Alle staten eisen dat bedrijven notulen van vergaderingen maken en verspreiden, en alle staten eisen dat raden van bestuur vergadernotulen bijhouden. Maar er zijn geen specifieke regels over wat er moet worden opgenomen in notulen van bestuursvergaderingen en hoe deze notulen moeten worden gemaakt. Hier zijn enkele tips om het leven van uw corporate board moeilijker te maken, inclusief tips over virtuele vergaderingen.
Waarom de notulen van de vergaderingen van de raad van bestuur bijhouden
Er zijn eigenlijk verschillende redenen om notulen te maken van uw zakelijke vergaderingen.
Voor juridische doeleinden. De eerste en belangrijkste reden om notulen van vergaderingen te maken, is om een verslag te hebben van wat u hebt besloten, voor het geval de notulen door een rechtbank worden opgevraagd tijdens een rechtszaak.
Voor aansprakelijkheidsdoeleinden. Bestuursleden hebben een vertrouwenspositie. De bescherming van bestuursleden tegen aansprakelijkheid wordt een bedrijfssluier genoemd omdat het een juridische barrière houdt tussen het bestuur en het bedrijf. De bestuursleden nemen beslissingen over het geld dat door bedrijfsaandeelhouders wordt geïnvesteerd, en dat moet ook in staat om te bewijzen dat ze verstandig hebben gehandeld, in het beste belang van het bedrijf, en zonder conflicten van interesse. Notulen helpen bestuursleden om persoonlijke aansprakelijkheid voor hun daden te vermijden.
Wat een bord wel en niet doet
Een corporate board neemt beslissingen over het algemene beleid voor het bedrijf of de organisatie. De dagelijkse beslissingen worden genomen door de leidinggevenden van het bedrijf op basis van dat beleid. Soms reiken besturen te ver en proberen ze beslissingen te nemen die het beste aan het management kunnen worden overgelaten.
Een agenda goedkeuren vóór de vergadering
Een vergaderagenda vermeldt de onderwerpen die tijdens de vergadering worden besproken en goedgekeurd. Het hebben van een specifieke agenda zorgt er niet alleen voor dat de vergadering soepeler verloopt, maar het laat het bestuur (en iedereen die later de notulen leest) weten wat het relatieve belang is van elk punt op de agenda. De voorzitter presenteert meestal een voorgestelde agenda aan het begin van de vergadering en de raad van bestuur keurt deze goed, na het aanbrengen van wijzigingen.
Uw bestuursagenda moet details bevatten over elk van deze te bespreken gebieden waarover de bestuursleden kunnen stemmen:
- Agenda ter goedkeuring (het bestuur kan een aanvulling goedkeuren)
- Notulen van de laatste vergadering ter goedkeuring
- Verslagen van leidinggevenden en commissies
- Oude zaken (overgedragen van een vorige vergadering)
- Nieuwe zaken
- Opmerkingen en mededelingen
- Verdaging (met tijd)
- Volgende vergaderdatum is vastgesteld.
Om uw vergadering sneller te laten verlopen en ervoor te zorgen dat u tijd heeft om alles te bespreken, mag u geen discussie toestaan over iets dat niet op de agenda staat. Voeg het onderwerp toe aan de agenda van de volgende vergadering.
Belangrijke delen van de notulen van de bestuursvergadering
Het sjabloon voor notulen van bestuursvergaderingen moet het volgende bevatten:
Welk type bestuursvergadering - regulier, speciaal of jaarlijks (alle staten eisen dat bedrijven een jaarlijkse vergadering houden). Als presentaties worden gegeven door commissies of anderen, vermeld dan namen en titels van presentatoren.
Wie aanwezig was, met vermelding van bestuurders, gasten en stafleden, en welke bestuursleden niet aanwezig waren. De namen van iedereen die te laat komt of eerder vertrekt, moet worden genoteerd.
Of er een quorum aanwezig is. Een quorum is meestal vereist door de statuten van de onderneming voor het houden van stemmen. Het quorumvereiste is meestal meer dan de helft van de leden. (Bij een bestuur van bijvoorbeeld negen leden moeten er vijf leden aanwezig zijn voor een quorum).
Sjablonen voor notulen van bestuursvergaderingen
Microsoft heeft verschillende sjablonen voor bestuursnotulen voor verschillende soorten bedrijven en organisaties.
BoardEffect, dat non-profitorganisaties en onderwijsinstellingen bedient, heeft een sjabloon voor vergadernotulen je kunt gebruiken.
Wat op te nemen en wat NIET op te nemen
De grootste fout die boards maken, is waarschijnlijk het verlangen naar gedetailleerde informatie over discussies (soms argumenten) en processen. De vergaderingen moeten weerspiegelen wat er tijdens de vergadering is gedaan en besloten, niet wie wat zei in de discussie.
Stel dat uw bestuur stemt over een motie om een nieuwe productlijn te verkopen. In de notulen van de vergadering zou moeten staan: "Motie om een nieuwe lijn kruiden toe te voegen. Motie gesteund en goedgekeurd, met zo-en-zo tegenstem." Als de groep een discussie had, hoef je daar niets over te zeggen.
Notulen zijn een officieel verslag, wat betekent dat ze in een proces kunnen worden gedagvaard. Neem alleen op wat nodig is.
Een toestemmingsagenda gebruiken om vergaderingen kort te houden
Niemand houdt van lange vergaderingen, maar er zijn enkele manieren om de vergadering en de notulen in te korten. Misschien wilt u bestuursvergaderingstijd besparen door een toestemming agenda. In wezen is deze agenda een lijst met kwesties die snel en zonder discussie kunnen worden afgehandeld. De lijst kan notulen van de vorige vergadering, financiële gegevens en rapporten van commissies of de CEO bevatten.
Opties voor virtuele bestuursvergaderingen
U kunt virtuele bestuursvergaderingen op verschillende manieren houden:
- Aan de telefoon of een speakerphone, met of zonder internetondersteuning
- Een combinatie van leden online en persoonlijk
- Een vergadering met alle functies, met mogelijkheden voor internet, telefoon, audio, video, tekst en stemmen
Enkele overwegingen en vragen om te beantwoorden:
- Hoe kunnen leden stemmen? Staat u anoniem stemmen per telefoon of sms toe? Hoe zal dat werken? Is inloggen voldoende?
- Hoe zien de leden de agenda en belangrijke documenten? Hoe zit het met wijzigingen aan een document vóór het stemmen? Moeten moties schriftelijk worden ingediend?
- Is er iemand aanwezig om leden te helpen met technische problemen en het oplossen van problemen?
- Hoe bepaal je wie het woord heeft voor discussie?
Misschien wilt u uw beslissingen over het houden van virtuele bestuursvergaderingen opnemen in uw bedrijfsstatuten. Roberts Rules of Order heeft er een paar voorbeeldregels voor elektronische vergaderingen die u kunnen helpen beslissingen te nemen en deze in uw statuten te documenteren.
Houd verslagen bij van vergadernotulen
Na alle moeite die u doet om goede notulen voor uw bedrijf bij te houden, vergeet niet om uw zakelijke vergadernotulen op een veilige en toegankelijke plaats te bewaren. Zet een proces op voor het bijhouden van notulen in een bedrijfsboek of 'in de cloud' in een met een wachtwoord beveiligd bestand.
Voeg een advocaat toe aan uw raad van bestuur
Of uw bedrijf nu privé, openbaar of non-profit is, u moet een advocaat hebben die u adviseert over hoe u moet handelen bedrijfsnotulen, en om aanwezig te zijn bij belangrijke bestuursvergaderingen om ervoor te zorgen dat u en uw bestuur worden beschermd.
