Documentcontrole is vaak de meest arbeidsintensieve en dure fase van het rechtszaak, de e-ontdekkingsproces, en het Electronic Discovery Reference Model (EDRM). Tijdens deze fase wordt elke pagina met gegevens in een verzameling beoordeeld en geanalyseerd om te bepalen welke documenten moeten worden achtergehouden voor productie aan de advocaat van de tegenpartij.
Wie voert documentcontrole uit
Vaak zijn documentbeoordelaars advocaten die de juridische en feitelijke kwesties in het proces begrijpen en de nodige beslissingen kunnen nemen met betrekking tot privileges en reactievermogen. Om de kosten te minimaliseren, worden vaak teams van contractadvocaten of paralegals ingezet.
Het beoordelingsproces bestaat vaak uit verschillende fasen. Het juridische team kan een first pass review uitvoeren om documenten op relevantie en code te analyseren of ze te markeren voor een relevant onderwerp. Procesondersteunend personeel laad vervolgens de gecodeerde gegevens in een doorzoekbare database waarmee procesteams gemakkelijk belangrijke documenten kunnen vinden in elke fase van het procesproces.
Redenen waarom documenten kunnen worden achtergehouden
Nadat de informatie is verwerkt, voert het juridische team een tweede, meer gedetailleerde beoordeling uit om te bepalen welke documenten moeten worden achtergehouden voor productie. Documenten kunnen om verschillende redenen worden achtergehouden, waaronder:
Relevantie
Is de informatie relevant voor de problemen in de zaak? Als het niet relevant is voor de feiten en kwesties van de claim, rechtszaak of onderzoek, hoeft het niet aan de tegenpartij te worden voorgelegd.
Ontvankelijkheid
Reageert de informatie op de ontdekkingsverzoeken van de tegenpartijen of de onderzoeksverzoeken van regelgevende instanties? Zo ja, op welk verzoek tot productie reageert de informatie? Documentbeoordelaars kunnen tijdens de documentbeoordelingsfase ook 'hot'-documenten taggen, die cruciale informatie voor de zaak bevatten en bijzonder responsief zijn.
Voorrecht
Is de informatie onderworpen aan het advocaat-cliënt-privilege, de productdoctrine van het advocatenwerk en/of vertrouwelijkheidsregels en privacywetten? Als dat zo is, wordt het ook ingehouden op de productie.
Vertrouwelijkheid
Als het document vertrouwelijk is, moet het worden uitgesloten van productie. Als een document bijvoorbeeld een handels geheim, zoals het recept voor de kenmerkende chocoladereep van een snoepfabrikant, is het juridische team niet verplicht om het aan tegenpartijen over te dragen. De documentbeoordelaar analyseert het document om te bepalen of het vertrouwelijke informatie bevat. Als dit het geval is, zal de recensent bepalen of bepaalde delen van dat document moeten worden geredigeerd het vertrouwelijke werkproduct van de klant beschermen of dat het document moet worden uitgesloten van productie allemaal samen.
Als onderdeel van het documentbeoordelingsproces kan het beoordelingsteam documenten identificeren die volledig moeten zijn of gedeeltelijk geredigeerd of gemarkeerd als vertrouwelijk om de inhoud van die documenten tegen te beschermen openbaring. Het team kan ook privilege- en/of redactielogboeken opstellen om dergelijke informatie bij te houden.
Naast beoordeling op relevantie, reactievermogen, privileges en vertrouwelijkheid, het beoordelingsteam kan de informatie ook analyseren om belangrijke documenten in verband te brengen met vermeende feiten of belangrijke juridische kwesties in de geval. Documentbeoordelaars kunnen ook proberen belangrijke documenten in verband te brengen met belangrijke spelers die over de documenten kunnen getuigen of andere subjectieve informatie kunnen identificeren.
Doel van documentcontrole
Op basis van de beoordeling en analyse van de documenten in de collectie kan het juridische team een groter begin krijgen begrip van de feitelijke kwesties in een zaak, formuleer juridische theorieën en identificeer sleutelgetuigen die moeten worden afgezet of opgeroepen bij proces.
Door middel van ruimen, zoeken op trefwoorden, first past review en andere technieken om het volume van de dataset te verkleinen, wordt de documenten die uiteindelijk door het juridische team worden beoordeeld, vertegenwoordigen meestal slechts een klein deel van het origineel verzameling. Om de kosten verder te verlagen, komen er steeds meer technologieën op de markt die het beoordelingsproces automatiseren.
