Prieš koronaviruso krizę įmonės pačios sprendė, ar nori darbuotojų dirbti nuotoliniu būdu arba turėti visą darbo dieną biuro lankomumo reikalavimą. Staiga pasaulis apvirto aukštyn kojomis, ir dauguma įmonių turėjo pereiti prie nuotolinio darbo modelio ir prisitaikyti prie jo.
Tačiau net ir pasibaigus buvimo namuose užsakymams, žinoti, kaip efektyviai surengti nuotolinį susitikimą, vis tiek bus puikus įgūdis. Taip pat tikėtina, kad ši nuotolinio darbo patirtis (bent jau dalį, jei ne visą laiką) sulauks rėmėjų. Pateikiame 10 būdų, kaip nuotolinius susitikimus padaryti efektyviausius.
Jums reikia puikių technologijų įrankių
Kai dirbate a atsinešk savo įrenginį kultūra (BYOD), žmonės turės įvairių sistemų ir galimybių. Tačiau jūsų darbuotojai gali neturėti to, ko jiems reikia norint dalyvauti sėkmingoje vaizdo konferencijoje. Apsvarstykite galimybę standartizuoti nešiojamuosius kompiuterius arba bent jau nustatyti minimalų standartą, kad vaizdo konferencijos būtų aiškios ir veiksmingos.
Norėsite turėti kelių tipų technologijas, dėl kurių susitarta nuotoliniams susitikimams, kad darbuotojai taptų efektyvūs ir patyrę. Tai taip pat gali reikšti, kad reikia investuoti į kokybiškas ausines, kurios gali padėti užblokuoti foninį triukšmą ir negauti atsiliepimų iš kitų vaizdo skambučio metu.
Laikykitės sėkmingo susitikimo pagrindų nuotoliniams susitikimams
Šalutiniai pokalbiai ir pokalbiai prieš prasidedant susitikimui akis į akį yra įprasti, tačiau tai ne visada veikia taip gerai virtualiose situacijose. Susitikimų ekspertai Bobas Frischas ir Cary Greene'as siūlo turėti oficialią struktūrą, paskirtą pagalbininką, darbotvarkę ir nustatyti laiko limitus, kad jūsų virtualus susitikimas vyktų sklandžiai.
Kaip ir kiekviename sėkmingame susitikime, taip pat turėsite iš anksto žinoti priežastį, dėl kurios renkatės, tikslą ir kaip tikitės, kad sprendimas, rezultatas ar rezultatai atrodys vėliau.
Nenuvertinkite socializacijos faktoriaus
Yra įvairių priežasčių, kodėl nuotoliniai darbuotojai gali norėti rengti susitikimus: dalytis informacija, ieškoti sprendimų, koordinuoti veiklą ir tiesiog formuoti komandą. Tačiau viena svarbi priežastis surengti nuotolinį susitikimą yra socializacija. Toli esančios komandos turi užmegzti socialinius ryšius, kad galėtų geriau dirbti kartu. Šiuo metu jums gali tekti surengti daugiau susitikimų nei „įprastu“ laiku, nes tiek daug žmonių jaučiasi atskirti ir atskirti vienas nuo kito.
„Kuo daugiau galite sukurti bendruomenės jausmą šiuo metu, tuo geriau bus kiekvieno emocinė sveikata ir darbo rezultatai“, – sako autorius ir skaitmeninės agentūros vadovas Howardas Tiersky. „Gerai surengtas susitikimas iš tikrųjų gali būti ryškus taškas šiaip niūrią ir slogią dieną.
Virtualus ledlaužis ar užsiėmimas taip pat padės jums pradėti nuotolinį susitikimą teigiamai ir paskatins protingai pereiti prie pagrindinės temos, o ne tuščiažodžiavimas. Net a smagus ledlaužis padeda sušildyti grupės pokalbį.
Nutildyti, kai reikia
Foniniai triukšmai, pvz., žmonės užsirašinėdami nešiojamuosius kompiuterius, padidina virtualaus susitikimo triukšmą. Priminkite dalyviams nutildyti, jei jie rašys tekstą (nebent jie kalbės) arba jei fone sklinda kitoks triukšmas, pvz., vaikai, televizoriai, eismas ir gyvūnai.
Pasidalinkite savo reakcijomis
Net jei matote savo komandos narius, kuo daugiau žmonių yra nuotoliniame susitikime, tuo mažiau galite matyti vienas kito veido užuominas ir skaityti kūno kalbą – esminius bendravimo komponentus tokiame aplinką. Tai gali sukelti nepatogią patirtį.
Kai žmonės yra nutildyti, kartu su kūno kalbos stoka ir apskritai nepatogiomis nuotolinio susitikimo situacijomis, jums gali būti sunku pasakyti, kaip žmonės reaguoja.
Jei kas nors iškrečia pokštą, pasakykite garsiai: „Juokinga“, nes jis gali nematyti jūsų šypsenos ar negirdėti jūsų juoko.
Turėkite aprangos kodą nuotoliniam susitikimui
Dirbant namuose paprastai būna laisvesnė darbo diena, tačiau kai kurie žmonės per daug laikosi saiko. Pavyzdžiui, teisėjas Floridoje turėjo priminti advokatams, kad virtualiuose teismo posėdžiuose atsikeltų iš lovos ir apsirengtų įprastais drabužiais.Įsitikinkite, kad jūsų darbuotojai žino apie verslą lūkesčius dėl savo dalykinės aprangos.
Suteikite visiems dalyviams galimybę pasisakyti
Įprastame susitikime galite tikėtis, kad žmonės pasisakys, kai to prireiks. Dėl socialinių užuominų trūkumo ir rekomenduojamo nutildymo žmonėms gali būti sunku pasakyti, ką jiems reikia pasakyti. The tarpininkas ar susitikimo vadovas turėtų paklausti žmonių specialiai kalbėti arba suteikti visiems dalyviams galimybę pateikti atsiliepimų ar pasidalinti idėjomis.
Per nuotolinį susitikimą kai kuriems darbuotojams patogiau kalbėti ir nenorite leisti niekam dominuoti. Todėl tarpininkas gali norėti pakviesti žmones vardu, kad kiekvienas komandos narys galėtų bendrauti.
Pasinaudokite įrankio pokalbių funkcija ir vaizdo įrašų galimybėmis
Jei jūsų virtualaus susitikimo įrankis turi pokalbių funkciją, liepkite žmonėms ja naudotis. Pokalbių langas yra vertinga vieta, kur galima pastebėti svarbias idėjas ir užduoti klausimus netrukdant pranešėjui.
Taip pat galite paprašyti nuotolinio susitikimo dalyvių įjungti įrankio ar nešiojamojo kompiuterio vaizdo komponentą. Tai naudingas būdas padėti žmonėms tęsti užduotį ir efektyviai dalyvauti nuotoliniame susitikime.
Jei matote vienas kitą, žinote, ar jūsų bendradarbis dalyvauja susitikime, ar ne. Jei naudojate vizualinį kontaktą, paprašykite dalyvių sėdėti ramioje ir vizualiai neblaškančioje savo namų vietoje.
Nebijokite spręsti sunkių problemų per nuotolinį susitikimą
Kaip užsimena Frisch ir Greene iš Harvard Business Review, gali kilti pagunda tiesiog pasiūlyti, kad visi lauktų, kol grįš į biurą, kad išspręstų tam tikras neatidėliotinas problemas.Tačiau dabar jums reikia spręsti šiandienines susirūpinimą keliančias temas. Problemų atidėliojimas leidžia jiems paspartintio tai neigiamai veikia verslo sėkmę.
Elkitės su žmonėmis maloniai ir pagarbiai
Nors žmonės linkę būti labiau sąmoningi prie fotoaparato, nei pokalbiuose akis į akį, mandagumas visada yra geras patarimas bet kokiam susitikimui. Nekritikuokite žmonių dėl jų apšvietimo, fotoaparato išdėstymo ar kitų vizualinių problemų susitikimo metu. Laikas taisyti tuos dalykus yra prieš susitikimą, vienas prieš vieną.
Esmė
Tikimės, kad šie patarimai padės nuotoliniams susitikimams tapti veiksmingesniais ir naudingesniais. Jie turėtų būti ne tik priemonė, padedanti jūsų darbuotojams jaustis patogiau sėdint priekyje fotoaparatą ir dalyvavimą, bet sustiprinkite savo gebėjimą vadovauti ir valdyti srautą pokalbį. Ir, kaip ir daugelis prieš tai buvusių darbo iššūkių, jūsų virtualūs susitikimai tobulės laikui bėgant, praktikuojantis, užsispyrus ir kantrūs.
