Personal Assistant CV-voorbeeld en lijst met vaardigheden

Persoonlijke assistenten zijn vergelijkbaar met uitvoerende assistenten of kantoorassistenten in die zin dat ze allemaal routinematige administratieve taken uitvoeren, zodat iemand anders dat niet hoeft te doen. Taken omvatten waarschijnlijk het screenen of beantwoorden van telefoontjes, brieven en e-mails, het beheren van schema's en het maken van aantekeningen tijdens vergaderingen.

Het verschil met persoonlijke assistenten is dat ze slechts één persoon helpen, en ze kunnen ook helpen met persoonlijke taken zoals winkelen of het plannen van sociale afspraken.

Sommige mensen delegeren projectwerk aan hun assistenten of laten hun assistenten vervangen bij afwezigheid.

Functie-eisen voor persoonlijke assistenten

Hoewel er geen vaste minimumvereiste is voor persoonlijke assistenten op het gebied van opleiding, helpt een achtergrond in zakelijk of administratief werk. Een tweede of derde taal kan in sommige gevallen ook belangrijk zijn. Over het algemeen zijn de vaardigheden die je hebt belangrijker dan je opleiding. Een bespreking van enkele van deze noodzakelijke vaardigheden kan u helpen beslissen of dit soort baan iets voor u is.

Hier is een lijst met persoonlijke assistent-vaardigheden voor cv's, begeleidende brieven, sollicitaties en interviews. De vereiste vaardigheden variëren op basis van de functie waarvoor u solliciteert, dus bekijk ook onze lijst met vaardigheden gerangschikt per baan en per type vaardigheid. Bekijk deze lijsten en kijk of u deze vaardigheden in eerdere banen hebt gebruikt of door training hebt verworven.

Maak aantekeningen over wanneer en hoe u deze vaardigheden hebt gebruikt of ontwikkeld. Voeg ze dan toe aan je cv en motivatiebrief of houd ze bij de hand voor het invullen van sollicitaties. De mensen die sollicitaties screenen, zijn vaak op zoek naar sleutelvaardigheden. Match uw vaardigheden met die welke zijn geplaatst zoals vereist voor de baan. Zorg er dan voor dat ze vermeld staan ​​in je motivatiebrief en op je cv staan.

Je moet ook interviewantwoorden ontwikkelen over hoe je je vaardigheden in eerdere functies hebt gebruikt. Heb een voorbeeld van hoe je een probleem op de werkplek hebt opgelost met behulp van een of meer van deze vaardigheden. Laat zien hoe het gebruik van uw vaardigheden heeft bijgedragen aan het succes van een project.

Voorbeelden van noodzakelijke vaardigheden

Deze lijst is niet uitputtend, maar bevat enkele van de belangrijkste, meest gewilde vaardigheden voor persoonlijke assistenten.

Organisatie en tijdmanagement

Als persoonlijke assistent zal een groot deel van je taak zijn om iemand anders georganiseerd en op schema te houden. Je moet dus zelf goed georganiseerd zijn. Gelukkig zijn organisatorische vaardigheden te leren. Er zijn specifieke technieken die u kunt aanpassen om uw tijd efficiënter te besteden en om uw leven en dat van uw manager op een andere manier op orde te houden.

Schriftelijke en mondelinge communicatie

U zult instructies moeten begrijpen en opvolgen, en u zult informatie duidelijk en eerlijk moeten doorgeven. Afhankelijk van de details van uw functie, moet u mogelijk ook klanten verwelkomen, correspondentie beantwoorden of rapporten en presentaties maken. Al deze taken vereisen uitstekende communicatieve vaardigheden, waaronder spreken en schrijven, luisteren en lezen.

Nauwkeurigheid en aandacht voor detail

Aandacht voor detail is een essentieel onderdeel van zowel georganiseerd blijven als goed communiceren.

Vaagheid of onnauwkeurigheid creëert op zijn best inefficiëntie en kan ook ernstige fouten veroorzaken of de collega's van uw manager vervreemden.

Kennis van relevante software

Welke software u moet gebruiken, kan variëren, maar omvat waarschijnlijk tekstverwerking, spreadsheets, databases, kalenders, desktoppublishing en PowerPoint, of iets vergelijkbaars. Het is een pluspunt om op zijn minst minimale technische ondersteuning te kunnen bieden. Mogelijk moet u verschillende programma's en apps evalueren om zelf te kiezen welke de beste tools bieden om de doelstellingen van uw manager te bereiken. Het is altijd jouw taak om het werk van je manager gemakkelijker en eenvoudiger te maken, en dat vereist misschien veel probleemoplossing achter de schermen.

Tact en discretie

Als persoonlijke assistent wordt u regelmatig blootgesteld aan gevoelig materiaal, van handelsgeheimen tot zeer persoonlijke informatie die u vertrouwelijk moet houden.

Een verwante vaardigheid is tactvol zijn, het vermogen om vriendelijk of helemaal niet te reageren op informatie die andere mensen misschien moeilijk of gênant vinden. U moet met andere woorden een veilig persoon zijn voor uw manager om kwetsbaar te zijn. Immers, alleen jij weet hoeveel hulp ze nodig hebben.

Verwant: Beste diensten voor het schrijven van cv's.

Vaardigheden lijst

Administratieve vaardigheden

Deze vaardigheden maken vaak deel uit van de functieomschrijving van een personal assistant of zijn vaardigheden van toegevoegde waarde. Uw werkgever heeft mogelijk iemand nodig die deze taken voor haar kan uitvoeren.

• Administratief
• Afspraken
• Correspondentie
• Taken
• Evenementen
• Evenement planning
• archiveren
• Uitvoeringsprocedures
• Schema's bijhouden
• Vergaderingen
• Kantoor management
• Project management
• Onderzoek
• Het roosteren
• Dictaat opnemen
• Berichten aannemen
• Notities nemen
• Reisarrangementen
• Reisplanning

Communicatieve vaardigheden

Als persoonlijke assistent zijn alle aspecten van communicatie belangrijk voor de baan. Wees bereid om uw ervaring of training te tonen.

• Beantwoord telefoon
• Communicatie
• E-mail
• Groet Bezoekers
• Aanvragen afhandelen
• Netwerken
• Non-verbale communicatie
• Oproepen screenen
• Verbale communicatie
• Schriftelijke communicatie

Financiële vaardigheden

Heb jij ervaring of opleiding voor deze taken?

• Boekhouding
• Budgettering
• Inkoop
• Inkoop
• Winkelen

Technische Vaardigheden

Ben je in staat om verschillende platforms en apparaten te gebruiken en eenvoudige probleemoplossing uit te voeren?

• Computer (PC, Mac, tablet)
• Database management
• Microsoft Office
• Voorbereiding presentatie
• rapporten
• Tekstverwerking

Persoonlijke meesterschapsvaardigheden

Deze vaardigheden maken vaak deel uit van je persoonlijkheid. Laat zien hoe je ze hebt gebruikt en ontwikkeld.

• Vertrouwelijkheid
• Diplomatiek
• Discretie
• Flexibiliteit 
• Interpersoonlijk
• Multitasking
• Organisatie
• Positieve instelling
• Probleemoplossing
• Professionele houding
• Zelf gemotiveerd
• Team speler
• Tijdsbeheer
• Zelfstandig werken

Als je deze vaardigheden niet in een vorige baan hebt gebruikt, kijk dan hoe je ze hebt ontwikkeld in vrijwilligerswerk of onbetaald werk of hoe je ze in je persoonlijke leven gebruikt. Gebruik je deze vaardigheden als onderdeel van een geloofsgemeenschap of voor een studentenproject op school? Heb je vaardigheden ontwikkeld als onderdeel van een sportteam of individuele sport? Die ervaring kan ook waardevol zijn en u een betere kandidaat voor de functie maken.

Let er in het volgende voorbeeld-cv, ontworpen voor een persoonlijke assistent, op hoe verschillende van de hierboven genoemde vaardigheden in de tekst zijn verwerkt, met name de 'kernkwalificaties'.

Voorbeeld CV van persoonlijke assistent

Dit is een voorbeeld van een cv voor een functie als persoonlijke assistent. Download het CV-sjabloon (compatibel met Google Docs en Word Online) of zie hieronder voor meer voorbeelden.