Registracija yra pirmasis kontaktas su svečiais, o sklandus registracijos procesas palaiko aukštą jaudulio lygį ir suteikia toną puikiam renginiui. Kita vertus, netvarkinga ir daug laiko atimanti patirtis gali priversti minią niurzgėti iki pat renginio pradžios. Kadangi registracijos lentelėje tiek daug važinėjate, tikrai norite tai padaryti pirmą kartą. Vykdykite šį esminių dalykų kontrolinį sąrašą, kad užtikrintumėte gerą pradžią.
Didesnis yra geriau
Paprasta matematika rodo, kad didelėms minioms reikės daugiau darbo jėgos, jei norite išvengti ilgų eilių. Rekomenduoju po vieną palydovą šimtui svečių ir vieną plūdurią kiekvienam dviem šimtams svečių. Jei reikia stalo, paimkite du palydovus kiekvienam aštuonių pėdų stalui ir prie šio skaičiavimo pridėkite papildomą lentelę, skirtą atsargoms ir darbo vietai.
Lik prisijungęs
Nenorite lakstyti salėse ieškodami elektros lizdo ar interneto ryšio, todėl būtinai iš anksto pasirūpinkite, kad šios linijos nuvažiuotų iki jūsų stalo. Taip pat norėsite atsinešti nešiojamąjį kompiuterį, net jei neplanuojate jo naudoti. Internetinė prieiga gali būti naudinga, jei reikia patikrinti el. laiškus arba padėti pasiklydusiems svečiams rasti kelią į renginio vietą ir iš jos. Paskutinis, bet ne mažiau svarbus dalykas – patikrinkite apšvietimo situaciją. Jei prieškambaris yra silpnai apšviestas, galbūt norėsite pridėti keletą stalinių lempučių, kad būtų lengviau skaityti sąrašus.
Nepamirškite biuro reikmenų
Kiekvienas planuotojas turi turėti pripildytą reikmenų dėžutę biuro reikmenys kaip juosta, žirklės ir daugybė žymeklių. Kiti svarbūs jūsų pakuočių sąrašo elementai yra tuščios vardų etiketės, lentelių numeriai ir rezervuoti ženklai, kuriuos reikia naudoti. Taip, jūsų vieta turės prieigą prie daugumos šių dalykų, tačiau laikas ir nusivylimas, kurį sutaupote turėdami juos šalia savęs, yra neįkainojami.
Paspartinkite atsakymus
Vienas didžiausių jūsų „registracijos ritmą“ trikdančių žmonių bus paprastų klausimų, kuriuos sulauks tiek savanoriai, tiek dalyviai, banga. Galite neleisti, kad šie užklausos sulėtintų registracijos eilutę, nustatydami pagalbos lentelę. Nustebsite, kaip daug efektyviau gali veikti registracijos stalas, kai atsidavęs asmuo atsakys į tokius klausimus kaip „kur yra vonios kambarys?
Likite atviri
Viso renginio metu būtina prie registracijos stalo palaikyti bent vieną asmenį. Nenorite, kad santykinai nedidelė problema pavirstų į kažką didesnio, nes niekas negalėjo padėti. Paprastai taip nutinka, kai svečiai yra priversti ieškoti kitur, kai nepavyksta rasti jūsų komandos. Užtenka vienos netinkamai suplanuotos pertraukos vonios kambaryje, kad nekantrus lankytojas nusiųstų į virtuvės zoną ir paprašytų salotų be svogūnų!
Laikykite savo draugus šalia
Yra keli kontaktiniai numeriai, kuriuos norėsite sužinoti gerokai prieš prasidedant renginiui. Pirmasis yra jūsų vietos koordinatoriaus mobiliojo telefono numeris. Kai vonioje baigsis popieriniai rankšluosčiai, nebus laiko šluostyti pastatą, todėl šį skaičių būtina turėti. Kitas geras skaičius su maistu susijusiems klausimams spręsti yra maitinimo vadybininkas. Galiausiai patvirtinkite geriausius policijos ir ugniagesių tarnybų pagalbos numerius. Kai kurie viešbučiai turi savo apsaugos darbuotojus, kurie dažnai yra geriausias kontaktas tokiose situacijose.
Registracijos lentelėse turėtų būti ne tik a sveikinimo ženklas ir vardo žyma. Svečio požiūriu jie atstovauja jūsų renginio klientų aptarnavimo centrui. Tačiau norėdami pateisinti šiuos lūkesčius, turite būti pasiruošę. Galų gale, jei svečiai negali užsiregistruoti, likusios jūsų planavimo pastangos liks nepastebėtos.
