E-mail is zo populair geworden dat mensen er in sommige gevallen vaker gebruik van maken dan de telefoon. Omdat het geschreven woord zo gemakkelijk verkeerd begrepen kan worden, begrip juiste e-mailetiquette is essentieel in de zakelijke omgeving.
Helaas begrijpen veel mensen niet hoe ze e-mail in hun voordeel kunnen gebruiken, en de voordelen die het een bedrijf kan bieden, worden vaak over het hoofd gezien. De volgende regels voor zakelijke e-mailetiquette kunnen uw werknemers helpen e-mails op te stellen die efficiënt en effectief zijn.
Stuur alleen duidelijke en beknopte e-mails
De eerste regel van goede e-mailetiquette is om langdradige e-mails te vermijden die vreemde informatie en irrelevante feiten bevatten. Blijf bij het onderwerp dat wordt gecommuniceerd en gebruik zo min mogelijk woorden. Als je een beslissing nodig hebt, vraag er dan om. Als je informatie nodig hebt, vraag er dan om. Als je wilt dat iemand actie onderneemt, vraag er dan om. Zorg ervoor dat uw lezers zich niet afvragen waarom u contact met hen opneemt. Wanneer u een e-mail opstelt, beschouw het dan als een werk van non-fictie. Maak er geen mysterie van.
Gebruik altijd een zinvolle onderwerpregel
Laat de onderwerpregel van een e-mail nooit leeg. Een lege onderwerpregel kan ervoor zorgen dat uw e-mail wordt gemarkeerd als spam en deze zal nooit zijn bestemming bereiken. E-mails met lege onderwerpregels worden ook vaak over het hoofd gezien, vooral als de beoogde ontvanger doorgaans op een bepaalde dag veel e-mails ontvangt. Gebruik altijd een onderwerpregel die de inhoud van uw e-mail goed weergeeft. Het zal uw ontvangers helpen hun e-mails efficiënter te sorteren en zal een snellere reactie op uw e-mail aanmoedigen.
Vermijd extravagant opgemaakte e-mails
Stuur e-mails in professionele formaten. Vermijd veelkleurige lettertypen en afbeeldingen als achtergrond. Die uitrusting kan de lezer afleiden of de boodschap moeilijk leesbaar maken. Alle achtergrondafbeeldingen die u toevoegt, kunnen de bestandsgrootte van uw e-mail vergroten. Dat kan ontvangers met trage verbindingen dwingen om tergend lang te wachten voordat uw bericht is gedownload. Achtergrondafbeeldingen die u toevoegt, kunnen de bestandsgrootte van uw e-mail vergroten. Dat kan ontvangers met trage verbindingen dwingen om tergend lang te wachten voordat uw bericht is gedownload.
Als uw bedrijf erop staat dat u bepaalde e-mailbriefpapier gebruikt om een consistente uitstraling te creëren, profiteer daar dan van. Het bedrijfslogo en de handtekeningregel kunnen een professionele uitstraling op uw e-mails projecteren.
Stuur tijdige antwoorden
Laat mensen niet wachten op tijdige antwoorden op hun e-mail. Reageer snel met een duidelijke, beknopte boodschap. Als je meer tijd nodig hebt om een antwoord te onderzoeken of meer informatie te verzamelen, vertel je e-mailafzender wanneer ze een antwoord kunnen verwachten.
Gebruik tools voor afwezigheidsantwoorden
Als u niet op kantoor bent en uw e-mail niet kunt lezen, gebruikt u de afwezigheidstool van het e-mailsysteem om automatisch te reageren op iedereen die contact met u probeert op te nemen. Zorg ervoor dat uw auto-reply afzenders laat weten wanneer ze een reactie kunnen verwachten.
Huil geen wolf met vlaggen met hoge prioriteit
Bij de meeste e-mailsystemen kunt u een e-mail markeren als 'Hoge prioriteit' of 'Spoed'. Maak dit niet uw standaard e-mailvlag. Gebruik het spaarzaam, anders negeren uw ontvangers de prioriteitsvlag. Wanneer u eindelijk een echt belangrijke e-mail verstuurt, krijgt deze niet de aandacht die hij verdient.
Overweeg of "Allen beantwoorden" nodig is
Klik niet instinctief op de knop "Alles beantwoorden" voor elke e-mail die meerdere afzenders of ontvangers heeft. Denk na over het onderwerp en beslis wie uw antwoord moet lezen. Als u voortdurend onnodig op iedereen reageert, krijgt u al snel de reputatie een 'zakelijke spammer' te worden en kunnen mensen uw e-mails helemaal gaan negeren.
Scheid zakelijke en persoonlijke e-mailaccounts
Gebruik uw zakelijke e-mailadres nooit voor persoonlijke correspondentie, tenzij het een noodgeval is. Zelfs als u een eigen bedrijf heeft, is het een goed idee om twee afzonderlijke e-mailaccounts te hebben. Hiermee kunt u uw e-mails prioriteren en niet-gerelateerde persoonlijke berichten buiten het zakelijke netwerk houden.
Gebruik professionele e-mailaccountnamen
Gebruik uw eigen naam als onderdeel van elk zakelijk e-mailadres. Bijvoorbeeld [email protected] of [email protected]. Vermijd bijnamen, handvatten, monikers of obscure verwijzingen. Gebruik bijvoorbeeld geen [email protected] of [email protected].
Is e-mail het beste voor dit antwoord?
Gebruik e-mail niet als uw enige communicatiemiddel. Niet alle berichten zijn geschikt voor e-mail, en er zullen momenten zijn waarop een kort telefoontje of een kort kantoorbezoek een effectievere manier kan zijn om een boodschap over te brengen. Ontmoeten of praten via de telefoon kan een menselijk element in interacties introduceren, en dat kan alles maken het verschil als je iets probeert uit te leggen, of als je iemand wilt overtuigen om een actie.
Wees gevoelig en toegankelijk
Gebruik nooit e-mail om een relatie of contract te beëindigen. Neem in professionele zakelijke correspondentie altijd een handtekeningregel op die alternatieve manieren biedt om contact met u op te nemen. U kunt bijvoorbeeld uw kantoor-, fax- en mobiele telefoonnummers en uw kantoorpostadres opnemen.
Vermijd het e-mailen van enorme bijlagen
U weet nooit hoe of waar uw ontvanger toegang krijgt tot zijn e-mail. Mobiele apparaten kunnen beginnen met het downloaden van het bestand voordat de gebruiker wordt gevraagd om de download te bevestigen. Het kan lang duren en bandbreedte verbruiken waarvoor de ontvanger moet betalen. Houd de gecombineerde grootte van bijlagen onder de 50 MB.
Als u een groot bestand moet verzenden, neem dan eerst contact op met de ontvangers en vraag hoe zij het bestand willen ontvangen. U gebruikt ook een bestandsoverdrachtservice om het bestand te verzenden.
Denk na voordat u die e-mail verstuurt
Neem ten slotte even de tijd om na te denken over wat u hebt geschreven voordat u op de knop "verzenden" drukt. Is het iets dat niet in een e-mail mag worden verzonden? Is het van persoonlijke aard en niet gepast om het e-mailsysteem van het bedrijf te gebruiken? Heb je de e-mail geschreven terwijl je boos was en passages toegevoegd waar je later misschien spijt van krijgt? Druk dan op de knop "verwijderen".
