Wijzigingen in werkprojecten beheren

Projectmanagers besteden veel tijd aan het maken van plannen en het vaststellen van teamdoelstellingen. Sponsors, belanghebbenden en teams besteden vervolgens veel tijd aan het aanbrengen van wijzigingen in de reikwijdte van het werk en het uitrolproces. Een duidelijke, gemakkelijke verandermanagement proces op zijn plaats en een vast oog op het grotere geheel, zelfs als sommige details verschuiven, helpt het project vooruit en stelt u in staat om uw hoofd koel te houden.

Accepteer dat verandering gebeurt

Veranderingen gebeuren op vrijwel elk punt van de levenscyclus van projectmanagement. Door te erkennen dat veranderingen onvermijdelijk zijn - zelfs vaak heilzaam - delen van het proces, kunnen de beste projectmanagers een meer flexibele benadering van planning en uitvoering toepassen. Het hebben van strategieën om effectief om te gaan met veranderingen wanneer ze zich voordoen, is de snelste manier om te behouden ieders oog op de prijs, zelfs in het licht van wat soms constante verschuivingen lijken richting.

Een gedefinieerd, gestructureerd verandermanagementproces is uw draaiboek voor de uitvoering; uw strategie 'bijbel'. Het zal voor u bepalen hoe u als leider het beste kunt reageren op suggesties - zelfs eisen - voor verandering binnen het ontwikkelingsproces. Het zal u helpen om gracieus en zelfverzekerd door soms controversiële samenwerkingslandschappen te navigeren naar het bereiken van de uiteindelijke doelen van alle partijen.

Het verandermanagementproces

Het wijzigingsbeheerproces ziet er als volgt uit:

• Ontvang verzoek / vraag voor wijziging in proces op project
• Beoordelen wijzigingsverzoek/vraag met focus op projectbudget ten aanzien van:
  • materialen
  • alle relevante vergunningvereisten
  • manuren
  • verloren/gewonnen tijd
• Bereid uw aanbevelingen voor en presenteer deze aan projectaandeelhouders/liaison over hoe verder te gaan met verzoek(en)
• Ontvang goedkeuring van het besluit van de aandeelhouder of weigering om door te gaan

Laten we elk van deze stappen achtereenvolgens bekijken:

Ontvang verzoek/aanvraag voor wijziging in proces op project

Je krijgt op honderden verschillende manieren een verzoek om het project te wijzigen: in een vergadering, via e-mail, aan de telefoon, in de gang als je 's avonds het kantoor uit rent. Idealiter krijgt u de informatie op een wijzigingsverzoekformulier, maar u moet weten dat er in het echte leven veel belangrijk zijn belanghebbenden denken dat het invullen van dit soort papierwerk de taak van de projectmanager is - en in uw bedrijf zou dat ook zo kunnen zijn zijn.

De sjabloon voor wijzigingsverzoeken voor projecten (daarover meer in een minuut) moet nauwkeurig en beknopt alle details van het verzoek vastleggen, hoe informeel ze ook bij u aankomen. Zodra u denkt dat alle details nauwkeurig zijn vastgelegd, voert u het formulier langs de initiatiefnemer om te verifiëren dat alle punten volledig zijn aangepakt.

Vergeet niet dat veranderingen ook te maken kunnen hebben met sporten. Ga er niet altijd vanuit dat veranderingen betrekking hebben op het plaatsen van werk. Het proces is hetzelfde, ongeacht of u de projectomvang vergroot of verkleint.

Veranderingsanalyse uitvoeren

Bekijk het wijzigingsverzoek in detail. Je beoordeelt de impact op:

• Schema
• Documentatie
• Werk dat tot nu toe is gedaan en werk dat nog moet worden gedaan
• Begroting
• Kwaliteitsmaatregelen
• Domein
• Beschikbaarheid van bronnen

Een softwarewijziging kan bijvoorbeeld worden geschat op vijf dagen. Dit zou niet alleen vijf dagen aan het schema toevoegen, omdat het een andere taak zou verschuiven naar een tijdsbestek waarin de belangrijkste resource op vakantie is. Die taak zou ook moeten worden verplaatst, dus in totaal zou deze wijziging acht dagen aan het schema toevoegen. Het zou $ 5k kosten om te doen, en de extra acht dagen duwen ons naar een nieuwe maand met het leverancierscontract, dus er zijn ook kosten om rekening mee te houden. De kwaliteit blijft hetzelfde, maar de reikwijdte verandert om de nieuwe wijziging op te nemen. Alle relevante documentatie zou moeten worden bijgewerkt, inclusief het projectplan en opleidingshandboeken, waarmee reeds is begonnen.

Dus in het grote geheel heeft een simpele wijziging van vijf dagen klinkende effecten. Het is belangrijk om alle relevante factoren in overweging te nemen voordat u een implementatiebeslissing neemt, aangezien een volledig beeld de uitkomst kan veranderen.

Aanbevelingen voorbereiden en presenteren

Gewapend met een goed begrip van de volledige impact van de gevraagde wijziging of wijzigingen, presenteert u uw aanbevelingen met betrekking tot de levensvatbaarheid van de verschuiving.

In sommige gevallen worden wijzigingen niet doorgevoerd omdat de waargenomen voordelen lager zijn dan de kosten. In andere gevallen kan er voldoende voordeel worden gevonden om de kosten van het uitvoeren van het extra werk te compenseren. Andere gevallen zullen echter blijken dat veranderingen onvermijdelijk zijn en buiten uw macht liggen, ongeacht of deze negatief zijn effect, als gevolg van regelgeving of nalevingskwesties, of interne kwesties zoals organisatorische herstructurering.

De beslissing

Voor kleine wijzigingen die binnen uw autorisatielimiet vallen, ligt de beslissing om wijzigingen te accepteren of af te wijzen bij u (met de juiste input van het team). Alles wat groter is, moet worden goedgekeurd door de projectsponsor of de projectraad. Termen voor wat onder welke categorie valt, worden over het algemeen duidelijk omschreven aan het begin van elk project.

Ongeacht de uitkomst, het is belangrijk om iedereen die betrokken is bij het proces op de hoogte te houden. Het van elkaar vervreemden van teamleden op elk moment in de ontwikkeling kan de integriteit van het hele project kosten, en ook eventuele toekomstige samenwerkingen.

Beheertools wijzigen

Er zijn een aantal hulpmiddelen voor verandermanagement ontwikkeld om dit proces eenvoudiger en meer gestroomlijnd te maken. Centraal in elke toolbox voor verandermanagement zou moeten staan:

• Een checklist of proceskaart leidt de belanghebbenden door de juiste stappen om een ​​wijziging in de projectomvang aan te brengen
• Een sjabloon wijzigingsverzoekformulier (Opmerking: Als uw projecten online werken vanuit een geautomatiseerde workflow, is het een goed idee om dit formulier op te nemen in uw documentenlijst)

Het ontwikkelen van een wijzigingsverzoekformulier voor projecten

Het aanvraagformulier voor projectwijzigingen moet het volgende bevatten:

• De naam van de aanvrager van de wijziging (de ‘aanvrager’).
• Een uniek identificatienummer, zoals een wijzigingsnummer (u kunt dit later zelf toevoegen, aangezien het onwaarschijnlijk is dat een van de mensen die het verzoek indienen en het formulier gebruiken, weten wat ze hier moeten invullen).
• Een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de voorgestelde wijziging.
• De categorie van de wijziging. Idealiter zouden aanvragers moeten kunnen kiezen uit een vooraf ingevulde categorie voor deze sectie, zodat ze alleen het vakje hoeven aan te vinken. Dit is een goede plaats om aan te geven of een wijzigingsverzoek betrekking heeft op regelgeving of interne naleving — als dat (echt) het geval is, kunt u veel plannings- en beoordelingsstappen omzeilen en gewoon doorgaan Het.
• Het ‘waarom’ van de verandering. Wat is de rechtvaardiging voor de invoering ervan? Waarom wil de aanvrager het?
• Potentiële impact van de voorgestelde wijziging op verschillende elementen van het project, waaronder tijd, kosten, kwaliteit en reikwijdte. De aanvrager beschikt mogelijk niet over alle details, dus heeft mogelijk uw hulp nodig bij het invullen van deze lege plekken tijdens de wijzigingsbeoordelingsstap. Het minimum waar u op dit moment naar op zoek bent, is duidelijkheid over de vraag of het de bestaande projectparameters kan verhogen, verlagen of wijzigen.

Formulieren voor wijzigingsverzoeken moeten worden afgerond met ruimte voor details die u kunt invullen naarmate de wijziging verder wordt besproken. Een sjabloon moet ook ruimte bevatten voor:

• Beslissing wijzigen: accepteren, afwijzen of uitstellen
• Naam van de persoon die de beslissing neemt (of groep) plus de datum waarop de beslissing is genomen en eventuele aanvullende opmerkingen.

Wijzigingen en Project Scope Management

Beheer van de projectscope is het proces dat het onderscheid filtert en verfijnt tussen wat nodig is om een ​​project succesvol uit te voeren en wat niet. Wanneer verzoeken om projectwijzigingen worden ontvangen, moet worden overwogen hoe deze wijzigingen van invloed kunnen zijn op het project in het algemeen. Uw wijzigingsbeheerproces helpt u te verfijnen en binnen de context te definiëren waarom een ​​wijziging wel of niet praktisch of noodzakelijk is.

Een gids voor de Project Management Body of Knowledge (PMBOK-gids) - zesde editieDe dekking van projectwijzigingsbeheer is het vermelden waard, omdat het niet zo intuïtief is als u misschien denkt. De "PMBOK-gids" bevat uitstekende startersrichtlijnen in de vorm van een proces genaamd 'Control Scope' in de sectie Project Scope Management. Het wijzigingsbeheerproces voor projecten moet echter op een meer geïntegreerde manier worden aangepakt, en dat komt tot uiting in de tekst. "PMBOK Guide"-gebruikers moeten ook verwijzen naar de Geïntegreerd wijzigingsbeheer uitvoeren proces omdat het duidelijk aangeeft hoe alles met elkaar samenhangt in het grotere landschap.

Voor de doeleinden van PMP worden, is het belangrijk om te begrijpen hoe de "PMBOK-gids" verandermanagement omvat, aangezien dit een onderdeel van uw examen zal zijn. Houd er echter rekening mee dat het verandermanagementproces dat u daadwerkelijk bij projecten gaat gebruiken, geïntegreerd, gemakkelijk te volgen en praktisch moet zijn.

Uw team door het veranderingsproces leiden

Het projectteam is cruciaal voor het succes van elk project, dus het helpt hen actief betrokken te hebben bij het managen van veranderingen in het proces.

Hier zijn vijf manieren waarop u uw team kunt helpen om snel in het reine te komen met het proces voor projectwijzigingsbeheer:

1. Wees open over veranderingen. Laat uw team weten dat er verandering op projecten wordt verwacht.

2. Wees open over het proces. Het hier besproken verandermanagementproces is niet voor iedereen vanzelfsprekend. De meeste teamleden weten pas wat er van hen wordt verwacht als ze hierover zijn geïnformeerd. Stel een briefing op om het proces met hen te doorlopen en laat iedereen weten wat hun rol is in de uitvoering ervan.

3. Het gemakkelijk maken. Projectverandering is vaak, op zijn best, gecontroleerde chaos. De stappen die u neemt om er succesvol doorheen te navigeren definieer uw moed als projectmanager. Uw team kan veranderingen als verontrustend ervaren, vooral grote veranderingen of veranderingen die beslissingen terugdraaien waarvan lang werd gedacht dat ze waren opgelost en hindernissen die al lang werden genomen. Het schema klopt niet, het budget kan anders zijn, de vereisten zijn zeker anders.

Je team kijkt naar jou voor begeleiding en stabilisatie. Maak het proces voor hen zo gemakkelijk mogelijk.

4. Wees er om te helpen. Een nieuwe manier van werken kost tijd om succesvol te integreren. Als je eerder projectverandering op een informele manier (of helemaal niet) hebt geleid, kan het even duren voordat de verandering naar een formeel proces "de manier waarop we de dingen hier doen" wordt. Laat het team weten dat je er bent om ze te helpen als ze iets langs je heen moeten rennen.

5. Wees niet bang om nee te zeggen. Niet alle wijzigingen zijn verstandige voorstellen. Laat uw team weten dat als ze er sterk van overtuigd zijn dat een wijziging op dit moment niet het juiste is voor het project, u hen bijstaat in dat gesprek met de aanvrager van de wijziging.

Het niet effectief managen van verandering is de belangrijkste manier waarop een project volledig kan ontsporen, dus pas op. Gewapend met de juiste informatie en processen kunnen projectveranderingen op een gecontroleerde, slimme en voor alle betrokkenen voordelige manier worden afgehandeld.