Een boekhoudkundig dagboek is elk document dat door een accountant wordt gebruikt om de transacties van een bedrijf bij te houden. Een boekhoudjournaal bevat alle afschrijvingen en crediteringen die het bedrijf ervaart, samen met details over de entiteit aan de andere kant van die transacties.
Leer hoe u een boekhoudkundig dagboek kunt gebruiken om uw bedrijf te verbeteren.
Wat is een boekhoudkundig dagboek?
Een boekhoudkundig dagboek is precies hoe het klinkt: het is een plek om de details van alle financiële zaken vast te leggen transacties van uw bedrijf, inclusief de partijen bij de transactie en welke van uw rekeningen deze transacties beïnvloeden. Dit record kan worden bijgehouden in de vorm van een boek, spreadsheet of boekhoudsoftware. Het bevat alle geregistreerde financiële transactie-informatie over een bedrijf.
- bijnaam: Boek van eerste vermelding
Een boekhoudkundig dagboek is de plaats waar u alle belangrijke informatie over zakelijke verkopen, schulden, uitgaven en andere transacties verzamelt.
Hoe werkt een boekhoudkundig dagboek?
Nieuwe ondernemers en aspirant ondernemers zal niet ver komen in het bedrijfsleven zonder te begrijpen wat een boekhoudkundig dagboek is en waarom het zo fundamenteel belangrijk is voor succes. U hebt een boekhoudkundig dagboek nodig voor uw dagelijkse werkzaamheden, voor budgettering en, misschien wel het allerbelangrijkste, voor belastingdoeleinden.
Dit volgen moet beginnen zodra u uw deuren opent voor klanten of klanten, zo niet eerder. Anders loopt u het risico belangrijke informatie te vergeten.
Door een boekhoudkundig dagboek bij te houden, kunt u voorkomen dat uw bedrijf op sommige gebieden te veel uitgeeft of op andere gebieden te weinig uitgeeft. Het kan ook voorkomen dat u (en uw leidinggevenden) rood staan, en het kan u helpen eventuele onregelmatigheden op te sporen voordat ze uit de hand lopen. Kortom, hoewel het slechts een eenvoudig boek of een spreadsheet is die op uw computer is opgeslagen, kan een boekhoudkundig dagboek dat wel voorkomen dat een potentiële crisis zich verspreidt, en het kan zelfs helpen voorkomen dat deze crises in de eerste plaats beginnen plaats.
Vóór computers was een boekhoudkundig dagboek een fysiek logboek met meerdere kolommen om financiële transacties voor een bedrijf vast te leggen. Tegenwoordig gebruiken de meeste bedrijven een soort financiële boekhoudsoftware om hun zakelijke transacties vast te leggen en te beheren.
Een boekhoudjournaal wordt gemaakt door informatie in te voeren van ontvangstbewijzen, verkoopbonnen, kassabanden, facturen en andere gegevensbronnen die financiële transacties laten zien die hebben plaatsgevonden. Deze transacties omvatten niet alleen verkopen en voorraadaankopen, maar ook geretourneerde, beschadigde of gestolen inventaris. Zakelijke transacties dienen in chronologische volgorde in het journaal te worden gepresenteerd.
Terwijl ze worden geregistreerd, worden transacties toegewezen aan een specifieke grootboekklasse met behulp van een "rekeningschema"-nummer. Dit maakt het gemakkelijker om de informatie te vinden en te verantwoorden die nodig is om winst- en verliesrekeningen, financiële overzichten en andere belangrijke financiële rapporten op te stellen. Sommige bedrijven vinden het handig om meerdere tijdschriften te hebben. Op die manier kunnen ze deze transacties scheiden op basis van hun grootboekklasse.
Als u echter besluit om grootboekklassen per dagboek te scheiden, is het nog steeds een goed idee om één gecentraliseerd dagboek te hebben dat ten minste de meest elementaire gegevens over alle soorten transacties bijhoudt. Hierdoor kunt u gespecialiseerde informatie uit het bijbehorende grootboek halen, terwijl u toch in één oogopslag uw algehele financiële situatie in het grootboek kunt peilen.
Dubbele invoer of enkele invoer?
Het is belangrijk om in een vroeg stadium vast te stellen welke stijl van binnenkomst uw bedrijf zal hebben. Boekingen kunnen worden geregistreerd met behulp van de dubbele invoermethode of de enkelvoudige boekhoudmethode. De verschillen spreken voor zich: enkelvoudige boekhouding registreert slechts één boeking per transactie, terwijl dubbele boekhouding elke transactie twee keer registreert - waarbij zowel de debet- als de creditzijde van de transactie wordt vermeld transactie.
Uiteindelijk is het minder belangrijk welke methode je kiest dan ervoor te zorgen dat iedereen die in het dagboek schrijft zich aan dezelfde overeengekomen richtlijnen houdt om verwarring te voorkomen. Elke vermelde transactie wordt een journaalboeking genoemd. Informatie uit het journaal wordt vervolgens vastgelegd in de grootboeken.
Wie heeft toegang?
Als u uw bedrijf nog niet bent begonnen, bedenk dan welke personen in uw bedrijf u toegang wilt geven tot uw boekhouding. Het mogen natuurlijk alleen mensen zijn die je vertrouwt. Deze mensen moeten ook een aangewezen financiële of managementfunctie hebben binnen uw organisatie. Dit is absoluut een situatie waarin minder meer is. Dat kan betekenen dat u alleen toegang verleent aan uw financieel directeur of penningmeester, of - in een eenvoudigere organisatie - uw boekhouder.
Hoewel u niet wilt dat te veel personen toegang hebben tot uw boekhoudboek, is het ook een slecht idee om slechts één persoon er toezicht op te laten houden. Ten minste een paar mensen moeten de inhoud van het tijdschrift kennen om ongepaste uitgaven, begrotingstekorten of andere financiële vergissingen te voorkomen die grote schade kunnen aanrichten aan de financiën van uw bedrijf.
Belangrijkste leerpunten
- Een boekhoudkundig dagboek is een document, spreadsheet, software of een andere plaats waar de transacties van uw bedrijf worden vastgelegd.
- Boekhoudkundige dagboeken helpen zorgen voor transparantie, nauwkeurige belastingnaleving en een sterke financiële gezondheid.
- Er is veel flexibiliteit bij het vastleggen van transacties in boekhoudjournalen, en niemand strategie is noodzakelijkerwijs beter dan een andere, zolang iedereen in het bedrijf dezelfde gebruikt systeem.
