Een vergaderagenda is een lijst met items die deelnemers hopen te bereiken tijdens een vergadering. De agenda dient voorafgaand aan een vergadering te worden uitgedeeld, minimaal 24 uur van tevoren, zodat deelnemers de gelegenheid hebben zich voor te bereiden op de vergadering. De agenda dient, indien mogelijk, bij voorkeur enkele dagen voor de vergadering beschikbaar te zijn. Hoe meer tijd uw collega's beschikbaar hebben om een vergadering voor te bereiden, hoe groter de kans dat ze aanwezig zullen zijn om effectief deel te nemen.
Ontwikkelen van een vergaderagenda
De eerste stap bij het opstellen van een agenda is vaststellen of er andere medewerkers nodig zijn om u te helpen bij het plannen van de vergadering. Bepaal vervolgens wat u hoopt te bereiken door de vergadering te houden en stel vast wat haalbaar is doelstellingen voor uw vergadering. De doelen die u stelt, vormen het kader voor een effectief vergaderplan. Zorg ervoor dat u niet meer heeft gepland dan redelijkerwijs haalbaar is binnen het tijdsbestek van uw vergadering.
Zoals Stephen Covey zei in "The 7 Habits of Highly Effective People", "Begin met het einde in gedachten." Uw vergaderdoel bepaalt de focus van de vergadering, de vergaderagenda en de vergadering deelnemers.
Bedenk vervolgens hoeveel tijd u denkt nodig te hebben voor elk agendapunt. Als de vergadering een uur duurt en u vijf agendapunten heeft, krijgt u een algemeen idee van het tijdsbestek waarmee u werkt. Het betekent niet dat elk agendapunt precies 12 minuten moet duren, maar de vijf samen kunnen natuurlijk niet meer tijd kosten dan dat.
Beslissingen te nemen
Nadat u uw algemene doel heeft bepaald, moet u of uw team bepaalde beslissingen nemen. Voeg naast het doel of doel van de vergadering ook het volgende toe aan uw agenda:
- Een datum, tijd en locatie voor de vergadering
- Deelnemers nodig voor de vergadering
- Punten ter bespreking
- De hoeveelheid tijd die u verwacht dat de groep nodig heeft om elk item te bespreken
- Voorwerk voor de vergadering. Dit omvat elke lezing, documentatie, data, notulen van een eerdere vergadering of enige andere voorbereiding die uw daadwerkelijke vergadering tot een succes zal maken. Relevante documenten moeten bij de oproeping en de agenda worden gevoegd wanneer u deze verspreidt onder de uitgenodigde deelnemers.
Identificatie van deelnemers
Als je eenmaal hebt besloten dat een vergadering nodig is om je doel te bereiken, moet je een lijst met deelnemers opstellen. Niet elke medewerker kan of zou aan elke vergadering moeten deelnemen, maar door de juiste deelnemers uit te nodigen vergroot u de kans op succes. Bepaal je deelnemers door jezelf enkele vragen te stellen:
- Wie moet eigenaar zijn van de oplossing die de groep ontwikkelt?
- Wie is eigenaar van het proces dat de groep bespreekt?
- Wie moet weten welke informatie u verspreidt?
- Wie kan gegevens en feiten verstrekken om de besluitvorming te sturen?
- Wie heeft ervaring of expertise om te delen met de groep?
- Wie moet de implementatie van eventuele oplossingen of taken ondersteunen?
- Wie moet toestemming of middelen verstrekken om het resultaat van de vergadering te bereiken?
- Wie zou zich kunnen verzetten tegen de implementatie van een oplossing of richting?
Agenda's voor regelmatig geplande vergaderingen
Niet elke vergadering heeft een op maat gemaakte agenda nodig. De meeste medewerkers hebben regelmatig geplande vergaderingen voor hun afdelingen of werkgroepen. Daarnaast heb je teams en projecten waarin je participeert.
Een lopend project vereist misschien niet voor elke vergadering een nieuw ontwikkelde agenda, maar uw team heeft er baat bij als u een standaardaanpak voor uw vergadering hanteert. De regelmatig geplande werknemersvergadering is verdeeld in drie segmenten waarvoor elk standaard agendapunten heeft:
Informatieve artikelen
Schrijf alle agendapunten op die informatief zijn voor elke vergadering. De manager informeert de groep bijvoorbeeld over de uitkomsten van de senior managementvergadering.
Actie-items
Zet op de agenda alle punten waarvan u verwacht dat de groep ze wil bespreken tijdens elke regelmatig geplande vergadering. Bijvoorbeeld prestaties in overeenstemming met het budget voor de tijdsperiode en de identificatie van kostenbesparingen en continue verbeteringen die de groep wil bereiken.
Vooruit plannen
Zet op de agenda alle punten die de groep van tevoren wil plannen of voorbereiden. Bijvoorbeeld de kortetermijndoelen voor de volgende maand of de behoefte aan hulp van collega's bij aankomende opdrachten.
Als u deze richtlijnen volgt bij het opstellen van uw vergaderagenda, vergroot u de kans dat uw vergadering productiever zal zijn.
Wat u op uw vergaderagenda moet zetten
Een agenda voor een regelmatig geplande vergadering kan u helpen de gewenste resultaten te behalen door enkele basisitems op te nemen:
- Opwarming en groeten. Overweeg een korte ijsbreker afhankelijk van hoe vaak de groep bijeenkomt. Zelfs in een online vergadering kunnen deelnemers dat zijn goed bediend door een ijsbreker.
- Bekijk het doel, de agenda en de verwachte resultaten en het product van de vergadering.
- Controleer, corrigeer (indien nodig) en keur de notulen van de vorige vergadering goed.
- Zorg voor de juiste afdelings- en bedrijfsinformatie die het team nodig heeft.
- Beoordeel de voortgang van actiepunten, actieplannen en toezeggingen. Beoordeel de voortgang van de groep op doelen.
- Bespreken en besluiten nemen over de agendapunten voor deze vergadering.
- Identificeer de volgende stappen.
- Identificeer het doel, het resultaat en de agenda voor de volgende vergadering.
- Aan het einde van de vergadering moet de notulist de toezeggingen die de mensen tijdens de vergadering hebben gedaan, beoordelen.
- Identificeer eventuele hulp die nodig is van mensen die niet in de groep zitten en wijs deelnemers toe om contact op te nemen.
- Bepaal wie buiten de vergadering deelnemers wat moeten weten en beslis hoe u de communicatie tot stand brengt.
- Verspreid de notulen binnen 24 uur na de vergadering of onmiddellijk als de notulist ze elektronisch heeft gemaakt.
Het komt neer op
U kunt uw online of persoonlijke vergaderingen effectiever maken en de kans vergroten dat ze de gewenste resultaten opleveren als u een gedetailleerde agenda maakt. De agenda is het resultaat van uw gedisciplineerde manier van denken over de resultaten die u wilt bereiken. De vergaderagenda is de externe manifestatie van uw plan en doelen.
