De rest van dit artikel biedt wat extra soorten ontmoetingen die stress en strijd verspreidden. Als manager of leider die verantwoordelijk is voor het bij elkaar brengen van mensen om te communiceren, ideeën te delen en te genereren, doet u er goed aan om deze soorten vergaderingen uit uw routine te schrappen.
8.00 uur Maandagochtend Personeelsvergaderingen
Het probleem met deze vergadering is dat niemand er ooit klaar voor is. Het is tenslotte maandagochtend 8.00 uur - er is nog niets gebeurd en wat er vorige week is gebeurd, is grotendeels verleden tijd. Het tweede probleem met deze vergadering is dat iedereen die voorbereid wil zijn, zondagavond moet werken, en dat is prima gelegenheid, maar levert u gegarandeerd een aantal serieuze stemmen op voor "klootzak van het jaar" van werknemers en de familieleden van medewerkers.
De oplossing: Als u op maandag een teamvergadering moet houden, schuif deze dan door naar later in de ochtend of vroeg in de middag. Beter nog, schuif het door naar dinsdagochtend.
Statusbijeenkomsten rond de tafel
Je kent deze ontmoeting. Het is degene waar mensen door de kamer bewegen en hun laatste updates, sagen, fantasieën en dromen delen. Ga op de verkeerde plek zitten en je eindigt als de 22zd persoon om een update te geven aan een groep waarvan de blazen overbelast zijn en de hersenen verdoofd zijn door de politiek georiënteerde updates die uit de monden komen van collega's in verre functies.
De oplossing: Ontmoet elkaar als het moet, maar stel vast enkele regels voor de updates. Vraag mensen om zich te concentreren op belangrijk nieuws dat iedereen raakt of om uitdagingen te identificeren waarvoor hulp van verschillende functies nodig is. Doe er alles aan om de pijnlijke opmars van onnodige en egoïstische statusupdates die ongedisciplineerde ronde-tafelbijeenkomsten genereren, te beperken.
Terugkerende vergaderingen die hun doel hebben verloren
Elke terugkerende vergadering waarvan niemand zich kan herinneren waarom deze vergadering nog steeds plaatsvindt, komt in aanmerking voor onmiddellijke eliminatie. De wetten van de fysica gaan over op vergaderingen en een vergadering die op het programma staat, blijft meestal op het programma staan lang nadat het nut ervan op de werkplek is opgebruikt.
Een nieuwe manager bekeek de terugkerende lijst met vergaderingen in het schema van zijn team en annuleerde er twee omdat hij geen reden kon ontdekken voor deze vergaderingen. Hij ontving meer dan een paar bedankbriefjes en een paar opmerkingen van mensen die zich afvroegen hoe hij erin slaagde om deze vergadering die ze het afgelopen jaar probeerden kwijt te raken, om zeep te helpen.
De oplossing: Bekijk alle terugkerende vergaderingen waaraan u uw team onderwerpt of waaraan u deelneemt, en elimineer ze uit uw leven en de levens van uw teamleden. Als u niet de gastheer van de bijeenkomst bent, informeer de gastheer dan over uw intentie en uw mening over het nut van de bijeenkomst. Als u de gastheer/sponsor bent, ondervraag dan teamleden en geef ze een stem en een stem. Een beetje draconisch snijden in terugkerende vergaderingen maakt kostbare tijd vrij voor andere, belangrijkere activiteiten.
Groepswoord-smeedvergaderingen
Dit is elke bijeenkomst waar je een groep mensen samenbrengt om te werken aan de formulering van iets: een visie, een missie, een strategieverklaring, een scopeverklaring in projectmanagement. De output van deze sessies is meestal een reeks onhandig geconstrueerde zinnen die een weerspiegeling zijn van compromissen van de kant van de leidinggevende. Niemand in de zaal is het eens met het eindproduct, maar iedereen knikt instemmend zodra de formulering van belachelijk naar gewoon afschuwelijk gaat in een poging de pijn te laten verdwijnen.
De oplossing: Nooit ruwe bewoordingen van wat dan ook delegeren aan een commissie. Probeer het item in kwestie zelf uit, stuiter het op een paar collega's en als je iets nadert dat voor je begint te werken, vraag dan heel voorzichtig om input van een groep. Stel verhelderende vragen, maak goede aantekeningen en verdwijn en herformuleer de verklaring(en), herhaal het proces indien nodig.
Sjabloon Strategievergaderingen
Er is geen magisch proces of sjabloon of zelfs maar een eenvoudige reeks stappen die helpen om strategische duidelijkheid te scheppen. Het uitvoeren van een S.W.O.T. (sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen) analyse bevindt zich niet altijd op het kritieke pad om tot een nauwkeurige beoordeling van omstandigheden en kansen te komen. En cijfers en doelstellingen en groei zijn geen strategieën. Pas op voor iedereen die suggereert dat ze een eenvoudig proces hebben voor dit complexe onderwerp.
De oplossing: Investeer in een hooggekwalificeerde en ervaren strategiefacilitator of adviseur die begrijpt hoe begeleiden, soms leiden en soms volgen bij het nastreven van het ontwikkelen van een bruikbare, zinvolle strategie. De juiste professional zal de groep aanspreken op het vinden van antwoorden op de juiste (moeilijke) vragen die beantwoord moeten worden op weg naar strategische duidelijkheid.
Het komt neer op
Vergaderingen zijn onschatbare kansen om verbinding te maken, te communiceren, relaties op te bouwen en creatieve probleemoplossing te stimuleren. Het zijn ook kansen die rijp zijn voor overmatig gebruik en zelfs misbruik. Streef ernaar de manager te zijn die de kracht en het belang van vergaderingen respecteert. Gebruik deze forums om de juiste redenen door ze zo te ontwerpen dat ze zich concentreren op belangrijke kwesties, ideeën opdoen en, belangrijker nog, respecteer de tijd die iedereen in de sessies steekt. Uw teamleden zullen uw positieve benadering meer waarderen dan u ooit zult weten.
