Het opzetten van een klein kantoor of kantoor aan huis is niet alleen een kwestie van kantoorapparatuur naar een kamer sjouwen en aansluiten. Omdat uw thuiskantoorruimte in de eerste plaats een werkruimte is, is het belangrijkste element van uw thuiskantoorontwerp de infrastructuur.
Commerciële kantoorfaciliteiten zijn oorspronkelijk ontworpen als kantoorruimtes; ze hebben voldoende stroom, verlichting en ventilatie voor kantoorwerkruimtes ingebouwd in hun ontwerp. Het zal waarschijnlijk niet het geval zijn met uw huis of ander gebouw dat u hebt besloten te gebruiken als klein kantoor of kantoor aan huis.
De infrastructuur die uw nieuwe kantoor nodig heeft
Stroom
Commerciële gebouwen die zijn ontworpen voor kantoorgebruik hebben over het algemeen een betere kwaliteit elektriciteitsvoorziening dan woningen en andere niet-commerciële gebouwen. En het opzetten van een thuiskantoor betekent dat u uw stroomverbruik op die locatie aanzienlijk verhoogt. Zelfs een kleine laserprinter verbruikt bijvoorbeeld 300 tot 400 watt elektriciteit als hij draait, en grotere laserprinters verbruiken veel meer.
Denk nu eens aan de andere kantoorapparatuur die u gaat installeren. Stel, je hebt een pc, een monitor, een laserprinter, een scanner en een telefoon. Zullen de circuits in de door u gekozen thuiskantoorlocatie klaar zijn voor de klus?
Stap één van het ontwerp van een thuiskantoor is het beoordelen van uw stroombehoeften. Tel het wattage van uw kantoorapparatuur (en gerelateerde functies zoals verlichting) bij elkaar op. Mogelijk kunt u uw stroombehoefte verminderen door een aantal van uw behoeften aan kantoorapparatuur te "combineren". U kunt bijvoorbeeld in plaats van een aparte printer, fax, kopieerapparaat en scanner één multifunctioneel apparaat hebben dat al deze functies uitvoert.
Voordat u ook maar een moment stilstaat bij de esthetiek van uw thuiskantoorontwerp, sluit u al uw apparatuur aan en probeert u het te gebruiken zoals u dat op een normale werkdag zou doen. Als u tekenen van elektrisch gevaar opmerkt, zoals het knappen van stroomonderbrekers of het dimmen van lichten wanneer verschillende onderdelen apparatuur werkt, laat dan een elektricien uw circuits controleren en kijken of er eenvoudige herbedrading mogelijk is. In mijn ervaring zijn huizen, vooral oudere huizen, vaak zeer excentrisch bekabeld en hebben ze een elektrische "opruiming" of een update nodig.
Verlichting
De kans is extreem groot dat de bestaande verlichting op de voorgestelde locatie van uw thuiskantoor niet toereikend is voor de behoeften aan werkruimte. Er zijn maar weinig woningen waar rijen tl-lampen zijn geïnstalleerd, zoals commerciële kantoorruimtes. Hoewel u niet zo ver hoeft te gaan, moet u wel sterke bovenverlichting in uw ontwerp opnemen - en in veel gevallen betekent dit dat u nieuwe of extra verlichtingsarmaturen moet aanschaffen en installeren. Diverse soorten railverlichting zijn gemakkelijk te vinden en relatief eenvoudig te installeren.
Bij het kiezen van de verlichting voor uw thuiskantoor, moet u eerst uw behoeften beoordelen door in uw voorstel te gaan zitten werkruimte en bepalen hoeveel verlichting je nodig hebt om efficiënt te werken en waar het licht moet zijn geplaatst. Een kantoor met onvoldoende verlichting is niet alleen nutteloos, maar kan ook leiden tot allerlei gezondheidsproblemen, van hoofdpijn tot nek- en schouderpijn. Onthoud echter dat het toevoegen van verlichting de stroombelasting van uw kantoor zal verhogen. Nogmaals, u moet er zeker van zijn dat uw bestaande circuits de verhoogde elektrische belasting aankunnen.
Ventilatie
Veel mensen zien het belang van ventilatie bij de inrichting van een kantoor over het hoofd, maar u en uw kantoorapparatuur hebben het allebei nodig. Ten eerste, hoe meer kantoorapparatuur u gebruikt, hoe meer warmte er wordt gegenereerd - en overmatige hitte kan uw kantoor beschadigen apparatuur zoals pc's. Ten tweede, als uw kantoorruimte niet voldoende geventileerd is, kan het erg oncomfortabel zijn om daar te werken voor jou. Het is een veelvoorkomend probleem wanneer mensen kleine ruimtes kiezen voor hun thuiskantoor, zoals ex-slaapkamers. De kamer wordt een "hot box" en bijna onmogelijk om in te werken.
Houd dus goed rekening met het ventilatieaspect van uw kantoorinrichting wanneer u de plek kiest voor uw kleine of thuiskantoor. Is de ruimte groot genoeg voor u en uw apparatuur om comfortabel te werken? Overweeg koelopties zoals de aanschaf van een kleine airconditioning of ventilatoren van voldoende grootte om de kamer te koelen. In commerciële kantoorruimtes zijn meestal airconditioningsystemen geïnstalleerd om zowel de apparatuur als de gezondheid van mensen te beschermen.
Nu u de basisinfrastructuur van uw kantoorinrichting op orde heeft, is het tijd om na te denken over het nut en de veiligheid van uw werkruimte.
Gebruik deze checklist om ervoor te zorgen dat uw kleine of thuiskantoor een veilige, bruikbare werkruimte is:
Plaats uw kantoorapparatuur voor maximaal gebruiksgemak
Bepaal de beste plaats voor elk stuk kantoorapparatuur en meubilair door een werktest te doorlopen. Alles wat u vaak gebruikt, moet binnen handbereik en gemakkelijk toegankelijk zijn. Zo niet, verplaats het dan.
Besteed speciale aandacht aan uw werkgewoonten met behulp van computers en/of tablets. Met deze ergonomische tips voorkom je nek-, schouder- en rugklachten.
Als u voor uw werk bijvoorbeeld veel gebruikmaakt van de telefoon, moet uw telefoon zich in een positie bevinden waarin u niet hoeft op te staan of onhandig hoeft te reiken om hem te gebruiken. Als uw werk veel papier moet verwerken en archiveren, moet uw archiefkast daar dichtbij genoeg zijn je kunt er met een paar stappen bij komen - of nog beter, heb archiefladen in je bureau die dichtbij zijn hand. Voer deze werktest een aantal dagen uit om er zeker van te zijn dat alles in de beste positie is geplaatst.
Bescherm uw gevoelige kantoorapparatuur
Ik heb al gewezen op de noodzaak van voldoende ventilatie als onderdeel van uw kantoorinrichting. Het is net zo belangrijk om uw kantoorapparatuur, zoals computers, te beschermen tegen stroompieken en/of stroomuitval. Investeer in zoveel UPS'en (ononderbroken voedingen) als nodig is om gegevensverlies of, erger nog, dure schade aan uw apparatuur te voorkomen.
Organiseer die koorden en draden
Het is niet omdat je veel kantoorapparatuur hebt dat je werkruimte eruit moet zien als een ratelslangenhol. Plan uw kantoor om zoveel mogelijk van uw telefoondraad of CAT5-kabel uit het zicht te houden. Als er lange stukken kabel van kamer naar kamer lopen (of door een gang), overweeg dan om gaten te boren en plinten op te tillen om ze uit het zicht te krijgen. Als je kabels en/of draden niet op een veilige plek kunt leggen, zorg er dan voor dat je ze indien nodig dicht bij muren vastplakt of niet, zodat mensen er niet over kunnen struikelen.
Onderzoek de snoeren van uw kantoorapparatuur en pak de speling waar mogelijk op, ofwel met behulp van draadbanden om het overtollige vast te binden, of met behulp van zoiets als een kabelschildpad, die kabels organiseert. Netjes gebundelde snoeren helpen ongelukken te voorkomen en maken uw thuiskantoor esthetisch aantrekkelijker.
Draadloos gaan is een andere manier om het probleem van snoeren en draden aan te pakken. Veel computerrandapparatuur, zoals printers en kopieerapparaten, hebben nu draadloze mogelijkheden.
Maak de paden vrij
Omdat ze zich in kamers bevinden die oorspronkelijk voor ander gebruik zijn ontworpen, lijken sommige kleine of thuiskantoren op hindernisbanen. Alleen omdat dat bed of plantenrek er altijd al is geweest, wil nog niet zeggen dat het daar moet blijven. Je moet in staat zijn om op te staan van je bureau en rond te lopen zonder je schenen te stoten. Verwijder alle onnodige meubels en rommel in uw thuiskantoorruimte. En vergeet niet de vloer te controleren. Zorg er bijvoorbeeld voor dat alle karpetten stevig zijn vastgemaakt.
Voer een laatste controle uit van uw werkbehoeften
Zorg ervoor dat u over alle kantoorapparatuur en kantoormeubilair beschikt die u nodig hebt om georganiseerd en productief en veilig te kunnen werken. Met een speakerphone kunt u bijvoorbeeld handsfree telefoneren, zodat u aantekeningen kunt maken of aan andere taken kunt werken. Als u handleidingen of boeken heeft die u vaak raadpleegt, kan het opnemen van enkele ingebouwde planken in uw thuiskantoorontwerp een echte productiviteitsbooster zijn.
Voeg wat Eye Candy toe
Een goed geplaatst schilderij of een afdruk, of zelfs een prikbord met wat foto's, kan wat visuele kracht toevoegen aan uw thuiskantoor en het een aantrekkelijkere ruimte maken om in te werken. Uw persoonlijke smaak bepaalt wat voor u het beste werkt, maar maak uw werkruimte niet te vol met te veel visuele afleidingen.
Voila! Je bent klaar om te werken
Infrastructuur, nutsvoorzieningen en veiligheid - de sleutels tot kantoorontwerp waarmee u een kantoor kunt creëren dat zowel een functionele werkruimte is als een prettige, productieve plek om te werken. Ook al hebben we soms weinig keus over waar onze kantoorruimte zal zijn, door ons op deze drie elementen te concentreren, kunnen we een kantoorruimte ontwerpen die bruikbaar en uiteindelijk leefbaar is.
