Communicatie is de basis van elke relatie in je leven. Zonder effectieve communicatie, kunnen er misverstanden, problemen en conflicten zijn tussen uw personeel, uw klanten en alle anderen waarmee u in contact komt. Slechte communicatie kan een werkomgeving frustrerend maken en voor veel personeelsverloop zorgen.
Deze tips kunnen u helpen uw communicatieve vaardigheden te verfijnen, zodat u tijd kunt besparen, stress kunt verminderen en productiever kunt worden door effectief te communiceren in uw zakelijke interacties.
Beperk afleidingen en luister
De meesten van ons zijn niet erg bedreven in het luisteren naar anderen. Iedereen is afgeleid en naar verluidt begint de gemiddelde aandachtsspanne te krimpen. Er zijn een paar acties die u kunt ondernemen afleiding beperken zodat u zich kunt concentreren op wat anderen zeggen.
U kunt proberen uw e-mailclient te sluiten, uw beltoon uit te schakelen en de deur naar uw kantoor te sluiten. Deze paar eenvoudige acties verminderen niet alleen je afleiding, maar ze doen ook hetzelfde voor de persoon naar wie je luistert en laten hen weten dat je je op hen concentreert.
Neem de tijd om je te concentreren op de persoon voor je. U heeft waarschijnlijk een aantal belangrijke zaken waarmee u bezig bent. U kunt deze tijd echter gebruiken om er niet aan te denken.
De persoon naar wie je luistert, gelooft dat wat hij te zeggen heeft belangrijk is. Vertraag jezelf en creëer een geven en nemen waardoor beide partijen kunnen spreken en luisteren. Probeer geen overhaaste oordelen te vellen en wacht geduldig tot ze klaar zijn met spreken. Dit zijn de eerste stappen die u kunt nemen om een actieve luisteraar te worden.
Actief luisteren is de kunst van luisteren om te begrijpen. Er zijn verschillende technieken die u kunt gebruiken om uw luister- en retentievaardigheden te verbeteren. Gebruik tijdens het luisteren verbale aanwijzingen om de informatiestroom op peil te houden. Aanwijzingen zoals "Echt? Wat heb je toen gedaan?" geeft hen een opening om iets verder uit te leggen.
Herformuleer en spreek terug wat de persoon je vertelt. Deze feedback laat hen weten dat u luistert en begrijpt. Bijvoorbeeld, "Dus de machine werkte prima, en Bob vertelde je dat als je het op deze manier deed, de machine beter zou werken. Toen stopte het met werken?"Getuigt van begrip van de omstandigheden die volgens een medewerker hebben geleid tot het uitvallen van een apparaat.
Om meer informatie van iemand te krijgen, moet u doorgaans vragen kunnen stellen die zijn ontworpen om de juiste informatie te verkrijgen. De persoon met wie u praat, is misschien te opgewonden om naar u te luisteren terwijl u probeert uit te zoeken wat er aan de hand is, dus uw vragen zullen meestal duidelijk en beknopt moeten zijn.
Lichaamstaal is een andere indicator van luisteren. Je moet ervoor zorgen dat je lichaamstaal niets anders suggereert dan openheid en interesse. Dit kun je doen door de houdingen van de ander te spiegelen, of door voorover te leunen om je te concentreren.
Stel de juiste vragen
Om de informatie te krijgen die je nodig hebt om iemand te begrijpen, moet je in staat zijn om de juiste vragen te stellen en tegelijkertijd een open geest te tonen. Ontspan je lichaam, spreid je armen en luister naar mogelijkheden om vragen te stellen.
Gewoonlijk worden er aanwijzingen gegeven door mensen die u zouden moeten wijzen op de vragen die u zou moeten stellen. Luister naar trefwoorden en woordgroepen om erachter te komen welke vragen de informatie zullen ontrafelen die je nodig hebt.
Denk aan het geval van een werknemer die niet heeft vergaderd doelen en is over het algemeen ongelukkig op het werk. Als u niet de juiste vragen stelt, komt u misschien nooit tot de kern van het probleem, dat misschien niet gemakkelijk te identificeren is.
Als de persoon bij het aannemen gemotiveerd was en tot een paar weken geleden goed presteerde, kan het zijn dat hij persoonlijke problemen heeft ontwikkeld, niet meer wordt uitgedaagd door het werk of problemen heeft met een collega.
Vertrouw niet op vergaderingen voor informatie
Vergaderingen zijn een van de slechtste instellingen voor communicatie tussen partijen. Mensen zullen niet zeggen wat ze denken, en in de meeste situaties zul je niet in staat zijn om de waarheid te achterhalen. De meeste mensen lopen vergaderingen binnen met hun verdediging automatisch omhoog.
Vergaderingen kunnen nuttig zijn voor snelle briefings of directe informatieve communicatie waarin alle aanwezigen geïnteresseerd zijn. Het is echter niet nodig om iedereen bij elkaar te brengen als niet iedereen belang heeft bij de onderwerpen, of als het niet goed gepland en georganiseerd is.
Kies voor een effectievere communicatie een instelling waarbij de kans groter is dat mensen geen persoonlijke barrière opwerpen. Een-op-een-sessies of een goed geplande vergadering met alleen de betrokken personen werken meestal goed, omdat de aandacht dan alleen gericht blijft op de problemen waarmee zij te maken hebben.
Combineer communicatiemethoden
Face-to-face of voice-to-voice communicatie is geweldig om de verwarring weg te nemen die vaak gepaard gaat met een e-mail. Leidinggeven via e-mail is nooit een goede gewoonte, omdat het de persoonlijke benadering elimineert die je kunt aannemen door met iemand te praten, en e-mails zijn zelden zo duidelijk voor het publiek als voor de afzender.
Videogesprekken zijn een geweldige manier om te communiceren, omdat je de persoon met wie je praat kunt zien en zien deel documenten terwijl u eraan werkt om ze te begrijpen elkaar. Visuele interacties zijn belangrijk omdat we tijdens het praten aanwijzingen geven die mensen kunnen helpen het punt te begrijpen dat wordt gemaakt.
Als de meeste van uw communicatie plaatsvindt in andere situaties dan face-to-face, kunt u een samenvatting maken video's of presentaties die schetsen wat er is besproken, wat de volgende stappen zijn en wie verantwoordelijk is Wat.
Wees responsief
Communicatie is een van de beste methoden om conflicten of geschillen op te lossen. Als ondernemer is een van de ergste dingen die u kunt doen wanneer u wordt geconfronteerd met een conflict, geschil of klacht, het negeren ervan. Er zou onmiddellijk een reactie moeten komen, ook al is het maar een korte verklaring dat u het probleem zult onderzoeken.
Wanneer mensen die contact met u opnemen het gevoel hebben dat hun probleem belangrijk voor u is en feedback krijgen over hun zorgen, is de kans groter dat u klanten en werknemers tevreden houdt.
Gebruik de feedback die u ontvangt
Als u al communiceert met uw klanten, werknemers en collega's, krijgt u waarschijnlijk regelmatig feedback. Je vraagt er misschien niet om, maar een actieve luisteraar kan overal informatie vinden.
Luisteren naar iedereen met wie u in contact komt, is een goudmijn aan nuttige informatie over de manier waarop uw bedrijf, producten en diensten worden waargenomen door (potentiële) klanten.
Om positieve communicatieveranderingen door te voeren, moet u de informatie die u verzamelt gebruiken om uw processen te verbeteren. Creëer een proces om de feedback die u ontvangt op één plek te verzamelen, maak vervolgens regelmatig tijd vrij om deze te analyseren en maak een plan voor het implementeren en volgen van verbeteringen.
Uiteindelijk kan effectieve communicatie een van de belangrijkste vaardigheden zijn die u in uw bedrijf gebruikt. Als je communicatieve vaardigheden wat verfijning kunnen gebruiken, neem dan de tijd om te analyseren hoe je communiceert. Probeer je vervolgens te concentreren op manieren waarop je je vaardigheden in de loop van de tijd kunt verbeteren. Het zal je misschien verbazen hoeveel simpelweg luisteren je relatie met personeel, klanten, collega's en familie kan veranderen.
