Įsigiję „Neat Receipts Scanalizer“ gausite kompaktišką, lengvą skaitytuvą, programinę įrangą skaitmeniniams vaizdams tvarkyti, USB kabelį ir saugojimo priedus.
„Neat Receipts Scanalizer“ specializuojasi nuskaitymo ir saugoti kvitų vaizdus ir duomenis, vizitines korteles ir bet kokius iki 8,5 colio pločio popierinius dokumentus. Nuskaitykite kvitą ir programinė įranga įtrauks operacijos datą, sumą ir pardavimo mokestį į programinę įrangą, tada suskirstys operaciją į kategorijas. Tvarkinguose kvituose netgi gali būti nurodyta, ar kvito suma yra kompensuojama, ar atskaitoma iš mokesčių.
Nuskaityti elementai yra suskirstyti į aplankus su atskirais kvitų, su mokesčiais susijusių dokumentų, vizitinių kortelių ir įvairių dokumentų tvarkytuvais. Kvitai gali būti atspausdinti, išsiųsti el. paštu arba eksportuoti į PDF ar įvairius kitus formatus.
Tvarkingi kvitai skirti žmonėms, kurie nori popierinius dokumentus tvarkyti skaitmeniniu būdu, sumažinti popieriaus kiekį fiziškai saugote failuose (arba krūvose) arba eksportuojate kvito duomenis į skaičiuoklę ar finansinę programinę įrangą, pvz., TurboTax.
Tvarkingų kvitų programinė įranga
„Neat Receipts“ programinė įranga suskirstyta į keturias dalis:
Kvitų organizatorius: Šiame skyriuje esantys aplankai atskiria verslo kvitus nuo asmeninių. Jie taip pat gali suskirstyti pirkinius pagal kategorijas. Nuskaityti dokumentai išsaugomi kaip vaizdas, o programinė įranga automatiškai ištraukia datą, pirkimo sumą ir kitą informaciją.
Mokesčių organizatorius: Šioje skiltyje yra 116 mokesčių kategorijų, kurios palengvina pirkinių organizavimą ir pranešimus apie juos mokesčių sezono metu. Vartotojai programinėje įrangoje gali rinkti pajamų mokesčio informaciją arba generuoti mokesčių dokumentus, įskaitant 1040 formą ir A priedus. Mokesčių duomenis galima eksportuoti į TurboTax, Microsoft Excel ir kitų tipų failus.
Vizitinės kortelės ir kontaktai: Į šią skiltį įvesti dokumentai automatiškai nuskaitomi, ieškant kontaktinės informacijos. Ištraukus ją iš dokumento, informacija suskirstoma į kontaktų skirtuką, kur galima jos ieškoti, sinchronizuoti su kita programine įranga arba eksportuoti kaip failą.
Dokumentų tvarkyklė: Šioje išsamioje skiltyje galite sukurti aprašomuosius aplankus, kurie pritaikytų jūsų organizavimo patirtį. Čia galima saugoti draudimo polisus, darbuotojų sutartis ir bet kokius kitus įvairius dokumentus ir lengvai juos pasiekti per paieškos funkciją.
Tvarkingas kvitų skaitytuvas
Dėl kompaktiško dydžio ir 10,6 uncijos svorio „Neat Receipts Scanalizer“ jis idealiai tinka verslo keliautojams. Skaitytuvas gali visiškai nuskaityti neaiškius ar suglamžytus kvitus. Susidėvėjusių kvitų funkcija „Adjust Image“ gali padėti patamsinti tekstą ir pagerinti skaitomumą.
Skaitytuvo kalibravimas yra greitas ir paprastas, tiesiog nuskaitykite pridedamą pavyzdinį popierių su juodais ženklais. Programinė įranga, kuri pateikiama kartu su skaitytuvu, paaiškina kalibravimo procesą su nuosekliomis instrukcijomis, nors ją nustatyti gali būti šiek tiek sudėtinga. Tačiau kai jis bus nustatytas, jums nereikės iš naujo kalibruoti ir visos skaitytuvo funkcijos bus visiškai prieinamos. Šios funkcijos apima automatinį dydžio keitimą, automatinį apkarpymą ir automatinį pasukimą.
Tvarkingų kvitų diegimas ir darbo pradžia
Programinės įrangos raginimai padės jums atlikti diegimo procesą. Tiesiog vadovaukitės instrukcijomis ir diegdami „Neat Receipts“ imkitės sparčiųjų klavišų, kad vėliau išvengtumėte galimų rūpesčių.
Kai pirmą kartą prijungiate tvarkingų kvitų skaitytuvą, jūsų bus paprašyta nurodyti, ar skaitytuvą naudosite tik asmeniniam naudojimui (asmeninių ir buitinėms išlaidoms, atskaitomų išlaidų tvarkymui, dokumentų taupymui) arba verslo reikmėms (verslo išlaidų organizavimui, išlaidų ataskaitų rengimui). Galite pakeisti šią nuostatą, jei vėliau nuspręsite išplėsti arba sumažinti programinės įrangos naudojimą.
„Neat Receipts“ leidžia peržiūrėti trumpą mokymo programą, kurioje paaiškinamas bendras programinės įrangos, skaitytuvo naudojimas ir kaip jie geriausiai veikia su kvitais, mokesčių ataskaitomis, vizitinėmis kortelėmis ir dokumentais.
Vadove taip pat paaiškinama, kaip sukalibruoti skaitytuvą naudojant kalibravimo lapą. Kiekvienas „Neat Receipts“ skaitytuvo kalibravimas trunka mažiau nei minutę, nors kartais reikia atlikti kelis kalibravimus. Jei pametėte su skaitytuvu gautą kalibravimo lapą, galite atsispausdinti savo.
Tvarkingų kvitų duomenų eksportavimas į kitas programas
Į tvarkingus kvitus nuskaitytus kvitus, dokumentus ir duomenis galima išsaugoti arba eksportuoti keliais formatais. Formatai yra optimizuoti „Microsoft Excel“, „QuickBooks“, „Quicken“, „Microsoft Money“ arba bet kuriai programinei įrangai, kuri importuoja QIF, OFX ir CSV duomenų formatus.
Eksportuoti į PDF, HTML ir „Microsoft Word“ yra nesudėtinga, tačiau prieš eksportuojant į „Excel“ skaičiuoklę pirmą kartą turite susieti duomenų bazės laukus tarp tvarkingų kvitų ir skaičiuoklės stulpelių antraščių. Panašiai, jei importuosite kvito duomenis iš „Neat Receipts“ į finansinę programinę įrangą, nustatykite kategorijų tvarkinguose kvituose, kurios yra identiškos jūsų finansinės programinės įrangos kategorijoms, kurių reikia vengti Problemos.
OFX duomenų eksportavimas iš „Neat Receipts“ į „Microsoft Money“ yra gana paprastas, tačiau jei naudojate „Quicken“, atminkite, kad jis importuos tik QIF duomenis į grynųjų pinigų sąskaitas. Turėsite importuoti QIF operacijas į Quicken grynųjų pinigų sąskaitą, tada perkelti operacijas į atitinkamas Quicken sąskaitas.
Sandorių padalijimas tvarkinguose kvituose
Paspartinti, Microsoft Money ir kitų tipų finansinė programinė įranga naudoja padalintus sandorius, kad suskirstytų sandorį į kelias kategorijas. „Neat Receipts“ suskirsto kvitus į kelias kategorijas, bet nerodo operacijų padalijimo taip, kaip finansinė programinė įranga rodo sąskaitų registre. Vietoj to kiekvienai kategorijai rodoma viena operacijos kopija. Pavyzdžiui, vienoje parduotuvėje nusipirkote šunų ėdalo, ledų ir juostelės ruloną, tada suskirstėte kvitą į kategorijas, skirtas augintiniams, bakalėjoms ir biuro reikmenims. Tvarkinguose kvituose tris kartus pamatysite kvitą su ta pačia data ir pardavėju, bet su skirtingomis kategorijomis ir sumomis doleriais.
Padalintos operacijos importuojamos iš „Neat Receipts“ į finansinę programinę įrangą, kiekvienai skirstymo kategorijai priskiriant vieną operaciją. Tai gali būti ne pats patogiausias būdas pateikti informaciją, tačiau tai nepakenks finansinės atskaitomybės tikslumui.
Jei naudojate „Quicken“ arba „Microsoft Money“ ir norite, kad visos padalintos operacijos jūsų paskyroje būtų vienodos registrus, naudokite tradicinius operacijų įvedimo būdus, tada eksportuokite kvitus iš „Neat Receipts“ į skaitmeninių vaizdų failus. Šiuos failus galima pridėti prie operacijų „Quicken“ (2007 m. ir naujesnėse) ir „Microsoft Money Plus“ (2008 m. ir naujesnėse).
Tvarkingų kvitų pagalbos funkcijos
Spustelėkite Žinynas tvarkinguose kvituose, kad pamatytumėte Greitos pradžios vadovą ir tvarkingų kvitų žinyną. Abi šios nuorodos yra greitai perskaitomos, todėl galite sutaupyti laiko ir sutaupyti painiavos, perskaitę jas prieš pradėdami, o ne bandydami mokytis. Pagalbos 2 skyrius PDFPavyzdžiui, užtikrins, kad programinė įranga būtų tinkamai nustatyta. Išsaugokite PDF failus savo darbalaukyje, kad galėtumėte lengvai juos peržiūrėti, kai pirmą kartą mokotės naudotis programine įranga.
Kitos naudingos PDF nuorodos yra:
- Tradicinės pagalbos funkcijos, kuriose galima ieškoti
- Nuskaitymo ir vaizdo trikčių šalinimo įrankis
- Duomenų rodinio pavyzdys
- IRS mokesčių informacija
- Tvarkingi kvitai internetu, techninis ir klientų aptarnavimas
Už ir prieš
„Neat Receipts“ techninė pagalba yra gaminio akcentas. Technikos komanda greitai ir išsamiai atsako į klausimus internetiniuose palaikymo forumuose, o techninės pagalbos pokalbis yra puikus pagalbos šaltinis realiuoju laiku.
Programinė įranga supaprastina duomenų įvedimą, todėl puikiai tinka verslo keliautojams ir savarankiškai dirbantiems asmenims, kuriems reikalingi kvitai ir išlaidų duomenys mokesčių ataskaitoms teikti. Tvarkingi kvitai taip pat naudingi namų vartotojui, norinčiam ne tik kvitus, bet ir saugoti draudimo polisus, banko išrašus, sąskaitas ir kitus dokumentus.
Vienintelis didelis trūkumas yra tai, kaip „Neat Receipts“ eksportuoja padalintas operacijas ir kaip „Quicken“ naudotojai turi atlikti daugiau veiksmų, kad importuotų duomenis į atitinkamą paskyrą. Vartotojai gali vėluoti paleidę „Neat Receipts“ programinę įrangą, nes duomenų bazė įkeliama kiekvieną kartą atidarius programinę įrangą (o ne nuolat veikia fone).
Kai kurios papildomos programinės įrangos „Lite“ versijos funkcijos apima:
- Nuskaitykite ir automatiškai tvarkykite kelis dokumentus vienu metu
- Nuskaitykite į PDF, tada pasirinkite ir nukopijuokite redaguojamą tekstą iš to PDF
- Protingas rūšiavimas
- Naujos mokesčių suvestinės ataskaitos
- Patobulintas atminties valdymas, programų našumas, OCR ir analizės tikslumas
- Konvertuoti į redaguojamą tekstą
Tvarkingi kvitų skaitytuvai kainavo 134,99 USD ir daugiau. „Lite“ programinės įrangos versijos prenumerata kainuoja 89,99 USD per metus.
Vis dar negalite nuspręsti, ar naudoti tvarkingus kvitus? Mokytis daugiau informacijos „Neat Receipts“ svetainėje arba pažiūrėkite daugiau kvitų nuskaitymo programinė įranga.
