Daugelis iš mūsų neišmoko rašyti el. laiškų mokykloje, tačiau mokėjimas rašyti el. laišką yra neįkainojamas įgūdis darbo vietoje. Tai ypač pasakytina apie tuos, kurie dirba nuotolinio darbo (arba ieško) nuotolinio darbo. Šalia geras telefono etiketas, tikriausiai nėra tokių svarbių įgūdžių kaip el. paštas, kai reikia gauti ir išlaikyti darbą namuose.
Gerai parašytas el. laiškas leidžia gavėjui lengvai suprasti jo pranešimą ir veikti pagal jį. Viduje darbo paieška, el. laiškas gali būti prieš akis į akį pirmą įspūdį arba netgi jį pakeisti, todėl svarbiausia yra tinkama skyryba ir nuosekli žinutė. O darbe neaiškūs el. laiškai sukelia painiavą ir vėluoja. Vadovaukitės šiais patarimais, norėdami parašyti efektyvius el. laiškus kolegoms, klientams, potencialiems klientams, samdomiems vadovams ir net draugams bei šeimos nariams.
Pirmiausia apsvarstykite pranešimą ir gavėją
Marc Romanelli / Getty Images
Laiškas turėtų prasidėti mintyse, o ne pirštais ant klaviatūros. Norėdami efektyviai rašyti el. laišką, pirmiausia apsvarstykite
Tada apsvarstykite gavėjo požiūrį. Kokios informacijos jiems reikia, kad galėtų imtis veiksmų arba suprasti jūsų pranešimą? Pateikite reikiamą (bet ne perteklinę) pagrindinę informaciją. Be to, nepamirškite tinkamo etiketo šiam konkrečiam gavėjui. Jaustukai ir santrumpos, pvz., OMG arba LOL, netinka darbo prašymams ir daugeliui verslo el.
Parašykite aprašomą el. pašto temos eilutę
Rašydami el. laišką, temos eilutėje nerašykite kažko neaiškaus, pvz., „labas“ arba „darbas namuose“, arba nepalikite jos tuščios. El. laiškai su tokia temos eilute turi didelę galimybę patekti į gavėjo pašto dėžutę arba tiesiog ignoruojami. Jei kreipiatės dėl darbo, temos eilutėje nurodykite pareigos pavadinimą. Jei el. laiškas skirtas kolegai, temos eilutėje padarykite trumpą frazę, kuri apibendrina pranešimo tikslą.
Kitas aprašomosios temos eilutės rašymo pranašumas yra tai, kad ją bus lengviau rasti gautuosiuose, jei vėliau reikės jos ieškoti. Tačiau kažkas su el. pašto eilute, pvz., „Klausimas“, nebus naudinga.
Tinkamai pasveikinkite gavėją
Jei žinote gavėjo vardą, bet nepažįstate jo asmeniškai, pasveikinti naudojant pavadinimą, pvz. Gerbiama ponia Brunelli. (Moterims naudokite „Ms“, kai nesate tikri, ar tinka „ponia“ ar „panelė“.) Jei nesate tikri dėl lyties, tiesiog naudokite vardą ir pavardę, t. y. Gerb. Krisai Smitai. Jei nežinote asmens vardo, pradėkite savo el. laišką be pasisveikinimo arba naudokite paprastą pasisveikinimą, pvz. Sveiki, gerbiamasis vadybininke ir kt.
Jei el. laiškas skirtas kolegai ar kam nors kitam, kurį pažįstate, naudokite vardą, kurį naudotumėte asmeniškai arba telefonu.
Naudokite teisingą gramatiką ir skyrybos ženklus
Labai svarbu el. laiške naudoti teisingą gramatiką. Sąmoningai ar nesąmoningai skaitytojai baudžia siuntėjus už gramatines klaidas.
- Vykdomieji sakiniai – Kai rašote elektroninį laišką, negailėkite taškų. Ši nedidelė pauzė suteikia skaitytojams laiko suvokti žodžių reikšmes. Trumpi sakiniai leidžia padaryti daugiau tokių mažyčių pauzių. Suskaidykite ilgus sakinius, net jei jie techniškai nėra paleisti sakiniai.
- Kableliai - Per mažai arba per daug kablelių gali suklaidinti. Išmokite teisingai naudoti kablelį.
- Dalyko-veiksmažodžio susitarimas - Sakiniai su tokio tipo klaidomis yra raudonos vėliavėlės darbdaviams, ieškantiems kandidatų, turinčių gerus bendravimo įgūdžius. Peržiūrėkite dalyko ir veiksmažodžio susitarimo taisykles.
Patikrinkite rašybą ir didžiąsias raides
Naudokite rašybos tikrintuvą, bet nepasikliaukite juo. Rašybos tikrintuvas nepagaus „jie“ už „the“ arba „ten“ už „jų“, o tokio tipo klaida rodo neatsargumą. Nenaudokite trumpinių, pvz., „u“ reiškia „tu“ arba „tho“ – „nors“.
Naudokite teisingą didžiųjų raidžių rašymą. Dauguma žmonių žino, kad sakinio pradžią ir tikrinius daiktavardžius rašyti didžiosiomis raidėmis, tačiau daugelis to nedaro el. laiškuose. Parodykite, kad negailite papildomos sekundės dalies, kad paspaustumėte klavišą „Shift“. Kita vertus, per daug didžiųjų raidžių gali atitraukti skaitytoją. Venkite rašyti frazes didžiosiomis raidėmis (kurias daugelis supranta kaip rėkimą asmeniškai) ir didžiosiomis raidėmis, kad būtų pabrėžta, pirmoji žodžių raidė, kuri nėra sakinio pradžioje arba nėra tinkama daiktavardžiai.
Naudokite paprastą formatavimą el
Atminkite, kad visos el. pašto programos rodomos skirtingai. Tai, kas ekrane atrodo idealiai suderinta, gali būti rodoma kieno nors kito ekrane. Dėl šios priežasties venkite į el. laišką įklijuoti labai formatuotą teksto apdorojimo dokumentą, pvz., gyvenimo aprašymą ar motyvacinį laišką. Naudokite dokumentus, kurie yra parašyti paprasto teksto formatu.
Padarykite pastraipas trumpas. Kaip ir taškai, pastraipų pertraukos leidžia pailsėti skaitytojo akims. Kažkam, skaitančiam el. laišką mobiliuoju telefonu, bus naudingos trumpos pastraipos. Tačiau būkite atsargūs ir laikykitės pagrindinių pastraipų taisyklių.
Būk glausta
Laiškai, kurie slepia esmę, pateikiami ir galiausiai pamirštami. Arba dar blogiau, jie gali būti neteisingai suprasti. Išreikšk savo tikslą, naudojant glaustą kalbą.
- Pašalinkite žodiškumą - Rašykite su aktyviais veiksmažodžiais. „Džekas atsiuntė man formas“ naudoja aktyvųjį veiksmažodį. „Anketas man atsiuntė Džekas“ yra pasyvus. Pasyvioji forma vartoja tik dar kelis žodžius, tačiau ji sumuojasi. Be to, skaitytojams reikia pertvarkyti mintis savo galvose.
- Laikykitės taško - Atsispirkite pagundai pridėti pašalinės informacijos ar idėjų. Išsaugokite juos kitam el. paštui.
- Naudokite Bullet Points - Tai leidžia jūsų skaitytojui naudoti vaizdinius patarimus, kad suprastų, kas svarbu. Bet jei abejojate, kaip bus rodomi ženkleliai, kurdami ženklelius naudokite žvaigždutes arba brūkšnelius.
Tinkamai pasirašykite el
Jei jūsų el. paštas yra numatytasis a standartinis parašas, įsitikinkite, kad jis tinka konkrečiam el. laiškui, kurį siunčiate. Parašai su politiniais pareiškimais arba jūsų vaikų vardais ir amžiumi tinka asmeniniam el. paštui, tačiau darbe naudokite ne tokį asmeninį parašą. Priklausomai nuo jūsų darbo ir darbdavio, vis tiek galite suasmeninti savo el. pašto parašą su citata. Pasirinkite kažką neginčijamo. Jei teiraujatės dėl darbo, naudokite savo parašą, kad nurodytumėte atitinkamą kontaktinę informaciją be jokių kabučių ar papildomo personalizavimo.
Perskaitykite/pergalvokite prieš paspausdami Siųsti
Prieš paspausdami siųsti, patikrinkite, ar nėra rašybos ir skyrybos klaidų. Jei darbo paraiškos el. laiške radote klaidą, ištaisykite ją, tada dar kartą perskaitykite prieš paspausdami siųsti. Bet taip pat perskaitykite turinį. Jei jūsų el. laiškas ilgas, pagalvokite, kaip jį sutrumpinti. Ir jei jūsų el. laiškas yra prieštaringas arba buvo parašytas su pykčiu, paspauskite išsaugoti, o ne siųsti. Grįžkite prie jo po kelių valandų ar dienos ir pažiūrėkite, ar vis dar norite jį išsiųsti.
Tai gali atrodyti daug nuveikti prieš siunčiant el. laišką, bet jei siunčiate efektyvius el. laiškus ir efektyviau tvarkote savo el. laiškus, pamatysite, kad iš tikrųjų turite daugiau laiko, o ne mažiau.
