Aanwezigheid op het werk is het aantal uren en dagen dat werknemers op het werk verschijnen. Voor werkgevers is het belangrijk om te weten of en wanneer hun werknemers verschijnen zoals gepland.
Lees meer over aanwezigheid op de werkplek en welke methoden bedrijven gebruiken om dit bij te houden.
Wat is aanwezigheid op de werkplek?
Aanwezigheid op het werk is of een werknemer op het afgesproken uur en tijdstip op het werk is verschenen. De term verwijst meestal naar werknemers die per uur worden betaald.
Uurarbeiders zijn over het algemeen niet vrijgesteld, wat betekent dat ze vallen onder de loon- en overwerkbepalingen van de Fair Labor Standards Act (FLSA). Ze zijn verplicht om hun tijd bij te houden en ze zijn overuren verschuldigd tegen een tarief van anderhalf uur voor alle gewerkte uren boven de 40. Vrijgestelde werknemers, zoals betaalde professionals, worden niet per uur bijgehouden; in plaats daarvan moeten ze zoveel uren werken als nodig is om een taak te voltooien.
De Fair Labor Standards Act vereist het bijhouden van gewerkte uren per dag, gewerkte uren in een week, onder andere het uurloon, het totale weekloon, het totale wekelijkse overwerk en het totale betaalde loon details. Het bijhouden van de aanwezigheid op de werkplek helpt werkgevers om de gewerkte uren correct te registreren.
Aanwezigheid op de werkplek is belangrijk voor alle werknemers, maar het is vooral van cruciaal belang voor klantgerichte of servicefuncties. Het is ook belangrijk voor werknemers die deel uitmaken van een geautomatiseerd proces waarbij bij elk proces een werknemer aanwezig moet zijn werkstation om een bepaald product of een dienst te produceren, zoals productielijnwerk in een fabriek faciliteit.
Het is natuurlijk de bedoeling dat werknemers voor elke dienst verschijnen zoals gepland, maar soms zijn ze afwezig zonder verlof op te nemen. Aanhoudende ongeoorloofde afwezigheid staat bekend als verzuim. Dit patroon van herhaalde afwezigheden kan van invloed zijn op de winst van een bedrijf. Door aanwezigheid en afwezigheid bij te houden, kunnen werkgevers patronen ontdekken en zelfs werknemers met te veel ongeoorloofde afwezigheid ontslaan.
Hoe werkplekaanwezigheid werkt
Wanneer een werkgever de aanwezigheid op de werkplek controleert, kijken ze of hun werknemers op tijd komen en blijven voor hun volledige dienst op hun geplande werkdagen.
Om zich te beschermen tegen buitensporige afwezigheden, stellen werkgevers gewoonlijk in beleid inzake aanwezigheid op de werkplek. Aanwezigheidsbeleid omschrijft duidelijk de verwachtingen rond aanwezigheid. Ze definiëren ook procedures voor het opnemen van verlof (zoals ziekteverlof of vakantiedagen). Het belangrijkste is dat dit beleid de disciplinaire maatregelen beschrijft die volgen op een schending van het beleid.
In een aanwezigheidsbeleid wordt bijvoorbeeld vastgelegd dat een medewerker op tijd aanwezig moet zijn op het werk voor elke ingeplande dienst, tenzij ze schriftelijk toestemming voor vrije tijd hebben aangevraagd en gekregen.
Bovendien zou het beleid kunnen bepalen dat elke werknemer die bijvoorbeeld vier of meer ongeoorloofde afwezigheden heeft, het risico loopt zijn baan te verliezen. Een afwezigheid van drie dagen zonder kennisgeving aan de werkgever kan worden beschouwd het verlaten van de baan, in welk geval de werknemer zou worden ontslagen.
Foutloze aanwezigheidssystemen
Een poging om een eerlijk aanwezigheidsbeleid te structureren, wordt het foutloze aanwezigheidssysteem genoemd. Het doel van dit systeem is belonen goede opkomst en de tewerkstelling elimineren van mensen met een slechte aanwezigheidsregistratie.
Het is een objectief systeem dat verantwoording en verantwoordelijkheid voor aanwezigheid op de schouder van de werknemer legt. In een foutloos aanwezigheidssysteem worden afwezigheden punten toegekend met behulp van een systeem zoals dit:
- Elke afwezigheid = 1 punt
- Elke late-in (te laat) of vroege-out = 1/2 punt
- Elke no-show voor werk = 2 punten
- Elke terugkeer zonder voorafgaand gesprek = 1 punt
- Elk afwezigheidsvrij kwartaal elimineert alle punten en beloont de werknemer met een vrije dag met behoud van loon.
- Elke medewerker begint elk jaar opnieuw, zonder punten.
Dit puntensysteem is bedoeld om aanwezigheidsproblemen te vereenvoudigen en excuses te elimineren.
Ook met een verzuimbeleid moeten werkgevers binnen de grenzen van de wet blijven. Afwezigheden op grond van de Family and Medical Leave Act (FMLA) zijn bijvoorbeeld wettelijk beschermd. Het is werkgevers verboden werknemers hun recht op FMLA-verlof te ontzeggen, noch kunnen ze represailles nemen tegen een werknemer die dat verlof gebruikt. Een werknemer die beschermd verlof opneemt kan niet gestraft worden in de vorm van punten voor het opnemen van dit verlof.
Progressieve disciplinaire maatregelen gaat meestal gepaard met een foutloos aanwezigheidssysteem. Een medewerker krijgt bijvoorbeeld een waarschuwing na een bepaald aantal punten, wat leidt tot ontslag als hij er te veel haalt. De werknemer kan bijvoorbeeld een disciplinaire maatregel krijgen voor de volgende punten:
- 7 punten = verbale waarschuwing
- 8 punten = schriftelijke waarschuwing
- 9 punten = drie dagen schorsing
- 10 punten = beëindiging
Met zo'n systeem weten zowel werkgever als werknemer precies wat de gevolgen zijn van een slechte opkomst. Als de werkgever het FMLA-verlof echter anders behandelt dan andere verontschuldigde afwezigheden, bijvoorbeeld in termen van puntenaftrek voor gewerkte dagen, lopen ze het risico de wet te overtreden. Werkgevers moeten regelmatig het afwezigheidsbeleid herzien om er zeker van te zijn dat ze voldoen aan de FMLA-voorschriften.
Belangrijkste leerpunten
- Aanwezigheid op het werk is het aantal uren en dagen dat een werknemer op het werk verschijnt.
- Het bijhouden van aanwezigheid op de werkplek kan een werkgever helpen patronen van verzuim te identificeren, die nadelige gevolgen kunnen hebben voor de productiviteit en de bedrijfsresultaten.
- Zelfs beleid voor aanwezigheid op de werkplek dat is gestructureerd om eerlijk en onpartijdig te zijn, moet nog steeds worden beoordeeld op naleving onder de FMLA-wetgeving.
