Hoewel er veel factoren zijn die kunnen bijdragen aan het succes of falen van een bedrijf, effectieve communicatie nodig is om het bedrijf te laten slagen. Goede communicatie omvat duidelijke verbale communicatie, uitstekende luistervaardigheid en effectief zakelijk schrijven. Zonder deze elementen is de kans groot dat de communicatie uitvalt.
Alle bedrijven, groot en klein, kunnen negatief worden beïnvloed door frequente conflicten die worden veroorzaakt door miscommunicatie. Eigenaren van kleine bedrijven hebben hier echter een voordeel, omdat ze beter in staat zijn om potentiële communicatieproblemen te zien en aan te pakken voordat er schade wordt aangericht in het bedrijf. De onderstaande tips helpen je om je communicatieproces met medewerkers te verbeteren, zodat je problemen als gevolg van miscommunicatie kunt voorkomen.
Zorg ervoor dat elke vergadering een agenda heeft
Overbelasting van vergaderingen is slecht voor elk bedrijf, maar overbelasting zonder waarneembaar doel is nog erger. Het kan ook een trigger zijn voor miscommunicatie. In plaats van vergaderingen te plannen en te hopen dat dingen in die tijd worden bereikt, moet u vanaf het begin doelgericht vergaderen.
Maak vaste agenda's voor elke vergadering die u plant en deel deze ruim voor de vergadering met uw medewerkers om de weg vrij te maken voor de discussie. Het is ook een goed idee om uw medewerkers uit te nodigen om agendapunten toe te voegen die ze voorafgaand aan de vergadering willen bespreken.
Deel alle presentaties/documenten
Niet iedereen maakt goed aantekeningen tijdens vergaderingen en niet alles wat besproken is, wordt bewaard na afloop van de vergadering. Daarom is het zo belangrijk om ervoor te zorgen dat alle deelnemers een kopie ontvangen van presentatiebestanden of documenten die tijdens de vergadering zijn besproken. Het is nog beter als u deze bestanden vóór de vergadering kunt delen, zodat uw medewerkers aantekeningen kunnen maken en de informatie in realtime kunnen bekijken.
Stroomlijn uw e-mailberichten
Heb je ooit een zakelijke E-mail dat zo lang was en zoveel verschillende onderwerpen behandelde dat je helemaal in de war raakte toen je het uit had? E-mail is een van die gesprekswijzen die uitstekend is voor de productiviteit, maar het kan ook leiden tot verwarring en miscommunicatie. Simpele gewoonten zoals één onderwerp per e-mailbericht aanhouden, uw bericht opsplitsen in subkoppen en/of opsommingstekens punten, en zeer beschrijvend zijn bij het opstellen van een onderwerpregel kan het verschil zijn tussen duidelijkheid en verwarring.
Luister aandachtig en let op non-verbale signalen
Niet alle communicatie - en miscommunicatie - gebeurt verbaal. We hebben hierboven de best practices voor e-mailcommunicatie besproken, en die omvatten ook andere soorten schriftelijke communicatie. Maar hoe zit het met lichaamstaal? Het is van vitaal belang dat u afgestemd bent op uw werknemers en non-verbale signalen kunt oppikken. Dit kan u helpen om actief problemen aan te pakken die een medewerker misschien niet 100% comfortabel vindt om rechtstreeks met u te bespreken. Onthoud dat het naast non-verbale communicatie belangrijk is dat je als leidinggevende niet alleen goed communiceert met je medewerkers, maar ook goed luistert.
Wees toegankelijk
Een opendeurbeleid kan een voordeel zijn voor alle soorten bedrijven. Toegankelijk zijn voor je medewerkers laat zien dat je om hun zorgen geeft en hun feedback wilt horen. Een open deur stelt uw werknemers in staat om met u te praten over dingen die in het bedrijf gebeuren en die u misschien niet direct kunt zien. Dit soort toegankelijkheid kan de kans op miscommunicatie in uw kleine onderneming verkleinen.
Miscommunicatie kan heel gemakkelijk voorkomen in een zakelijke omgeving, maar proactief zijn in de manier waarop u communiceert met uw werknemers - en hen in staat stellen om open met u te communiceren - kan u helpen de problemen te voorkomen die vaak het gevolg zijn van miscommunicatie. In combinatie met deze zakelijke communicatietips legt u de basis voor een bedrijf dat het potentieel heeft om te gedijen en zich niet laat tegenhouden door slechte communicatie.
