikiamas paslaugas. Šis skyrius yra ypač svarbus. Klientas turi konkrečiai žinoti, kokias paslaugas teiksite šiam renginiui. Kontrolinis sąrašas su ženkleliais aiškiai parodo įvairias įtrauktas paslaugas. Šis metodas puikiai tinka mažesnėms funkcijoms, tokioms kaip vestuvinis vakarienė ar šventinės vakarienės, ir klientas gali lengvai suprasti, ką veiksite ir kokius pardavėjus naudosite. Didesniems renginiams su keliomis funkcijomis, pvz., kokteilių valanda ar pietums, galite sukurti skyrelius kiekvienam renginio aspektui ir išvardyti kiekvienam iš jų teikiamas konkrečias paslaugas.
- Parodykite savo ankstesnį darbą. Jei anksčiau planavote panašius renginius, įtraukite šių įvykių nuotraukas, kad parodytumėte savo darbą. Vizualinės vaizdinės gali padėti klientui pamatyti, ką galite padaryti, ir puikiai užtikrinti, kad jūsų stilius atitinka jo viziją. Turint dalykų, su kuriais galima palyginti, tikrai gali padėti supaprastinti įvykį, kai ateis laikas prasibrauti.
- Visur įtraukite pinigų informaciją. Nors klientas gali skaityti jūsų pasiūlymą ir suvokti visas jūsų įsivaizduojamo įvykio detales ir vaizdus, toks mąstymas paprastai keičia pavaras, kai kalbama apie pinigus. Nenorite, kad procesas staiga sustotų, todėl venkite staigių kalbos ar tono pokyčių, susijusių su visais reikalais ir faktais. Pavadinkite skiltį „Siūlomos išlaidos“ ir toliau vadovaukite klientui šio įvykio aspektais, atidžiai suformuluodami išlaidas, o pasiūlyme nurodykite kainas. Padėkite klientui matyti jūsų pasiūlymą kaip žingsnių seriją, kurių kiekvienas turi skirtingas paslaugas ir susijusias išlaidas. Pateikite išsamią santrauką, kurioje nurodoma kiekvienos prekės kaina ir jos paskirtis, kad klientas galėtų įsivaizduoti įvykį ir suprasti susijusias išlaidas.
Paskutinis žodis
Paskutinė jūsų pasiūlymo dalis yra padėka už jų įvertinimą. Pateikite kontaktinę informaciją, įskaitant savo svetainę, el. pašto adresą ir telefono numerį, kad potencialūs klientai galėtų susisiekti su jumis kildami klausimų arba, dar geriau, pasamdytų jus šiam darbui.
