Zakelijke etiquette voor zakelijke evenementen

Wanneer moet u reageren op een RSVP?

Uitnodigingen bieden de meeste belangrijke informatie over een evenement, inclusief details over de host, type evenement, doel (zelfs een korte agenda), locatie, tijd, specifieke instructies en - natuurlijk - de RSVP.

Evenementen kunnen afhankelijk zijn van verschillende RSVP-opties, waaronder e-mailen, telefoon, postkaarten en meer. Gasten moeten snel reageren wanneer ze een uitnodiging ontvangen, en het beste is om binnen een week te reageren. Als je op het laatste moment moet weigeren, stel de gastheer dan voorafgaand aan het evenement of de volgende dag meteen op de hoogte met oprechte spijt.

Wat moet je dragen?

Gastheren en gasten kiezen voor conservatieve gevoeligheid: kleed je goed en smaakvol (alles moet altijd onder druk staan). Dat gezegd hebbende, zullen de meeste uitnodigingen voor evenementen richting geven:

• Zakelijke kleding (pakken en jurken)
• Black-tie of black-tie-optioneel (meer formele avondkleding met lange jurken, zeer geklede broekpakken of verfijnde cocktailjurken)
• Zakelijk casual (broek of kaki met shirts met lange mouwen, blouses met blazers, pantalons of knielange rokken)
• Jasjes en stropdassen zijn vereist (volgens de instructies kunnen ook broekpakken en cocktailjurken zijn)

Sommige evenementen en locaties adviseren andere vrijetijdskleding, zoals golf, tennis, paardenrennen, resorts, enzovoort. Organisatoren zijn meestal specifiek over kledingvereisten. Zorg ervoor dat je kleding schoon en vrij van stof is lint.

Wanneer moet je aankomen?

De gastheer van het evenement besteedt veel tijd en middelen aan het plannen en uitvoeren van een evenement, dus de meeste mensen weten het antwoord op deze vraag: kom op tijd. Als u een vertegenwoordiger van de gastheer bent, is het antwoord dat u maximaal 30 minuten te vroeg moet aankomen (u krijgt een tijd; verschijnen wanneer daarom wordt gevraagd).

Als je te gast bent, begrijp dan dat de organisator selectief is geweest met de uitnodigingslijst. Veel uitnodigingen bevatten een korte agenda waarin wordt aangegeven wanneer gasten voor het evenement kunnen arriveren, meestal met een tijdsbestek van 15 tot 30 minuten voor registratie en welkomstreceptie.

Blijf ook zo lang mogelijk of tot het einde van een evenement.

Wanneer moet u een handdruk verlengen?

Schud altijd de hand bij binnenkomst En vertrek. Dit is een gemakkelijke regel die maar weinig mensen overtreden. Begroet iedereen met een oprechte handdruk en direct oogcontact. Bij het naderen van een groep personen dienen gasten echter altijd eerst de hand van de gastheer te schudden.

In sommige scenario's zijn handdrukbegroetingen natuurlijk niet mogelijk, bijvoorbeeld wanneer beide handen vol zijn. In die situaties mag elke partij knikken of een ander gebaar gebruiken om de begroeting over te brengen.

Hoe introduceer je mensen in een groep?

De meeste mensen introduceren op een gegeven moment verschillende personen op een evenement, vooral wanneer van hen wordt verwacht dat ze alle partijen kennen. Maar wat is de volgorde van introducties? Onthoud gewoon twee regels:

• Stel laaggeplaatste personen voor aan hogergeplaatste personen.
• Vergeet niet om titels (bijv. dr., rechter, enz.) of een voorvoegsel voor de naam (bijv. meneer, mevrouw, mevrouw) op te nemen.

Waarover moet je praten?

Het is belangrijk om sterke luister- en gespreksvaardigheden te hebben in groepssituaties. Dit betekent niet onderbreken, een open lichaamstaal behouden (sta of zit rechtop, sla je armen niet over elkaar en houd goed oogcontact) en interesse tonen in wat anderen te zeggen hebben.

Draag bij aan gesprekken door met verschillende onderwerpen te kunnen spreken. Vind onderwerpen van wederzijds belang en corrigeer niet wat anderen te zeggen hebben. Zorg ervoor dat u iedereen in de groep bij de discussie betrekt, niet slechts een of twee mensen. Moedig mensen aan om over zichzelf te praten en wees gracieus bij het geven of accepteren van complimenten.

Het is jammer om het volgende toe te voegen, maar voor sommigen noodzakelijk: vermijd het gebruik van grof taalgebruik en de verkeerde soorten jargon in gesprekken.

Waar mag je niet over praten?

Verschillende onderwerpen moeten over het algemeen worden vermeden:

• Onderwerpen over persoonlijke financiën
• Persoonlijke gezondheidsonderwerpen (van u en anderen)
• Verdeeldheid zaaiende of gevoelige onderwerpen zoals politiek, religie of sociale conflicten
• Geroddel

Wanneer moet u extra beleefdheid aan anderen uitstellen?

Het klinkt misschien ouderwets, maar je moet mensen laten weten dat je ze hoog acht - en de handeling zal meestal niet onopgemerkt blijven bij de ontvanger. Enkele voorbeelden van hoe u eerbied kunt tonen tijdens een evenement zijn de volgende:

• Volg de leiding van anderen (bijvoorbeeld de gastheer) om te weten wanneer en waar te zitten.
• Houd deuren open voor anderen.
• Ga er niet vanuit dat er lege stoelen beschikbaar zijn.
• Laat anderen de betere plaats innemen.
• Wacht met spreken tot anderen je erkennen.
• Wacht op de gastheer voordat je het eerste drankje neemt.
• Wacht met eten tot nadat iedereen is bediend en de gastheer is begonnen.

Andere zakelijke etiquetteregels

Houd rekening met enkele andere punten van etiquette bij het bijwonen van een functie in professionele of andere formele omgevingen:

• Onderzoek het onderwerp en de locatie van het evenement voordat je aankomt.
• Drink nooit meer dan twee alcoholische dranken.
• Laat de gastheer van het evenement de eerste toast uitbrengen.
• Stel hosts voorafgaand aan een evenement op de hoogte van eventuele dieetbeperkingen.
• Begrijp hoe u bestek gebruikt: eet buiten binnen.
• Glaswerk is aan de rechterkant geplaatst.
• Broodborden worden aan de linkerkant geplaatst.
• Plaats de vork en het mes in de vier uur-positie als u klaar bent.
• Plaats servetten op de stoelzitting of armleuning wanneer u even weggaat.
• Bedank de gastheer persoonlijk voordat u vertrekt.
• Stuur binnen een week een bedankbriefje naar de verhuurder.